Directives sur la façon de remplir le formulaire de Demande d’inscription du Programme de sécurité des contrats
Le formulaire de Demande d’inscription (DI) du Programme de sécurité des contrats (PSC) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est utilisé pour recueillir des renseignements détaillés sur la structure, la propriété et le statut juridique de votre organisation.
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Instructions pour remplir le formulaire
Ce guide vous aidera, étape par étape, à remplir le formulaire de DI qui est requis pour l’enquête de sécurité de votre organisation.
Section A : Renseignements sur l’entreprise
1. Dénomination sociale de l’organisation
Il s’agit du nom légal qui est enregistré auprès des autorités fédérales, provinciales ou territoriales.
2. Nom de l’organisation ou nom commercial (si différent de la dénomination sociale)
Si le nom commercial de votre organisation est différent de sa dénomination légale, indiquez-le ici. Sinon, veuillez laisser la case vide.
3. Type d’organisation (sélectionner une seule case)
Indiquez votre type d’entreprise et fournissez les documents justificatifs prouvant que votre organisation est légalement enregistrée pour faire des affaires au Canada.
Entreprise à propriétaire unique : cela signifie que vous êtes le propriétaire d’une entreprise enregistrée, qui agit seul et n’a pas de partenaires. Dans ce cas, vous devez fournir :
- la copie la plus récente de votre certificat provincial
- le terme exact de ce document varie selon la province (par exemple, en Ontario, il s’agit d’un permis principal d’entreprise)
Partenariat : cela signifie que votre organisation a une association ou une relation entre 2 ou plusieurs individus, sociétés, fiducies ou partenariats qui s'unissent pour exercer un commerce ou une entreprise. Dans ce cas, vous devez fournir :
- une copie de votre contrat de partenariat
- des documents d’enregistrement du partenariat
- l’organigramme de la structure de propriété
Société : cela signifie que votre organisation est incorporé au niveau fédéral, provincial ou territorial. Dans ce cas, vous devez fournir :
- une copie du certificat le plus récent
- statuts constitutifs
- préciser si votre société est privée ou publique
Remarque
Si vous êtes le seul propriétaire d’une entreprise constituée en société et que vous agissez seul, sans associé, vous êtes quand même considéré comme une société. Dans ce cas, ne cochez pas la case « Entreprise à propriétaire unique ».
Autre, préciser : pour tous les autres types d’entreprises, cochez « Autre » :
- précisez le type (par exemple, universités, institutions financières, organisations non constituées en société, Assemblée des Premières Nations)
- pour justifier le type d’organisation, vous devez fournir :
- des preuves du statut juridique telles que des actes, des chartes, des bandes
- l’organigramme de la structure de propriété
- le tableau de la structure de gestion
4. Veuillez fournir une brève description des activités générales de votre organisation
Par exemple, si vous êtes expert-conseil, vous devez décrire brièvement le type de travail d’expert-conseil que vous effectuez.
5. Numéro d’entreprise – approvisionnement (le cas échéant)
Un numéro d’entreprise – approvisionnement (NEA) n’est pas obligatoire pour faire l’objet d’une enquête de sécurité au PSC. Il est toutefois utilisé lorsque cela est nécessaire pour désigner de manière positive des organisations portant des noms similaires ou ayant fusionné.
Il est nécessaire d’avoir un NEA pour faire affaire avec le gouvernement fédéral. Ce numéro est créé à partir de votre numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada et identifie de façon unique votre organisation dans les systèmes d’achat et de paiement de SPAC.
Si vous n’avez pas de NEA, n’inscrivez rien dans ce champ.
Pour obtenir un NEA, vous devez vous inscrire au système de Données d’inscription des fournisseurs de SPAC.
Visitez s’inscrire comme fournisseur pour plus de renseignements.
6. S’identifier comme fournisseur diversifié (fournir le profil) (le cas échéant)
Cela comprend les entreprises détenues ou dirigées par des Canadiens de groupes sous-représentés comme les femmes, les Autochtones, les personnes de handicap et les membre de minorités visibles.
7. Adresse municipale de l’entreprise
Indiquez l’adresse physique de votre siège social. Les emplacements comprenant, sans toutefois s'y limiter, les emplacements virtuels, les boîtes postales, les bureaux de réception, les espaces de travail partagé ne seront pas acceptés.
8. Lieu d’affaires principal (si ailleurs qu’au siège social)
Indiquez l’adresse physique du principal lieu d’activité de votre organisation si elle est différente du siège social. L’entreprise doit être située et exploitée au Canada uniquement. C’est également ici que vous devez fournir l’adresse physique de tout site supplémentaire nécessitant une autorisation de détenir des renseignements (ADR).
9. Adresse postale
Indiquez l’adresse postale de votre siège social si elle est différente de son adresse physique.
10. Site Web de l’organisation (le cas échéant)
Saisissez le site Web de votre organisation, le cas échéant.
11. Numéro de téléphone
Indiquez le numéro de téléphone de votre siège social, y compris l’indicatif du pays et tout numéro de poste.
12. Numéro de télécopieur (le cas échéant)
Indiquez le numéro de télécopieur de votre siège social, y compris l’indicatif du pays. Si votre organisation n’a pas de télécopieur, laissez la case 12 vide.
13. Nombre d’employés au sein de votre organisation ou entité corporative
Entrez le nombre total d’employés dans votre organisation.
14. Nombre d’employés qui doivent avoir accès à des renseignements, des biens et des sites protégés et classifiés
Indiquez le nombre approximatif d’employés qui devront avoir accès à des renseignements, des biens ou des lieux de travail sensibles pour exécuter le travail dans le cadre du contrat gouvernemental.
Section B : Agents de sécurité
Les organisations faisant l’objet d’une enquête de sécurité auprès du PSC doivent nommer un agent de sécurité d’entreprise (ASE) et un agent de sécurité d’entreprise remplaçant (ASER). Le seul type d’entreprises qui n’est pas tenu de désigner un ASER est celui des propriétaires uniques.
Il est important de fournir le nom des personnes appropriées que vous avez l’intention de nommer en tant qu’ASE et ASER de votre organisation. Ces personnes seront responsables des enquêtes sécurité de l’organisation et sur le personnel.
Être un ASE peut être exigeant et prendre beaucoup de temps. Au moment de désigner l’ASE de votre organisation, il est très important de garder à l’esprit ce qu’il faut pour être efficace dans ce rôle. Vous devez également vous assurer que la personne en question a la capacité d’investir le temps nécessaire pour remplir ses obligations. Il est donc essentiel de désigner les personnes appropriées.
Les agents de sécurité doivent répondre à tous les critères suivants :
- être un employé de l’organisation
- se trouver physiquement au Canada
- être un citoyen canadienNote de bas de page 1 ou, au cas par cas, un résident permanent du Canada
- faire l’objet d’une enquête de sécurité au même niveau que l’organisation (dans certains cas, les ASER peuvent avoir un niveau inférieur)
L’ASE doit également :
- être une personne de confiance
- être au courant de toutes les activités de l’organisation se rapportant aux contrats conclus avec le gouvernement fédéral
- être en contact direct avec les cadres supérieurs de l’organisation
- avoir de l’influence sur les politiques et les procédures internes de l’organisation
L’ASE joue un rôle crucial quant à la capacité d’une organisation de répondre aux exigences du gouvernement fédéral en matière de sécurité des contrats. Ils sont le point de contact officiel avec le PSC et sont chargés d’informer le PSC de tout changement au sein de l’organisation. De plus, ils rendent des comptes en ce qui a trait à toutes les questions de sécurité des contrats. L’ASER partage les responsabilités de l’ASE et remplace ce dernier au besoin.
Pour consulter la liste complète des responsabilités de l’ASE et de l’ASER, veuillez consulter l’annexe A: Lignes directrices sur les responsabilités des agents de sécurité d’entreprise et des agents de sécurité d’entreprise remplaçants du manuel de la sécurité des contrats.
Renseignements qui doivent être saisis dans la section B :
- fournissez le nom de la personne que vous avez l’intention de nommer comme ASE de votre organisation et celles que vous avez l’intention de nommer comme ASER
- remplissez le tableau en conséquence et veillez à fournir le nom d’au moins 1 ASER dans l’installation où se trouve l’ASE
- si votre organisation nécessite une autorisation de détenir des renseignements sur 1 ou plusieurs sites, veillez à
- fournir le nom d’au moins 2 responsables de la sécurité par site
- indiquer l’adresse physique de ces sites
- cela est nécessaire, car l’ADR est spécifique à un site et 2 agents de sécurité sont nécessaires où des documents sensibles seront sauvegardés
- si vous êtes à court de ligne, fournissez sur une feuille séparée jointe au formulaire tous les renseignements requis sur les remplaçants supplémentaires
Section C : Dirigeants
Dressez la liste de tous les dirigeants de votre organisation :
- y compris ceux qui occupent des postes de gestion et de direction
- les cadres, les associés directeurs et les signataires autorisés qui sont responsables des opérations quotidiennes de l’entreprise
Outre le titre de leur poste, vous devez indiquer :
- leur nom
- leur nationalité
- le pays où se trouve leur domicile véritable, fixe, principal et permanent, même s’ils résident actuellement ailleurs (si vous manquez de lignes, fournissez sur une feuille séparée jointe au formulaire tous les renseignements requis pour les dirigeants supplémentaires)
Comme pièce justificative, vous devez fournir un tableau de la structure de gestion afin de démontrer la structure hiérarchique.
Remarque
Les propriétaires uniques ne sont pas tenus de fournir un tableau de la structure de gestion puisqu’ils sont les seuls responsables de leur organisation.
Section D : Conseil d’administration
Dresser une liste de tous les membres du conseil d’administration de l’organisation. Veillez-vous assurer d’indiquer tous les titres du conseil d’administration, y compris celui du président, le cas échéant. Si votre organisation ne dispose pas d’un conseil d’administration, ne laissez pas cette section vide. Indiquez simplement « Sans objet » à la première ligne.
Pour chaque ligne, assurez-vous de remplir toutes les colonnes. Si vous manquez de lignes, fournissez les renseignements requis sur une feuille séparée jointe au formulaire.
Section E : Renseignements sur la propriété
La section E concerne la propriété de votre organisation. Vous devez remplir cette section, quel que soit le pourcentage de propriété. Si vous n’inscrivez rien dans cette section, le formulaire vous sera retourné.
Cette section comprend des tableaux pour un maximum de 3 niveaux de propriété. Si votre organisation compte plus de 3 niveaux de propriété, vous devez fournir tous les renseignements requis pour chaque niveau supplémentaire sur une feuille séparée jointe au formulaire.
Comme pièce justificative, vous devez fournir un organigramme ou un organigramme juridique qui comprend les pourcentages de propriété.
Remarque
Les propriétaires uniques ne sont pas tenus de fournir un organigramme ou un organigramme juridique, mais ils doivent néanmoins remplir cette section.
E 1 : Niveau de propriété 1
Dressez la liste de tous les propriétaires directs de votre organisation. Vous devez également indiquer quelles sont les entités qui détiennent une attestation de sécurité d’installation valide du PSC ou d’un autre pays.
Si votre organisation est une société cotée en bourse, vous devez également fournir le symbole et le marché boursier.
E 2 : Niveau de propriété 2
Fournissez les renseignements sur la propriété pour chaque propriétaire direct que vous avez énuméré à la sous-section E-1. En d’autres termes, vous devez dresser la liste des propriétaires directs des propriétaires directs de votre organisation et remplir tous les champs obligatoires.
Si votre organisation n’a qu’un seul niveau de propriété, indiquez « Sans objet » dans la première ligne et passez à la section suivante du formulaire.
Si votre organisation a plus d’un propriétaire direct, vous devez fournir tous les renseignements requis sur ces propriétaires supplémentaires sur une feuille séparée, jointe au formulaire.
E 3 : Niveau de propriété 3
Fournissez le troisième niveau de propriété de l’organisation. C’est ici que vous devez fournir des renseignements sur les propriétaires directs des entités que vous avez énumérées à la sous-section E-2. Si votre organisation n’a pas de troisième niveau de propriété, indiquez « Sans objet » à la première ligne et passez à la section suivante du formulaire.
Section F : Justification
Cette section ne doit être remplie que par les organisations qui font l’objet d’un processus de renouvellement.
Dressez la liste de tous les contrats, sous-contrats, baux, arrangements en matière d’approvisionnement, offres à commandes et commandes d’achat fédéraux actifs de votre organisation qui comportent des exigences de sécurité. Dans le tableau, vous devez fournir tous les renseignements requis pour chaque véhicule d’approvisionnement, notamment le nom du ministère contractant, les coordonnées de l’agent contractant, le niveau de sécurité, par exemple Protégé B ou cote de fiabilité, et la date d’expiration.
Le PSC a besoin de cette information pour valider qu’il a des copies de vos véhicules d’approvisionnement dans ses dossiers, et pour obtenir, au besoin, ceux qui pourraient manquer dans le système de dossiers du PSC.
Section G : Certification et consentement
Cette section doit être remplie, signée et datée par l’un des dirigeants mentionnés à la Section C : Dirigeants.
La signature doit être faite à la main ou être une signature électronique valide. Les signatures en police de caractères à chasse étroite seront refusées.
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