ARCHIVÉE Procedures de travail des conseillers en remuneration concernant les renseignements sur les prestations de retraite versees aux conjoints et aux personnes a charge

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À compter du 1er mai 2008, il incombera au Centre des pensions de la fonction publique (CPFP), dont les locaux sont situés à Shediac, au Nouveau-Brunswick, de fournir les renseignements sur les prestations versées aux conjoints et aux personnes à charge, y compris le formulaire «  Désignation ou changement de bénéficiaire visant la prestation supplémentaire de décès » (PWGSC-TPSGC 2196 Publiservice) et de présenter des demandes pour obtenir des documents personnels autres que le certificat de décès.

Demandes de renseignements sur les prestations versées aux conjoints et aux personnes à charge

  • Le service « Renseignements sur les prestations versées aux conjoints et aux personnes à charge » prévoit la communication, aux membres, de renseignements sur les prestations de retraite auxquels ont droit les conjoints et les personnes à charge ainsi que la désignation des bénéficiaires en vertu du Régime de prestations supplémentaires de décès (PSD), y compris les mécanismes permettant aux membres de mettre leurs données à jour.
  • Les conseillers en rémunération qui reçoivent une demande de renseignements sur les prestations versées aux conjoints et aux personnes à charge remettront aux membres la Fiche des coordonnées du CPFP et les inviteront à visiter le portail Web Pensions et avantages sociaux pour obtenir des renseignements généraux. La Fiche des coordonnées renferme l'adresse du portail Web : Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique, l'adresse de courriel générale, le numéro de téléphone sans frais, le numéro de télécopieur et l'adresse postale du centre d'expertise.
  • Un centre d'expertise a été mis sur pied à Shediac, au Nouveau-Brunswick. Ce centre offrira des renseignements généraux et personnalisés en réponse aux demandes de renseignements présentées par les membres sur les prestations de retraite versées aux conjoints et aux personnes à charge. Seuls des renseignements généraux seront fournis aux conjoints et aux personnes à charge.
  • Le centre d'expertise du CPFP fournira les renseignements demandés et fera la promotion du portail Web. Il offrira également du soutien aux membres et aux non-membres quant à la navigation dans les sections portant sur les renseignements sur les prestations versées aux conjoints et aux personnes à charge, en plus de fournir des explications, au besoin. Le suivi des demandes de renseignements générales par téléphone sera effectué dans les plus brefs délais, le délai de réponse maximal étant de 48 heures.

Décès en cours d'emploi

Le processus appliqué en cas de décès en cours d'emploi restera le même jusqu'à la centralisation des services touchant le paiement des prestations de retraite aux survivants en mars 2010, à l'exception de ce qui suit :

Versements des prestations supplémentaires de décès

Puisque le conseiller en rémunération n'aura plus accès aux renseignements sur le bénéficiaire désigné afin d'identifier le bénéficiaire des prestations supplémentaires de décès (PSD), le formulaire PWGSC-TPSGC 2014 a été modifié. La détermination du prestataire a été retirée du formulaire et remplacée par les coordonnées des personnes-ressources. Au moment d'établir ce formulaire, le conseiller en rémunération fournira le nom de la personne contact ainsi que ses coordonnées, que se soit le conjoint, l'exécuteur ou l'administrateur de la succession ou encore le nom de la personne l'ayant avisé du décès.

Le CPFP communiquera avec le bénéficiaire des prestations supplémentaires de décès pour obtenir les renseignements nécessaires pour remplir le formulaire PWGSC-TPSGC 2223, « Formulaire de demande de prestations supplémentaires de décès ».

Détermination des survivants admissibles – Cotisant décédé qui compte deux années ou plus de service ouvrant droit à pension

  • (PWGSC-TPSGC 2008-1)

Puisque le conseiller en rémunération n'aura plus accès aux renseignements sur le bénéficiaire désigné en vertu du Régime de prestations supplémentaires de décès (PWGSC-TPSGC 2008-1 a été modifié pour obtenir des renseignements sur l'exécuteur ou l'administrateur de la succession ou une personne-ressource. Les mentions à l'effet que les documents personnels doivent être acheminés aux conseillers en rémunération ont également été supprimées. La responsabilité des conseillers en rémunération qui consiste à déterminer l'admissibilité des survivants aux prestations de retraite reste inchangée.

Détermination du bénéficiaire en vue du remboursement des cotisations – Cotisant décédé ayant moins de deux ans de service ouvrant droit à pension (PWGSC-TPSGC 2008)

Les mentions à l'effet que les documents personnels doivent être acheminés aux conseillers en rémunération ont été retirées du formulaire PWGSC -TPSGC 2008. On y a également indiqué que si le membre n'a aucun survivant à la date de son décès, il faut confirmer avec le CPFP l'identité du dernier bénéficiaire désigné. La responsabilité des conseillers en rémunération concernant l'identification du bénéficiaire du remboursement de cotisations demeure la même.

Désignation ou changement de bénéficiaire visant la prestation supplémentaire de décès

Les conseillers en rémunération 1

Les conseillers en rémunération qui reçoivent une demande de renseignements sur la désignation d'un bénéficiaire en vertu du Régime de prestations supplémentaires de décès (PSD) remettront aux membres la Fiche des coordonnées du CPFP et les inviteront à visiter le portail Web Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique pour obtenir des renseignements généraux.

Le CPFP

Le centre d'expertise du CPFP offrira aux membres des renseignements personnalisés sur les prestations supplémentaires de décès (PSD) concernant le formulaire PWGSC-TPSGC 2196 Publiservice ainsi que sur la désignation de bénéficiaire. Le centre d'expertise fera de plus la promotion du portail Web pour ce qui est des renseignements généraux.

Les conseillers en rémunération 2

Les conseillers en rémunération n'ont plus à fournir aux membres le formulaire « Désignation ou changement de bénéficiaire visant la prestation supplémentaire de décès » (PWGSC-TPSGC 2196 Publiservice) ni à transmettre ce formulaire pour leur compte. Tout renvoi à cette responsabilité a été supprimé du Guide sur l'administration des pensions de retraite (APR), du Guide de procédures des pensions de retraite - sociétés d'État (PSE), des listes de vérification du site de la paye virtuelle et des procédures connexes. Les lettres types du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur la rémunération et les avantages sociaux ont été modifiées de façon à fournir aux membres l'adresse du site Web des Pensions et avantages sociaux, où ils peuvent trouver des renseignements sur la désignation d'un bénéficiaire en vertu du Régime de prestations supplémentaires de décès ainsi que le formulaire PWGSC-TPSGC 2196 Publiservice.

La présente règle qui permet aux administrateurs généraux d'accepter le formulaire PWGSC -TPSGC 2196 est toujours en vigueur. Si un membre envoie un formulaire PWGSC-TPSGC 2196 à son organisme employeur plutôt qu'au CPFP, le personnel de l'organisme datera l'enveloppe à l'aide d'un dateur au moment de sa réception. Le conseiller en rémunération renverra le formulaire au membre, accompagné d'une note l'informant qu'il doit envoyer le formulaire au CPFP. Une copie de la note devra être conservée dans le dossier du membre. Si le membre décède avant que le CPFP ait reçu le formulaire, l'administrateur général de l'organisme employeur enverra une lettre au CPFP lui communiquant la date de réception du formulaire et la date de renvoi dudit formulaire au membre.

Membres au régime

Les membres au régime devraient visiter le portail Web Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique pour remplir le formulaire « Désignation ou changement de bénéficiaire visant la prestation supplémentaire de décès » (PWGSC-TPSGC 2196). Ce formulaire a été modifié et ne renferme plus la mention à l'effet que le membre doit envoyer un exemplaire du formulaire à son bureau des services de rémunération. On y a également indiqué que le membre doit acheminer directement le formulaire au CPFP par courrier express.

Le Centre des pensions de la fonction publique (CPFP)

Après avoir reçu le formulaire de désignation de bénéficiaire en vertu du Régime de prestations supplémentaires de décès (PSD), le centre d'expertise du validera les renseignements qu'il contient. Les formulaires de désignation de bénéficiaire de prestations supplémentaires de décès (PSD) seront validés au plus tard cinq (5) jours ouvrables suivant la réception du formulaire PWGSC-TPSGC 2196 ou de l'émission du formulaire PWGSC-TPSGC 2018 au membre, selon le document le plus récent.

Documents personnels

(copies des certificats de naissance du membre, du conjoint et des personnes à charge, certificat de mariage, déclaration solennelle notariée d'union de fait, jugement de divorce, convention de séparation, certificats de décès du conjoint et des personnes à charge et tout autre document servant à prouver l'âge ou l'état civil)

  • Les conseillers en rémunération n'ont plus à obtenir les documents personnels ni à les transmettre, aux fins de la pension. Les lettres types du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur la rémunération et les avantages sociaux ont été modifiées de façon à indiquer aux membres de transmettre directement leurs documents personnels au . Le formulaire PWGSC-TPSGC 2004 ayant été éliminé, tout exemplaire conservé dans les bureaux des services de rémunération des différentes organisations devrait être détruit.
  • CPFP obtiendra les documents personnels directement des membres ou de leurs survivants. Si, pendant le traitement d'autres activités pour un membre, le conseiller en rémunération constate que des documents personnels reçus n'ont pas été transmis au CPFP, il devra les lui envoyer en y joignant le formulaire PWGSC-TPSGC 2241, « Fiche d'accompagnement de documents de pension de retraite ».

Si les organisations requièrent des documents personnels pour des fins autres que pour les pensions de retraite, il lui incombe de se procurer ces documents directement du client.