7. Sélection de l'entrepreneur – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement

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7.01 Méthode de sélection – documentation

La méthode de sélection qui résume les résultats de l'évaluation et qui est à la base de la sélection du fournisseur retenu doit figurer au dossier.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante doit consigner la façon dont les soumissions conformes reçues ont été classées et démontrer que la méthode de sélection énoncée dans le document de demande de soumissions a été appliquée correctement.

Remarque

  1. Cette exigence ne s'applique pas aux marchés non concurrentiels
  2. Cette exigence ne s'applique pas aux marchés concurrentiels où une seule soumission recevable a été reçue
  3. Services d’aide temporaire (SAT) – Lorsque la technique de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif) est utilisée, l’une des 5 justification doit être utilisée pour choisir le soumissionnaire et la justification de la sélection doit être conservée dans le dossier à des fins de vérification
7.01 Méthode de sélection – documentation Constatations potentielles
Type Description Justification
Non-conformité majeure – politique (documentation) Une copie des documents montrant la façon dont les soumissions conformes reçues ont été classées et démontrant que la méthode de sélection énoncée dans le document de demande de soumissions a été appliquée correctement ne figure pas au dossier, et l'autorité contractante est incapable de la fournir. Sans copie de la documentation requise, l'évaluateur est dans l'impossibilité de confirmer la conformité avec un élément subséquent. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 12.3.1.)
Observation (documentation) La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).

Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure.

7.02 Méthode de sélection

La méthode de sélection de la soumission retenue doit être suivie conformément aux modalités régissant la demande de soumissions.

Orientation sur l'évaluation et notes

Les méthodes de sélection potentielles disponibles comprennent les suivantes :

  • la soumission conforme au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires (consulter la clause A0031T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA))
  • la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui présente la plus haute note combinée de mérite technique et de prix (consulter la clause A0027T du Guide des CCUA)
  • la soumission recevable au plus bas prix qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre minimum de points, ou encore le pourcentage minimum des points ou le nombre minimum de points pour chaque critère coté (consulter la clause A0034T du Guide des CCUA)
  • la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et dont le prix par point est le plus bas (consulter la clause A0035T du Guide des CCUA)
  • la soumission recevable qui respecte tous les critères d'évaluation technique obligatoires et qui obtient le nombre de points le plus élevé dans le budget disponible pour le besoin (consulter la clause A0036T du Guide des CCUA)
  • Applicable seulement aux SAT – La soumission recevable qui respecte tous les critères d’évaluation technique obligatoires et dont la ressource proposée répond à l’une des 5 justifications préétablis leur permettant de sélectionner une offre plus élevée dans une plage entre -20 % et +20 % du taux horaire total médian seulement avec la méthode de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif)

Les erreurs commises pendant l'évaluation des soumissions présentées peuvent avoir une incidence sur le classement des soumissions et, finalement, sur le fournisseur à qui le contrat est attribué. Par exemple, si la demande de soumissions exigeant un niveau d'études minimum et qu'une preuve d'études n'a pas été fournie, les conclusions tirées dans le rapport d'évaluation n'étaient pas fondées sur une preuve objective. Par conséquent, les ressources offertes auraient dû être jugées non conformes, et le contrat n'aurait pas dû être attribué au fournisseur en question.

Remarque

Les exigences énoncées dans cet élément s'appliquent aux demandes de soumissions concurrentielles.

7.02 Méthode de sélection Constatations potentielles
Type Description Justification
Non-conformité majeure (documentation) SAT méthode de la ressource appropriée – le dossier doit inclure une des 5 justifications utilisée lors de la sélection. Une ou plusieurs des 5 justifications doivent être utilisées pour déterminer le soumissionnaire retenu et la justification de la sélection doit être conservée dans le dossier à des fin de vérification. (Violation des règles de SAT – la méthode de la ressource appropriée).
Non-conformité majeure – politique (autre) D'importants écarts ou d'importantes erreurs se sont produits au moment de déterminer le classement des fournisseurs, ce qui aurait pu entraîner l'attribution du contrat à un fournisseur différent. La Politique sur les marchés du CT exige que le processus de sélection soit strictement respecté, et il y a eu des contestations réussies devant les tribunaux quant au processus de sélection des fournisseurs. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27)
Non-conformité majeure – politique (autre) La conformité du fournisseur à qui le contrat a été attribué était fondée sur des déclarations faites par le fournisseur relativement à l'expérience, aux études et aux titres professionnels et attestations professionnelles, entre autres, des ressources offertes. Des preuves objectives comme le curriculum vitæ des ressources offertes, une preuve d'études ou une preuve de titre professionnel ou d'attestation, entre autres, ne figuraient pas au dossier. Consulter la justification ci dessus.
Non-conformité mineure Des écarts ou des erreurs concernant le classement n'ont pas été résolus par l'autorité contractante; leur résolution n'aurait pas entraîné l'attribution du contrat à un fournisseur différent. Dans de tels cas, l'écart ou l'erreur peut avoir entraîné un changement au classement des fournisseurs dont le classement était plus bas, sans toutefois causer de changement au fournisseur au classement le plus élevé. Puisque le processus d'attribution n'aurait pas été touché, il n'y aurait pas de fondement pour contester l'attribution. Pour cette raison, on ne doit pas citer de non-conformité majeure avec les politiques.
Observation (documentation) La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du rapport exposant en détail la façon dont la sélection a été faite ne figure pas au dossier. Si le rapport exposant en détail la façon dont la sélection avait été faite ne figure au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 7.01 : Méthode de sélection – Documentation).

Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure.
Observation (documentation) La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie complète du ou de plusieurs rapports d'évaluation (incluant la grille souple) ne figurent au dossier. Si une ou plusieurs copies des rapports d'évaluation ne figurent pas au dossier, ou sont incomplets, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 6.01 : Rapports d'évaluation – Documentation).

Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure.
Observation (documentation) La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.01 : Demande de soumissions – Documentation).

Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure.

7.03 Vérification d'autorisation de détenir des renseignements – fournisseur

La validité de l'autorisation de détenir des renseignements (s'il y a lieu) du fournisseur doit être confirmée et consignée avant l'attribution du contrat.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante doit s'assurer que le fournisseur détient l'autorisation de détenir des renseignements (s'il y a lieu) avant l'attribution du contrat. Les renseignements confirmant la validité de l'autorisation de détenir des renseignements (s'il y a lieu) doivent comprendre : le nom du fournisseur et le niveau de sécurité actuel. Consulter la section Orientation sur l'évaluation et notes sous l'élément 8.06 Cote de sécurité – Attestation.

Remarque

  1. Les attestations de l'entrepreneur concernant l'entreprise elle même ne sont pas suffisantes. Les renseignements qui se rapportent à l'attestation de sécurité doivent venir du Programme de la sécurité des contrats (PSC), de SPAC
  2. Les exigences énoncées dans cet élément s'appliquent aux marchés concurrentiels et à ceux invoquant la règle « ne dépasse pas 40 000 $ »
  3. La Politique sur la sécurité du CT (section 6.1.6) exige qu'une enquête de sécurité soit réalisée avant le début des travaux pour s’assurer de toute violation de la sécurité impliquant l’entrepreneur
7.03 Vérification cote de sécurité/autorisation de détenir des renseignements – fournisseur Constatations potentielles
Type Description Justification
Non-conformité majeure – politique (documentation) Le dossier contractuel ne comporte aucun document qui confirme que l’entrepreneur a l'autorisation de détenir des renseignements. L'autorité contractante est incapable de fournir les documents requis. La Politique sur la sécurité du gouvernement du CT exige que les personnes fassent l'objet d'une enquête de sécurité au niveau approprié avant le début des travaux. (Violation de la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT, sous section 6.1.6)
Non-conformité majeure – politique (autre) Au moment de l'attribution du contrat, on a confirmé que l’entrepreneur N’avait PAS l'autorisation de détenir des renseignements. Consulter la justification ci dessus.
Observation (documentation) La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du contrat ne figure pas au dossier. Si le document contractuel ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure sera soulevée par rapport à l'élément suivant (c'est-à-dire, l'élément 8.01 : Contrat – Documentation).

Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité.

7.04 Vérification cote de sécurité – ressources

La validité de la cote de sécurité de la ressource doit être confirmée et consignée avant le début de la tâche.

Orientation sur l'évaluation et notes

L'autorité contractante doit s'assurer que la cote de sécurité de la ressource offerte est valide, non seulement au début de l'exécution du besoin, mais aussi durant toute la période visée par le contrat. Les renseignements confirmant l'attestation de sécurité de chaque ressource doivent comprendre les suivants : le nom de la ressource ou de l'entreprise (selon le cas); le niveau de sécurité actuel; le statut actuel (validité) de la cote de sécurité; et la date à laquelle la cote de sécurité expire ou celle à laquelle où elle est devenue valide. Consulter la section Orientation sur l'évaluation et notes sous l'élément 8.06 Cote de sécurité – Attestation.

Duplication de la cote de sécurité

La cote de sécurité d'une ressource reste avec cette ressource. Toutefois, la cote de sécurité que détient une ressource peut être dupliquée parmi plusieurs organisations, à conditions que les critères suivants soient respectés :

  • la cote de fiabilité est toujours valide
  • la cote de fiabilité n'est pas sur le point de devoir être mise à jour, et
  • l'organisation demandant le duplicata est inscrite et est membre en règle du Programme du PSC

Cote de sécurité des fournisseurs

Le niveau de la cote de sécurité que détient une ressource ne peut pas être plus élevé que celle du fournisseur. Par exemple, une ressource détient une cote de sécurité de niveau très secret. Si l'entreprise A souhaite offrir cette ressource et que sa cote de sécurité est de niveau secret, l'entreprise A ne peut offrir la ressource que pour les demandes de soumissions qui exigent une cote de sécurité de niveau secret ou inférieur. Complémentairement à l'exemple précédent, si la ressource détient une cote de sécurité de niveau très secret et que la ressource est offerte par l'entreprise B, qui a reçu la cote de sécurité de niveau très secret approuvée par l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN), ce que le personnel de sécurité de SPAC a vérifié, la cote de sécurité de l'entreprise A peut être appliquée à l'entreprise B aux fins d'évaluation. Si le PSC de SPAC, confirme la validité de la cote de sécurité d'une ressource à un niveau précis, le fournisseur doit également se trouver à ce niveau de sécurité. Par conséquent, l'attestation de la validité de la cote de sécurité d'une ressource auprès d'un fournisseur en particulier constitue une preuve acceptable de l'attestation de sécurité détenue par ce fournisseur.

Remarque
  1. Les attestations de l'entrepreneur concernant la ressource offerte ne sont pas suffisantes. Les renseignements qui se rapportent à l'attestation de sécurité doivent venir de PSC, de SPAC ou, dans le cas de la ressource offerte, de PSC, de SPAC ou de l'unité de sécurité de l'autorité contractante
  2. Les exigences énoncées dans cet élément s'appliquent aux marchés concurrentiels et à ceux invoquant la règle « ne dépasse pas 40 000 $ »
  3. La Politique sur la sécurité du CT (section 6.1.6) exige qu'une enquête de sécurité soit réalisée avant le début des travaux pour s’assurer de toute violation de la sécurité impliquant l’entrepreneur
7.04 Vérification cote de sécurité – ressources Constatations potentielles
Type Description Justification
Non-conformité majeure – politique (documentation) Le dossier contractuel ne comporte aucun document qui confirme la validité de la cote de sécurité de la ressource dont le nom figure dans le contrat. L'autorité contractante est incapable de fournir les documents requis. La Politique sur la sécurité du gouvernement du CT exige que les personnes fassent l'objet d'une enquête de sécurité au niveau approprié avant le début des travaux. (Violation de la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT, sous section 6.1.6)
Non-conformité majeure – politique (documentation) Le dossier contractuel comprend des documents qui confirment que le transfert ou la duplication de la cote de sécurité est « en attente ». Toutefois, le dossier contractuel NE comprend PAS de confirmation du transfert réussi ou de la duplication réussie de la cote de sécurité. Les documents figurant au dossier doivent indiquer le transfert réussi ou la duplication réussie de la cote de sécurité de la ressource. L'absence de tels documents rend impossible, pour l'évaluateur, le fait de confirmer la validité de la cote de sécurité de la ressource. (Violation de la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT, sous section 6.1.6)
Non-conformité majeure – politique (autre) Au moment de l'attribution du contrat, on a confirmé que la validité de la cote de sécurité de la ressource offerte N'était PAS valide. Consulter la justification ci dessus.
Non-conformité majeure – politique (autre) La cote de sécurité de la ressource visée par le contrat a été confirmée comme étant de niveau inférieur (par exemple, fiabilité) à celui énoncé dans la demande de soumission (par exemple, secret). La réponse offrant la ressource en question a été jugée conforme incorrectement. La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient établis au préalable et soient strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27)
Non-conformité majeure – procédure La validité de la cote de sécurité de la ressource offerte a été confirmée avant le début des travaux. Toutefois, la période de validité de la cote de sécurité a expiré avant l'achèvement des travaux, et aucun document figurant au dossier ne confirme que la période de validité de la cote de sécurité a été prolongée. Les clauses de sécurité, couvertes par chacun des Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS), exigent que le personnel du fournisseur dispose d'une cote de sécurité minimale qui doit être en vigueur pendant toute la durée du contrat.
Non-conformité majeure – procédure Les documents figurant au dossier confirment que la cote de sécurité de la ressource, est valide, mais ils ne présentent pas les renseignements nécessaires afin de déterminer la date d'expiration de la cote de sécurité. Les documents figurant au dossier doivent indiquer la date d'expiration de la cote de sécurité ou la date à laquelle la cote de sécurité a été émise, ainsi que le fait qu'elle est actuellement valide. L'absence de ces renseignements rend impossible, pour l'évaluateur, le fait de confirmer la validité de la cote de sécurité de la ressource.
Non-conformité mineure La cote de sécurité de la ressource visée par le contrat n'a pas été validée avant le début des travaux. Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.

Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure.
Observation (documentation) La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du contrat ne figure pas au dossier. Si le document contractuel ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure sera soulevée par rapport à l'élément suivant (c'est-à-dire, l'élément 8.01 : Contrat – Documentation).

Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité.

Navigation de « 7. Sélection de l'entrepreneur – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement »

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