ARCHIVÉE – Chapitre 7 : Contrats protégés et classifiés

700. Généralités

1. Les contrats ou ententes officielles devront comprendre des clauses de sécurité lorsqu'il faut accéder à des renseignements ou des biens protégés ou classifiés, ce qui peut comprendre les demandes de renseignements et les négociations pré-contractuels.

Dans certains cas, il est possible que le contrat ou l'entente officielle (le document) porte la mention protégé ou classifié, bien qu'il ne nécessite pas d'accéder à des renseignements ou à des biens protégés ou classifiés.

2. Les exigences relatives à la sécurité associées à un contrat sont indiquées à l'entrepreneur dans la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) fournie avec les documents d'appel d'offres et le contrat subséquent, et reprises dans une ou plusieurs clauses de sécurité ajoutées au document contractuel lui-même. La LVERS, la clause dite « Sécurité et protection des travaux » prévue dans les conditions générales et dans toutes les remarques et les clauses de sécurité reprises dans le contrat font toutes parties intégrantes de ce dernier et lient juridiquement les parties. Les organisations sont priées de s'assurer que les dispositions et les conséquences des exigences contractuelles de sécurité, y compris les coûts associés à la fourniture des arrangements de sécurité nécessaires, sont bien comprises avant la signature du contrat. Il incombe à l'entrepreneur de déterminer, en se renseignant auprès du bureau de gestion du programme ou de l'autorité technique compétente, les détails particuliers nécessaires à l'application des clauses contractuelles prévues dans la LVERS.

3. L'organisation doit s'assurer qu'une copie du contrat, incluant la LVERS, est remise à l'agent de sécurité d'entreprise (ASE) de l'entrepreneur, qui doit voir à ce que toutes les exigences de la liste soient respectées.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le ARCHIVÉE - Chapitre 1 : Introduction générale du présent manuel.

4. Les renseignements ou biens de nature protégés ou classifiés, fournis par le gouvernement Canadien aux fournisseurs, ne doivent être remis qu'au personnel du fournisseur :

1. détient une attestation de sécurité sous l'organisation du fournisseur
2. ayant des motifs valables d'en prendre connaissance (besoin de connaître) pour l'exécution du contrat
3. possédant une attestation de sécurité à un niveau adapté à la classification des renseignements ou des biens, approuvés par le Programme de la sécurité des contrats (PSC) du Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)

701. Responsabilité relative aux contrats

1. Selon la Politique sur la sécurité du gouvernement du Canada, les dispositions relatives à la protection des renseignements et des biens protégés et classifiés s'appliquent autant au processus contractuel qu'aux opérations internes de l'état. La politique prévoit également que l'autorité contractante est chargée de voir à ce que les contrats qui impliquent l'accès à des renseignements et à des biens protégés et classifiés sont conformes aux exigences qu'elle contient, et de s'assurer également que la documentation contractuelle comprend les clauses nécessaires.

2. Le PSC de SPAC est responsable de :

1. veiller au respect de la Politique sur la sécurité du gouvernement dans les contrats, qui débordent le cadre des responsabilités délégués aux ministères dans la passation des contrats et donner accès aux biens protégés et classifiés, ainsi qu'aux biens critiques du gouvernement
2. veiller à appliquer, sur demande, la politique sur la sécurité dans les contrats qui s'inscrivent dans le cadre des responsabilités déléguées aux ministères dans la passation des contrats et donner accès aux biens protégés et classifiés, ainsi qu'aux biens critiques du gouvernement
3. enquêter sur les employés du secteur privé, inspecter les installations de l'organisation et coordonner l'inspection ou l'essai de ses installations de technologie de l'information (TI)

3. L'accès régulier ou irrégulier aux installations par des inspecteurs de sécurité de l'état est une condition normale d'un contrat qui exige l'accès à des documents relatifs à des renseignements et biens protégés et classifiés.

702. Instructions concernant la sécurité des contrats

1. Les exigences de sécurité applicables à un contrat seront précisées dans les documents d'invitation à soumissionner ou dans tout contrat subséquent. Elles seront en outre fournies en détail dans un tout ou partie de ce qui suit : la LVERS et les instructions qui l'accompagnent et la clause ou les clauses sur les exigences de sécurité figurant dans les documents de soumission.

2. Lorsque, après examen, un ministère ou un organisme, c'est-à-dire le bureau de première responsabilité (BPR) (soit le client), détermine, à l'égard d'un contrat, qu'un changement doit être apporté aux exigences de sécurité :

1. il en avisera l'entrepreneur en lui transmettant une LVERS révisée ou des clauses de sécurité révisées, lesquelles feront partie d'une demande de proposition modifiée ou d'une modification contractuelle
2. le client signalera les modifications à apporter aux exigences de sécurité au PSC de SPAC, qui fournira des instructions écrites particulières à l'entrepreneur
3. l'ASE de l'entrepreneur s'assurera alors que les nouvelles exigences de sécurité sont respectées

703. Sous-traitance

1. Les entrepreneurs principaux doivent assurer la sécurité des travaux qu'ils confient à des sous-traitants.

2. Les entrepreneurs n'accorderont de contrats de sous-traitance qu'à des sociétés détenant une vérification d'organisation désignée (VOD) ou une attestation de sécurité d'installation (ASI) valide du type et du niveau correspondant aux travaux à exécuter dans le cadre du contrat de sous-traitance. La VOD ou ASI doit être valide pour les lieux précis où les travaux seront exécutés.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le ARCHIVÉE - Chapitre 3 : Attestations d'organisations, Partie II – Attestation de sécurité d'installations (classifié) du présent manuel.

3. Le sous-traitant doit être approuvé par SPAC avant d'obtenir le contrat. PSC de SPAC doit vérifier la VOD ou ASI du ou des sous-traitants proposés avant de diffuser les documents d'invitation à soumissionner. Sur réception d'une demande d'inscription et de la LVERS remplie et transmise par l'entrepreneur principal, le PSC de SPAC prendra les mesures nécessaires pour que le ou les sous-traitants éventuels obtiennent une VOD ou une ASI.

Veuillez consulter l'ARCHIVÉE - Annexe 7-A : Instructions pour remplir la liste de vérification relative à la sécurité (LVERS) du présent chapitre.

4. Les entrepreneurs assureront la sécurité des travaux qu'ils confient à des sous-traitants et délivreront, dans le cadre du contrat de sous-traitance, soit une copie de la LVERS et de toutes indications supplémentaires en matière de sécurité qui feraient partie intégrante du contrat principal, soit une nouvelle LVERS et toutes indications supplémentaires en matière de sécurité se rapportant aux travaux visés par le contrat de sous-traitance. Une copie du contrat de sous-traitance contenant la LVERS et toutes indications supplémentaires en matière de sécurité formant partie intégrante d'un contrat de sous-traitance, et comprenant également le numéro de dossier du contrat principal attribué par SPAC, devront être envoyées au PSC de SPAC.

704. Sous-traitance à l'étranger

1. Les entrepreneurs ne doivent pas attribuer de contrats de sous-traitance à des organisations établies à l'extérieur du Canada sans l'approbation préalable écrite de SPAC et de l'autorité contractante de SPAC. On doit vérifier de nouveau la situation en matière de sécurité des organisations étrangères par l'entremise de SPAC avant de conclure le moindre engagement commercial. En outre, on doit obtenir de SPAC l'autorisation pertinente avant de transférer des renseignements protégés et classifiés à un gouvernement étranger.

2. Lorsque des travaux de défense sont exécutés aux États-Unis, un des services des Forces armées des États-Unis (par exemple, l'armée, la marine ou l'aviation) doit assumer la responsabilité relative à la sécurité de l'organisation américaine choisie. Il se peut que la transmission de renseignements de nature délicate entre l'entrepreneur canadien et le sous-traitant proposé ou réel américain soit nécessaire Par conséquent, il est essentiel que le PSC de SPAC soit consultée avant l'attribution de contrats de sous-traitance, afin que l'on s'assure que les dispositions de l'accord canado-américain en matière de sécurité industrielle sont respectées. Pour tous les contrats de sous-traitance attribués à des organisations américaines et comportant des renseignements, l'entrepreneur principal fournira au PSC de SPAC 3 copies du contrat de sous-traitance pertinent avec la LVERS et toutes indications supplémentaires pour le ou les articles visés par ce contrat de sous-traitance.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l'ARCHIVÉE - Annexe 5-C : Normes applicables à la transmission de renseignements et de biens protégés et classifiés du présent manuel.

3. Lorsqu'il est proposé d'attribuer des contrats de sous-traitance protégés ou classifiés aux États-Unis (et qu'il ne s'agit pas de production de défense) ou à d'autres pays membres de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) ou encore à d'autres gouvernements étrangers, l'autorité contractante et PSC de SPAC devront être consultées pour qu'elles donnent leur avis et leur approbation avant l'attribution proposée.

Veuillez consulter la marche à suivre décrite au paragraphe 4 de l'article 703. Sous-traitance du présent chapitre.

705. Offres à commandes

1. Une offre à commandes n'est pas un contrat. C'est une entente grâce à laquelle des ministères et des organismes peuvent traiter directement avec des fournisseurs au fur et à mesure des besoins, moyennant un prix et des conditions préalablement établis. Les exigences de sécurité, comme par exemple les enquêtes de sécurité, peuvent former partie intégrante des conditions fixées dans l'entente.

2. Une commande subséquente à une offre à commandes constitue un contrat. Les entrepreneurs qui fournissent des biens et des services dans le cadre d'une commande subséquente à une offre à commandes doivent observer les mêmes mesures de sécurité que celles qui s'appliquent à tout autre contrat ayant la même classification de sécurité. Si un entrepreneur reçoit une commande dont le niveau de sécurité est plus élevé que celui qu'elle détient, il doit décliner l'offre. En outre, les exigences de sécurité énoncées dans les conditions de l'offre à commandes constituent les exigences minimales applicables à toutes les commandes passées aux termes de l'offre à commandes particulière.

706. Publicité

Les critères de sécurité suivants s'appliquent aux organisations inscrites dans le PSC de SPAC et à tous les contrats, canadiens ou étrangers, dont SPAC est responsable.

Bien que le fait de détenir une cote ou une autorisation de sécurité n'est pas un secret en soi, on s'attend à que les personnes fassent preuve de jugement en ce qui a trait à la diffusion de renseignements connexes. Les renseignements relatifs à la sécurité doivent être protégés de manière adéquate afin de réduire les risques que les organisations ayant reçu une attestation de sécurité deviennent la cible d'infiltration de sécurité ou d'activité terroriste:

• les organisations ne devraient pas rendre publique toute information précise concernant leur cote ou autorisation de sécurité dans toute activité publicitaire ou promotionnelle
• les employés des organisations ne devrait pas rendre public leur niveau de cote de fiabilité ou de sécurité sur les cartes d'affaires, curriculum vitae, ou par internet, y compris les médias sociaux, car cela pourrait attirer l'attention sur l'état de la sécurité de l'organisation pour laquelle ils travaillent
• lorsque les organisations reçoivent des demandes concernant leurs cotes de sécurité, elles doivent les transmettre directement au PSC de SPAC

Il est possible de diffuser des renseignements généraux concernant un contrat, puisqu'ils sont déjà du domaine public:

• les organisations doivent obtenir des précisions ou de l'approbation de l'autorité contractant avant la diffusion de renseignements liés à un contrat
• les organisations ne doivent pas rendre publique toute information précise concernant les exigences relatives à la sécurité d'un contrat gouvernemental

Des renseignements protégés ou classifiés ne peuvent pas être rendus publics ou annoncés de quelque façon que ce soit.

707. Diffusion de renseignements aux entités étrangères

Approbation requise

La diffusion de renseignements ou biens protégés ou classifiés dans des pays étrangers doivent être conformes aux ententes internationales bilatérales de sécurité avec le Canada, aux lois et règlements canadiens et doivent être approuvées par PSC de SPAC.

Marche à suivre

Les demandes doivent être examinées par PSC de SPAC qui verra à ce qu'elles respectent la Politique sur la sécurité du gouvernement et les ententes internationales bilatérales de sécurité avec le Canada. Si des renseignements classifiés du Canada, des pays étrangers, de l'OTAN ou de l'Union Européenne,  sont en cause, comme cela est fréquemment le cas, SPAC devra obtenir leur accord. En règle générale, il peut s'écouler plusieurs mois avant que les entités étrangères donnent leur accord. Les demandes de diffusion devront être présentées au PSC de SPAC bien en l'avance, et comprendront les détails suivants :

1. le titre des documents ou la nomenclature des biens à être diffusés
2. les copies des documents (les copies de brochures ou d'autres données documentaires des biens
3. le nom ou l'organisation qui fournit les éléments à être diffuser
4. la classification de sécurité des éléments à être diffuser
5. la lettre d'approbation avec la date à laquelle le demandeur a acquiescé à la demande de diffusion des éléments provenant des entités étrangères
6. le numéro du contrat ou de la demande d'appel d'offre, le cas échéant
7. le ou les pays où la diffusion est proposée
8. le but de la diffusion

Annexe

ARCHIVÉE - Annexe 7-A : Instructions pour remplir la liste de vérification relative à la sécurité