ARCHIVÉE Procédures de travail à l'intention des conseillers en rémunération

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Adhésion au régime et Orientation Procédures de travail à l'intention des conseillers en rémunération et du Centre des pensions de la fonction publique (CPFP)

Aperçu

Le présent document vise à expliquer le nouveau processus d'adhésion au régime et d'orientation et à identifier les tâches importantes que les conseillers en rémunération effectueront à l'appui de ce processus, à compter du 1^er février 2010.

Une section de foire aux questions (FAQ) sur les services d'adhésion au régime et d'orientation, ainsi qu'un tableau sur les rôles et responsabilités à ce sujet, ont également été élaborés. Ces documents de référence reliés à l'adhésion au régime et à l'orientation devraient être consultés conjointement avec les procédures de travail à l'intention des conseillers en rémunération.

Le service d'adhésion au régime comprend la collecte des coordonnées des nouveaux participants au régime de pension de retraite de la fonction publique, la validation de l'admissibilité, l'envoi de l'avis de participation au régime, et l'aide aux nouveaux participants au régime pour remplir et envoyer la documentation.

Le service d'orientation comprend la communication aux employés de la fonction publique de renseignements généraux sur le régime de pension de retraite de la fonction publique, la communication de renseignements individuels précis sur le compte d'un nouveau participant au régime, et l'aide à l'utilisation des outils libre­service.

| Nota : Les processus concernant le changement de statut de participation au régime d'un employé de cotisant à non-cotisant ne sont pas inclus dans la centralisation de ces services. Des exemples de ces situations comprennent, notamment : un changement dans la semaine désignée de travail à moins de 12 heures, ou un changement de statut d'emploi qui aurait un effet sur l'admissibilité de l'employé au régime de pension de retraite de la fonction publique, tel que l'employé qui travaille « sur demande ». N'est également pas inclus le processus pour atteindre 35 années de service ouvrant droit à pension. Les organismes clients ont continué à faire ce travail jusqu'à ce que des améliorations au nouveau système de pensions soient mises en place, en avril 2011, autorisant le CPFP à gérer ces événements.

• CIDP : code d'identification de dossier personnel
• TPSGC : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
• SRP : Système régional de paye
• PSD : Prestations supplémentaires de décès
• URL : localisateur de ressources uniformes

Terminologie

Organismes clients : Employeurs qui participent au régime de pension de retraite de la fonction publique; ce terme englobe notamment les ministères, les sociétés d'État, les organismes et les gouvernements territoriaux.

Conseillers en rémunération : Personnes chargées de fournir des services de rémunération aux participants au régime de pension de retraite de la fonction publique dans l'ensemble des organismes clients, sauf indication contraire.

Participants au régime : Employés qui sont admissible à participer au régime de pension de retraite de la fonction publique.

Trousse d'information pour fins d'orientation : Recueil d'information et de ressources remis aux nouveaux participants au régime de pension de retraite de la fonction publique à titre d'introduction au régime; cette trousse est un élément important de la trousse d'information sur l'adhésion au régime.

| Trousse d'information sur l'adhésion au régime : La première communication que le CPFP envoie directement aux nouveaux participants au régime de pension de retraite de la fonction publique. Cet envoi marque le début de la relation avec les participants au régime. Cette trousse inclut :

• une lettre d'accompagnement;
• le formulaire « Avis concernant la participation au régime » ( Public Works and Government Services Canada (PWGSC) ­Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 2018);
• le formulaire « Renseignements sur l'adhésion et confirmation de la participation au régime » (PWGSC-TPSGC 571 );
• une trousse d'information pour fins d'orientation;
• une enveloppe réponse affranchie.

Portail Web « Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique »  : Site Web destiné à fournir des renseignements sur le régime de pension de retraite de la fonction publique et sur les autres avantages sociaux dont peuvent bénéficier les employés de la fonction publique du Canada.

| « Site de coordonnées Contactez-nous » du CPFP : Comprend les adresses postale et électronique et les numéros de téléphone que doivent utiliser les participants au régime pour communiquer avec le CPFP. Ces renseignements sont disponibles sous la rubrique « Site de coordonnées Contactez-nous » du portail Web « Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique ».

Formulaires d'adhésion au régime et d'orientation

| « Coordonnées du participant au régime » (PWGSC-TPSGC 577) : Ce nouveau formulaire doit être rempli par le conseiller en rémunération, conjointement avec le nouveau participant au régime, afin de permettre au CPFP d'envoyer la trousse d'information sur l'adhésion au régime directement à ce dernier et pour lui permettre également de communiquer avec lui ultérieurement. Le formulaire comprend des zones réservées à l'adresse postale, aux numéros de téléphone et aux adresses électroniques du participant au régime.

« Avis concernant la participation au régime » (PWGSC-TPSGC 2018) : Ce formulaire permet de communiquer la date d'entrée en vigueur de l'adhésion au régime. Il était auparavant intitulé « Notification concernant le statut de cotisant. »

| « Renseignements sur l'adhésion et confirmation de la participation au régime » (PWGSC-TPSGC 571 )  : Ce nouveau formulaire doit être rempli par les nouveaux participants au régime de pension de retraite de la fonction publique, et permet de confirmer la réception de la trousse d'information sur l'adhésion au régime, dont l'Avis concernant la participation au régime et la trousse d'information pour fins d'orientation. Les participants au régime peuvent en outre y indiquer leur service antérieur et nommer les personnes admissibles dont ils ont la charge. Le formulaire doit être acheminé directement au CPFP dans l'enveloppe réponse affranchie prévue à cet effet.

Directives de transition de mise en oeuvre

Les personnes dont « l'Avis concernant la participation au régime » (PWGSC-TPSGC 2018) est antérieur au 1^er février 2010 (c.-à-d. les formulaires ayant été générés avant cette date) ne sont pas inclues dans le nouveau processus centralisé d'adhésion au régime et d'orientation. Les organismes clients continueront d'utiliser le processus actuel par lequel les participants au régime confirment réception de « l'Avis concernant la participation au régime » à l'aide de la « Fiche d'accompagnement de documents de pension de retraite » (PWGSC-TPSGC 2241) pour tout avis émis avant le 1^er février 2010.

| À compter du 1^er février 2010, le CPFP n'enverra plus d'Avis de contrôle 0919 aux organismes clients pour leur indiquer qu'il n'a pas reçu la confirmation de participation au régime. Une liste des confirmations de participation au régime en attente, dont les organismes clients demeurent responsables d'obtenir auprès des participants au régime, leur sera remise en tant qu'outil qu'ils peuvent utiliser conjointement avec leur processus de suivi existant afin de s'assurer que le CPFP reçoit toutes les confirmations de participation au régime avant la mise en ouvre des nouveaux services centralisés, ou le plus tôt possible après cette date.

Coordonnées du participant au régime

• Conseillers en rémunération

| Dans le cadre du nouveau modèle centralisé des services d'adhésion au régime et d'orientation, les conseillers en rémunération sont chargés de transmettre les coordonnées des nouveaux participants au régime au CPFP. Pour que le CPFP puisse faire parvenir la trousse d'information sur l'adhésion au régime directement aux participants au régime, il convient de remplir le formulaire « Coordonnées du participant au régime » (PWGSC-TPSGC 577) et de le télécopier dans les trois jours ouvrables suivant la date où commencent les cotisations au régime de pension de retraite de la fonction publique. Il est important que les organismes clients comprennent que tout retard dans l'envoi de ces renseignements au CPFP aura des répercussions pour le participant au régime.

Les conseillers en rémunération NE devraient PAS télécopier le formulaire « Coordonnées du participant au régime » (PWGSC-TPSGC 577) avant que les données marquant le début des cotisations au régime de pension de retraite figurent dans l'historique du SRP. Les formulaires envoyés avant ce moment peuvent ne pas être reconnus lorsque les données du SRP, en particulier le CIDP, ne sont pas mises à jour dans le système de pension. Ces situations nécessiteraient une intervention manuelle et, finalement, retarderaient l'envoi des trousses d'information sur l'adhésion au régime aux participants.

Lorsqu'un employé est embauché pour une période de six mois ou moins, il est recommandé aux organismes clients d'appliquer une procédure afin de s'assurer que, si la période d'emploi devait être prolongée, le formulaire « Coordonnées du participant au régime » (PWGSC-TPSGC 577) soit rempli et télécopié lorsque l'employé satisfait au critère relatif à la période d'admissibilité de six mois pour devenir participant au régime de pension de retraite de la fonction publique.

| Les organismes clients qui n'ont pas accès au Système du fichier central (SFC) pour créer un CIDP téléphoneront au CPFP, en composant le numéro de téléphone sans frais fourni aux participants au régime, pour obtenir un CIDP avant de remplir le formulaire « Coordonnées du participant au régime » (PWGSC-TPSGC 577) pour ensuite le transmettre au CPFP.

• | CPFP

| Le CPFP utilise les coordonnées des participants au régime pour envoyer les trousses d'information sur l'adhésion au régime aux nouveaux participants. Si les coordonnées d'un participant au régime ne sont pas reçues avant la date d'envoi de l' « Avis concernant la participation au régime » (formulairePWGSC-TPSGC 2018), le CPFP mettra tout en ouvre pour communiquer directement avec l'organisme client pour les obtenir. Lorsque le conseiller en rémunération ne peut pas être joint ou, si après avoir été contacté le conseiller n'envoie pas les coordonnées dans les deux jours ouvrables suivant cette communication, le CPFP acheminera la demande au gestionnaire de la rémunération.

| Le CPFP attribuera un CPFP aux participants au régime des organismes clients qui n'ont pas accès au SFC lorsque ces derniers auront communiqué avec lui.

Commencement du prélèvement des cotisations au régime de pension de retraite de la fonction publique

• Conseillers en rémunération

Dans le cadre du modèle centralisé des services d'adhésion au régime et d'orientation, les conseillers en rémunération conservent la responsabilité de commencer le prélèvement des cotisations des nouveaux participants au régime de pension de retraite de la fonction publique y compris le prélèvement des cotisations au Régime de PSD, le cas échéant (fonction relative à la paye). Les conseillers en rémunération répondront aux questions des employés sur leurs retenues de paye et continueront d'appliquer les règles d'admissibilité au régime fournies par la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) afin d'établir leur admissibilité, et entreront les codes appropriés dans le système de paye.

| Si un employé affirme qu'il a auparavant travaillé pour un organisme participant au régime de pension de retraite de la fonction publique ou qu'il est actuellement en congé non payé (CNP) d'un tel organisme, les conseillers en rémunération peuvent demander conseil au CPFP, en composant le numéro de téléphone sans frais fourni aux participants au régime, afin établir la date d'admissibilité et d'entrer les codes appropriés dans le système de paye.

| Les organismes clients recevront un exemplaire de l' « Avis concernant la participation au régime » indiquant l'adhésion de l'employé au régime de pension de retraite de la fonction publique.

| Lorsque le CPFP constate qu'une entrée est rejetée par le système de pensions, un spécialiste des pensions communiquera alors avec le conseiller en rémunération. Il se peut que le CPFP ait besoin de renseignements complémentaires pour déterminer la date exacte d'admissibilité au régime de pension de retraite de la fonction publique. Dès confirmation de la date exacte d'admissibilité de la part du CPFP, le conseiller en rémunération modifiera les données dans le système de paye afin que ce dernier reflète les renseignements exacts.

| Nota : Lorsque des données incorrectes du SRP sont transmises au système de pensions, il se peut que l' « Avis concernant la participation au régime » (PWGSC-TPSGC 2018) généré par le système soit invalide.

• | CPFP

| Le CPFP étudiera les rejets générés par le système de pensions avec l'aide du conseiller en rémunération afin de déterminer l'admissibilité à la participation au régime de pension de retraite de la fonction publique. Le CPFP sera chargé d'informer le conseiller en rémunération qu'il doit modifier les données du système de paye afin que ce dernier contienne les renseignements exacts requis pour générer un nouveau formulaire « Avis concernant la participation au régime » (PWGSC-TPSGC 2018) ou pour en générer une version modifiée.

Prestation de renseignements aux nouveaux employés de la fonction publique au sujet du régime de pension de retraite de la fonction publique

• Conseillers en rémunération

| Lorsqu'un employé demande des renseignements généraux au sujet du régime de pension de retraite de la fonction publique, le conseiller en rémunération le guidera vers le CPFP en leur fournissant les coordonnées de ce dernier. Ce document remis à l'employé inclus l'adresse du portail Web « Votre pension et vos avantages sociaux de la fonction publique », ainsi que l'adresse électronique générale, le numéro de téléphone sans frais, le numéro de télécopieur et l'adresse postale du CPFP.

L'adresse URL du site Web pourrait être donnée aux employés disposant d'un accès Internet. Cette solution est particulièrement commode lorsque la communication se fait par courriel.

Pour les employés qui n'ont pas d'accès Internet, le conseiller en rémunération doit leur imprimer et leur remettre une copie du document « Contactez-nous » contenant les coordonnées du CPFP.

• | CPFP

| Le CPFP fournira aux employés de la fonction publique des renseignements généraux au sujet du régime de pension de retraite de la fonction publique, donnera également aux nouveaux participants au régime des renseignements précis sur la pension et le Droit aux prestation de retraite des survivants, le rachat de service, l'accord de transfert de pension (ATP), le Partage des prestations de retraite (PPR), les prestations versées aux conjoints et aux personnes à charge et le processus d'adhésion au régime.

Normes de service

• Conseillers en rémunération

Les conseillers en rémunération doivent remplir et télécopier le formulaire « Coordonnées du participant au régime » (PWGSC-TPSGC 577) dans les trois jours ouvrables suivant la date où ils commencent les prélèvements sur la paye au titre des pensions et la mise à jour des données dans l'historique du système de paye. Si le conseiller en rémunération ne dispose pas d'un télécopieur, il peut envoyer le formulaire par courrier à l'adresse qui figure sur celui-ci.

| Nota : L'envoi du formulaire par courrier ne garantit pas que le CPFP le recevra dans les délais prescrits. Si le CPFP n'a pas reçu le formulaire à la date où l' « Avis concernant la participation au régime » (PWGSC-TPSGC 2018) est généré, il pourrait alors devoir communiquer avec l'organisme client pour obtenir les coordonnées du participant au régime. L'envoi par télécopieur est donc préférable, et l'envoi par courrier ne devrait être utilisé qu'en raison de circonstances atténuantes.

• | CPFP

Il convient de répondre aux questions et de résoudre les problèmes immédiatement.

| Les coordonnées des participants au régime doivent être enregistrées dès la réception du formulaire « Coordonnées du participant au régime » (PWGSC-TPSGC 577) par le CPFP.

Les trousses d'information sur l'adhésion au régime doivent être distribuées à la date la plus tardive entre : la date à laquelle l' « Avis concernant la participation au régime » (PWGSC-TPSGC 2018) a été généré ou la date de réception des coordonnées du participant au régime envoyées par l'organisme client.

Employés embauchés à l'âge de 71 ans et plus

• Conseillers en rémunération

| Les nouveaux employés embauchés à l'âge de 71 ans et plus qui rencontrent les conditions d'admissibilité au régime de pension de retraite de la fonction publique mais qui, en raison de leur âge, ne peuvent pas contribuer, seront informés par le CPFP de leur participation au régime et en confirmer l'adhésion. Les organismes clients assujettis à la partie II de la LPFP doivent se rappeler que, bien que les cotisations au régime de pension de retraite de la fonction publique ne soient pas commencées, ils demeurent responsables de commencer les cotisations au Régime de PSD.