ARCHIVÉE APR - Bulletin spécial 2000-006

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Annexe A
Annexe B

le 17 novembre 2000

OBJET : Limites des périodes de congé non payé (CNP) ouvrant droit à pension en vertu du Règlement sur la pension de la fonction publique

1. BUT

1.1. Le présent bulletin vise à donner de l'information supplémentaire sur les changements apportés au Règlement sur la pension de la fonction publique qui ont trait à l'accumulation de périodes de CNP.

1.2. Ces changements, qui sont entrés en vigueur le 1^er janvier 1996, sont brièvement décrits au chapitre  2.6.1 du Guide sur l'APR.

1.3. Dans le présent texte, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les femmes que les hommes.

2. POLITIQUE

2.1. La Loi de l'impôt sur le revenu limite le montant total de CNP qui peut être calculé comme service ouvrant droit à pension au cours d'une carrière en vertu d'un régime de pension agréé. Dans le but de conformer le Règlement sur la pension de la fonction publique à la Loi de l'impôt sur le revenu, la section 8.5 a été adoptée et est en vigueur depuis le 1^er janvier 1996.

2.2. La limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension pris depuis le 1^er janvier 1996 inclusivement est de 5 ans d'équivalent temps plein de CNP ouvrant droit à pension, en excluant les CNP ouvrant droit à pension pris en raison de maladie et les cas de CNP ouvrant droit à pension des employés en détachement. En plus de cette limite de 5 ans, les employés peuvent prendre jusqu'à 3 ans d'équivalent temps plein en congés parentaux.

2.3. Lorsqu'un cotisant atteint la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension selon les modalités décrites ci-dessus, toute période de CNP additionnelle (sauf pour les CNP pris en raison de maladie et les cas d'employés en détachement) n'ouvre pas droit à pension. Un facteur d'équivalence (FE) n'est pas calculé pour la période n'ouvrant pas droit à pension, les cotisations en souffrance ne sont pas exigées et cette période de CNP n'est pas comptée lors du calcul des prestations de retraite.

|   Veuillez noter que même les jours de CNP pris un à la fois (en excluant les CNP ouvrant droit à pension pris en raison de maladie et les cas de CNP ouvrant droit à pension des employés en détachement) doivent être comptés dans la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension de l'employé.

2.4. Il est important de noter que les exigences en matière de CNP des conventions collectives n'ont aucun lien avec le Règlement sur la pension de la fonction publique et sont encore utilisées pour déterminer la durée et les raisons des CNP. Par exemple, un employé peut avoir droit à 5 ans de CNP pour la garde et l'éducation d'un enfant d'âge préscolaire selon les modalités de sa convention collective. L'employé peut toujours prendre les 5 ans de CNP, toutefois, selon la version révisée du Règlement sur la pension de la fonction publique, une partie de ce congé peut ne pas ouvrir droit à pension si l'employé a déjà pris des CNP ouvrant droit à pension.

2.5. Employés en détachement

Comme il est mentionné ci-dessus, la limite de 5 ans pour les CNP ouvrant droit à pension ne s'applique pas aux CNP pendant lesquels le cotisant est en détachement. Le détachement est défini comme un CNP pour lequel il y a eu accord officiel entre des employeurs pour qu'un cotisant soit détaché de la fonction publique à un poste extérieur. Cet accord peut être sous forme d'entente mutuelle, de protocole d'entente ou de tout autre document officiel similaire. Cette situation s'applique également aux employés en CNP pour occuper un poste de cadre permanent salarié d'un syndicat ou d'une caisse de crédit.

2.6. Congés parentaux

Comme il est mentionné à la sous-section 2.2 du présent bulletin, les employées peuvent prendre une limite fixée de 3 ans d'équivalent temps plein ouvrant droit à pension en congés parentaux. Les congés parentaux sont tous les congés pris dans le but de prendre soin d'un enfant. Ils comprennent les congés de maternité, les congés de paternité, les congés d'adoption et les congés pour la garde et l'éducation des enfants d'âge préscolaire.

Afin de définir la limite cumulative de 3 ans, le congé parental commence le jour de la naissance ou après la naissance d'un enfant dont le cotisant est le parent naturel ou le jour d'adoption ou après l'adoption d'un enfant par le cotisant. Le congé parental prend fin 12 mois après la naissance ou l'adoption. En d'autres mots, le cotisant a droit à un maximum de 1 an de CNP ouvrant droit à pension par enfant.

Si le cotisant ne prend pas une année complète de congé parental pour un enfant, ce qui reste peut être utilisé comme période supplémentaire de soin pour un autre enfant (voir l'exemple 1 de l'annexe A).

Si le congé parental non payé d'un cotisant dépasse les 12 mois suivant le jour de la naissance ou de l'adoption, seul le congé compris dans les 12 premiers mois sera compté dans la limite de 3 ans pour les congés parentaux. Le reste sera compté dans la limite de 5 ans (voir l'exemple 1 de l'annexe A).

Lorsque la limite de 3 ans pour les congés parentaux est atteinte, tout congé supplémentaire pris dans le but de prendre soin d'un enfant sera compté dans la limite de 5 ans. En d'autres mots, un cotisant pourrait prendre 8 ans de congés ouvrant droit à pension, c'est-à-dire 3 ans de congés parentaux et 5 ans pour d'autres raisons, y compris pour prendre soin d'un enfant.

2.7. Service à temps partiel

Comme il a été mentionné, la limite cumulative pour les CNP ouvrant droit à pension est de 5 ans d'équivalent temps plein plus 3 ans d'équivalent temps plein en congés parentaux non payés. Pour déterminer la période maximale de CNP ouvrant droit à pension à laquelle un employé à temps partiel a droit, la période de CNP à temps partiel doit être convertie en équivalent temps plein (voir la sous-section 3.3 du présent bulletin pour les directives concernant la conversion, ainsi que l'exemple 2 de l'annexe A).

2.8. Prestation supplémentaire de décès(PSD), Assurance d'invalidité(AI) et Assurance-invalidité de longue durée(AILD)

Dans les cas où les CNP ouvrant droit à pension du cotisant dépasse la limite fixée, les cotisations au Régime de PSD et aux régimes d'AI ou d'AILD doivent être versées pour toute la période de CNP (voir la sous-section 3.8 du présent bulletin pour plus de renseignements sur le recouvrement des cotisations en souffrance du AI et du AILD).

2.9. CNP comme service accompagné d'option

Comme il est mentionné au chapitre 2.6.9 du Guide sur l'APR, à compter du 9 septembre 1993, les cotisants peuvent choisir de ne pas faire compter la période de CNP comme service ouvrant droit à pension (à l'exception des 3 premiers mois de la période de congé).

À une date ultérieure, l'employé peut choisir de faire compter cette période selon les clauses entourant le service accompagné d'option. Il est important de noter que dans les cas où le congé a eu lieu depuis le 1^er janvier 1996 inclusivement, la ou les périodes d'option doivent être comptées dans le calcul de la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension.

De plus, en raison de la limite fixée, lorsqu'un cotisant décide de faire compter une période antérieure de CNP qu'il avait préalablement choisie de ne pas compter comme service ouvrant droit à pension, il se pourrait que toute la période ou une partie de celle-ci ne soit pas accompagnée d'option. Dans le cas d'une période de CNP à temps plein, l'employé doit choisir la période la plus récente (voir l'exemple 3 de l'annexe A). Toutefois, si la période d'option comporte du service à temps partiel, le cotisant n'est pas tenu de choisir la période la plus récente.

Il est possible que la Direction des pensions de retraite communique avec les bureaux des services de rémunération (BSR) dans les cas où l'employé choisit de faire compter une période de CNP comme service ouvrant droit à pension alors qu'il avait préalablement choisi de ne pas la faire compter. Auparavant, si l'employé choisissait de ne pas faire compter une période de CNP après la fin de l'année civile pendant laquelle le congé avait eu lieu, le FE qui avait déjà été calculé pour la période de congé n'était pas modifié. Par la suite, s'il choisit de faire compter la période, un facteur d'équivalence pour service passé (FESP) ne doit pas être calculé. Avant de calculer le FESP, la Direction des pensions de retraite peut communiquer avec le BSR et demander la confirmation qu'un FE a été établi , afin d'assurer que les droits de cotisation à un régime enregistré d'épargne-retraite (REER) d'un employé n'ont pas été réduit deux fois pour la même période de service.

Il est aussi important de noter que si un employé dépasse la limite fixée pour le montant total de CNP, la période de CNP n'ouvrant pas droit à pension qui excède la limite ne sera pas accompagnée d'option.

2.10. Double emploi

Le terme « double emploi » est utilisé pour décrire la situation d'un employé qui est en CNP de son poste d'attache et qui occupe un autre poste au sein de la fonction publique pendant ce congé. L'employé n'est pas considéré comme étant en CNP. Donc, la période de CNP du poste d'attache n'est pas comptée dans la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension.

2.11. Congé avec étalement de revenu (CER) et Congé de transition à la retraite (CTR)

Dans les cas de CER et de CTR, les périodes réelles de congés doivent être comptées dans la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension de l'employé

2.12. Congé autofinancé et congé d'études

Les périodes réelles de congé autofinancé et de congé d'études doivent être comptées dans la limite de 5 ans pour les CNP ouvrant droit à pension.

2.13. Congé de réadaptation

Dans les cas de congés de réadaptation, la maladie de l'employé explique les heures non travaillées pendant chaque cycle de paye. Comme il est mentionné à la sous-section 2.2 du présent bulletin, les CNP pris en raison de maladie ne sont pas comptés dans la limite de 5 ans pour les CNP ouvrant droit à pension. Donc, pendant qu'un employé est en congé de réadaptation, les heures non travaillées pour chaque cycle de paye ne doivent pas être comptées dans la limite de 5 ans.

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1. Suivi des CNP

Les conseillers en rémunération doivent s'assurer que l'employé qui prend un CNP est au courant des restrictions imposées sur les CNP ouvrant droit à pension.

Le ministère, la société d'État ou l'organisme employeur a la responsabilité d'assurer le suivi des CNP de l'employé pour déterminer combien de temps il lui reste avant d'atteindre la limite fixée.

Chaque organisation peut choisir la méthode à utiliser. Cependant, il pourrait être utile de mettre sur pied un système de rappel qui servira d'aide-mémoire pour chaque employé en CNP qui approche la limite fixée.

Veuillez noter qu'un employé ne peut dépasser la limite de 5 ans pour les CNP ouvrant droit à pension avant le 1^er janvier 2001. (Notez aussi qu'un employé qui dépasse la limite de 5 ans peut aussi avoir droit aux 3 ans de congés parentaux.)

Un nouveau code de raison, le code « W » (CNP qui n'ouvre pas droit à pension et qui dépasse la limite de 5 ans ou de 3 ans), a été créé pour désigner la période de CNP n'ouvrant pas droit à pension lorsque le cotisant a dépassé la limite fixée.

3.2. Calcul de la période de CNP ouvrant droit à pension utilisée et du reste de cette période

Pour déterminer quand un cotisant atteindra la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension, il est nécessaire de calculer la période de CNP ouvrant droit à pension utilisée et de calculer le reste de cette période, d'après une année qui compte 365 jours civils.

Par exemple, un employé est en CNP du 1^er octobre 2000 au 31 décembre 2000, ce qui représente 92 jours civils. Le reste de la période de CNP ouvrant droit à pension, selon la limite de 5 ans, est de 4 ans et 273 jours.

Veuillez noter que la journée ajoutée pour les années bissextiles (le 29 février) n'est pas calculée; les années bissextiles sont considérées comme des années de 365 jours.

La section « Sommaire des retenues totales du reporté à l'effectif (RE-PE) » du Système de calcul RE-PE sera modifiée de façon à ce qu'elle affiche en plus du nombre de jours de rémunération, le nombre de jours civils compris dans une période de CNP. Donc, ce système peut servir d'outil pour connaître le nombre de jours civils compris dans une période de CNP précise.

3.3. Conversion des CNP à temps partiel en CNP équivalent temps plein

Comme il est mentionné à la sous-section 2.7 du présent bulletin, les périodes de CNP à temps partiel doivent être converties en CNP équivalent temps plein. Voici les calculs qu'il faut effectuer pour faire la conversion :

• Étape 1

  • Compter le nombre de jours civils de la période de CNP comme si l'employé travaillait à temps plein (p. ex. 187 jours).

• Étape 2

  • Diviser le nombre d'heures dans la semaine désignée de travail de l'employé par le nombre d'heures dans la semaine normale de travail (p. ex. 18,75 heures ÷ 37,50 heures = 0,50).

• Étape 3

  • Multiplier le nombre de jours comptés à l'étape 1 par le facteur de conversion calculé à l'étape 2. Le résultat est le nombre de jours d'équivalent temps plein de CNP pris par l'employé (p. ex. 187 jours ÷ 0,50 = 93,50 jours) [voir l'exemple 2 de l'annexe A].

Il est important de noter que ce calcul n'est utilisé que pour déterminer quand l'employé atteindra les limites de 5 ans et de 3 ans. Les cotisations en souffrance pour le régime de pension, le PSD, le AI ou le AILD doivent être calculées normalement.

3.4. Déclaration du FE

Comme il est mentionné à la sous-section 2.3 du présent bulletin, un FE ne doit pas être déclaré pour les périodes de CNP n'ouvrant pas droit à pension si le cotisant a dépassé la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension.

Un FE est automatiquement déclaré pour toutes les périodes de CNP ouvrant droit à pension pour les clients desservis par le Système régional de paye. Dans les cas où un cotisant dépasse la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension, il est important que le conseiller en rémunération modifie à temps le code de raison du CNP à « W », sinon il est possible qu'un FE soit déclaré incorrectement pour une année donnée, et il faudra prendre des mesures correctives.

3.5. Clients ayant accès au Système de partage de pension (SPP)

Le conseiller en rémunération des clients qui ont accès au Système de soutien à la pension (SSP) tient à jour l'historique des CNP ouvrant droit à pension et des CNP n'ouvrant pas droit à pension. L'écran du SSP sur la mise à jour des CNP présente une historique des CNP qui peut servir d'outil pour déterminer la date à laquelle l'employé atteindra la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension.

Lorsque la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension est atteinte, le conseiller en rémunération doit changer le code de raison à « W » pour indiquer que le reste du congé n'ouvre pas droit à pension.

Il est important de noter que le SSP ne doit être utilisé qu'en tant qu'outil supplémentaire pour assurer le suivi des CNP. Les CNP des employés doivent tout de même être vérifiés au moyen de registre papier. Par exemple, les périodes réelles de congés dans le cas de CER et de CTR ne sont pas mises à jour dans le SSP. Il faut alors consulter les registres papier.

Il faut aussi se rappeler que les périodes de CNP ouvrant droit à pension prises en raison de maladie (y compris les périodes de CNP prises en raison de congé de réadaptation) et les périodes de CNP pour les employés en détachement ne doivent pas être comptées dans la limite fixée pour le montant total de CNP ouvrant droit à pension.

3.6. Clients n'ayant pas accès au SPP

Les clients qui n'ont pas accès au SSP doivent aussi veiller à ce qu'un mécanisme adéquat soit en place pour faire le suivi des CNP ouvrant droit à pension pris depuis le 1^er janvier 1996 inclusivement.

3.7. Transferts

Dans tous les cas de transfert entre des ministères, des sociétés d'État et des organismes, l'ancien employeur doit veiller à ce que le nouvel employeur reçoivent des registres clairs et précis sur les CNP.

Lorsqu'un employé est transféré d'un client ayant accès au SSP à un client n'ayant pas accès au SSP, il est important que l'ancien employeur fournisse l'information pertinente sur les CNP au nouvel employeur. Les conseillers en rémunération peuvent utiliser le modèle de lettre à l'annexe B du présent bulletin ou rédiger une lettre semblable qui contient les mêmes informations afin de fournir au nouvel employeur les renseignements concernant les périodes de CNP ouvrant droit à pension prises par l'employé depuis le 1^er janvier 1996 inclusivement.

Le nouvel employeur peut alors s'assurer que le SSP (pour les clients qui y ont accès) ou les registres papier appropriés (pour les clients qui n'ont pas accès au SSP) sont à jour pour faciliter le suivi d'une période éventuelle de CNP ouvrant droit à pension.

3.8. Application RE-PE

Le Système de calcul RE-PE, une application sur PC, sert à calculer les cotisations en souffrance en raison d'un CNP pour le compte de pension de retraite de la fonction publique (CPRFP), le PSD, le AI et le AILD. La version la plus récente de cette application peut être téléchargée sur le site Web du Secteur de la rémunération (/remuneration), sous le lien « Logiciels » du menu.

Le code de raison « W » pour un CNP (CNP qui n'ouvre pas droit à pension et qui dépasse la limite de 5 ans ou de 3 ans) sera ajouté au Système de calcul RE-PE vers la fin 2000 pour que les cotisations en souffrance ne soient pas calculées pour les périodes de CNP n'ouvrant pas droit à pension.

Veuillez noter que le code « W » indique à la fois les périodes de cotisations pour les CNP n'ouvrant pas droit à pension à taux simple et à taux double. Comme il est mentionné à la sous-section 2.8 du présent bulletin, les cotisations en souffrance pour le PSD, le AI et le AILD doivent quand même être versées pour les périodes de CNP n'ouvrant pas droit à pension. Aux fins du AI et du AILD, il sera nécessaire de déterminer si la période de CNP n'ouvrant pas droit à pension du cotisant est à taux simple ou à taux double et d'entrer, sur demande, l'information dans le Système de calcul RE-PE. Dans le cas des clients desservis par le Système régional de paye, le bureau de paye doit communiquer avec le ministère client pour déterminer si la période de CNP n'ouvrant pas droit à pension de l'employé est à taux simple ou à taux double. Les cotisations en souffrance du PSD sont toujours calculées à taux simple.

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale
du Secteur de la rémunération
du Service opérationnel au gouvernement,

R. Jolicoeur
a signé l'original

R. Jolicoeur

 

Référence : CJA 9203-42-8.5 (1),
9203-42-8.5 (2)