Première phase des modifications au processus d’enquête de sécurité

Le Programme de sécurité des contrats (PSC) a mis en œuvre ces modifications en phases pour permettre aux intervenants et aux clients gouvernementaux d’adapter leurs politiques, leurs pratiques et leurs procédures d’approvisionnement internes. La première phase a été mise en œuvre le 4 octobre 2021 afin de vous donner suffisamment de temps pour examiner les produits de communication révisés et les conseils avant de mettre en œuvre les changements nécessaires au sein de votre organisation.

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Contexte

Modification des critères d’admissibilité des enquêtes de sécurité sur le personnel

Une analyse des volumes de traitement du PSC a révélé que plus de 80 % du personnel du secteur privé ayant fait l’objet d’une enquête de sécurité au cours des 5 dernières années n’a pas participé à un contrat ou à un contrat de sous-traitance comportant des exigences de sécurité. Puisque le traitement des demandes d’enquêtes de sécurité sur le personnel se faisait peu importe si ces dernières étaient appuyées ou non par une exigence contractuelle valide, les personnes ayant légitimement besoin d’enquêtes de sécurité devaient attendre plus longtemps que nécessaire pour les obtenir.

Ainsi, pour améliorer la prestation de services et faire progresser le programme de modernisation de l’approvisionnement, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en œuvre des changements au processus d'enquête de sécurité du PSC par phases, en commençant par les critères d'admissibilité pour l'enquête de sécurité sur le personnel dès le 4 octobre 2021.

Modification qui est entrée en vigueur le 4 octobre 2021

En date du 4 octobre 2021, les enquêtes de sécurité sur le personnel sont effectuées pour les personnes qui :

Les avantages de cette modification pour les organisations privées comme la mienne

Le fait de recentrer les activités liées aux enquêtes de sécurité sur le personnel sur les individus ayant une exigence de sécurité valide aura les avantages suivants :

  • traitement plus rapide des enquêtes de sécurité sur le personnel
  • meilleur soutien à l’industrie dans la prestation des activités et des services importants au profit des Canadiens
  • fardeau amoindri pour l’industrie, en particulier pour les agents de sécurité d’entreprise (ASE) et les remplaçants
  • amélioration des délais pour les approvisionnements actifs et urgents

Modification qui s’applique à toutes les demandes d’enquête de sécurité sur le personnel

Cette modification s’applique à toutes les nouvelles demandes, y compris la mise à jour, la mise à niveau, réactivé, le transfert et dupliquer les enquêtes de sécurité reçues le 4 octobre 2021 ou après. Les demandes reçues avant le 4 octobre 2021 sont restées en attente de traitement.

Le processus d’approvisionnement fédéral est harmonisé avec cette modification

Cette modification s’applique à tous les approvisionnements fédéraux de biens, de services et d’activités de construction.

Les agents d’approvisionnement de SPAC qui attribuent les contrats au nom d’autres ministères n’exigeront plus que les soumissionnaires détiennent les autorisations de sécurité nécessaires à la date de clôture des soumissions dans leurs documents de demande de soumissions. Les soumissionnaires auront plutôt jusqu’à la date d’attribution du contrat pour obtenir les autorisations de sécurité nécessaires. Les agents d’approvisionnement de SPAC peuvent déjà consulter cette approche dans les modèles uniformisés de SPAC.

Souplesse au sein du Programme de sécurité des contrats

Le PSC continuera d’accepter, sauf indication contraire, les demandes d’enquête de sécurité sur le personnel en prévision d’une exigence future provenant :

  • organisations qui doivent détenir les autorisations de sécurité nécessaires pour leur personnel à la date de clôture des soumissions
    • pour des contrats autres que ceux de SPAC
    • pour des demandes d’offres à commandes (DOC) ou des demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement (DAMA)
  • organisations sous-représentées

Directives générales sur la façon de justifier l’exigence de sécurité dans les demandes d’enquête de sécurité sur le personnel

Les ASE et les agent de sécurité d’entreprise remplaçants (ASER) sont désormais tenus de justifier l’exigence en matière de sécurité dans leurs demandes d’enquête de sécurité sur le personnel à l’aide d’une liste de 12 scénarios acceptables et des justifications correspondantes.

Justification de la condition du contrôle de sécurité

La justification de la condition du contrôle de sécurité à la section A du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F) est un champ obligatoire pour toutes les demandes afin d’établir le besoin de connaître de la personne et doit inclure les éléments suivants, selon le cas :

  • Numéro de scénario (doit être fourni pour toutes les demandes)
    • sélectionnez 1 numéro de scénario dans la liste ci-dessous
      • par exemple, si votre demande concerne le deuxième scénario, écrivez/tapez « Scénario 2 »
  • Nom du ministère ou de l’organisme (doit être fourni lorsqu’on sélectionne le scénario 1 et les scénarios 6 à 12)
    • écrivez/tapez le nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental client
      • il s’agit du ministère ou de l’organisme auquel votre organisation fournit ou fournira des biens ou des services
    • Conseil : en ce qui concerne les appels d’offres sur AchatsCanada, le ministère ou l'organisme client est désigné comme l’entité utilisatrice finale.

  • Brève description du travail (doit être fournie lorsqu’on sélectionne les scénarios 1, 2, 4, 5 et 12)
    • écrivez/tapez une brève description du travail que la personne accomplira dans le cadre du contrat, du contrat de sous-traitance ou du contrat de location (un titre de poste n’est pas suffisant)

      Conseil : limitez l'utilisation d'acronymes.

Numéro du poste/concours/contrat

Ce champ est obligatoire pour toutes les demandes, sauf lorsqu’on sélectionne les scénarios 3, 6 et 7.

Si vous avez sélectionné le scénario 1, 2, 4, 5, 8, 9, 10, 11 ou 12, consultez la liste des scénarios pour déterminer le numéro que vous devez fournir.

Remarque

Le champ « numéro du poste/concours/contrat » n’est pas disponible si vous remplissez le formulaire à l’aide des services en direct de sécurité industrielle (SEDSI). Si votre organisation remplit le formulaire à l'aide des SEDSI, veuillez fournir le numéro de l’appel d’offres, de la demande de propositions (DP), de l’offre à commandes (OC), de l’arrangement en matière d'approvisionnement (AMA), du contrat, du contrat de sous-traitance ou du contrat de location lié au scénario que vous choisissez plutôt dans le champ « Justification de la demande ».

Reportez-vous aux exemples inclus dans la liste des scénarios pour vous assurer que vous fournissez les bonnes informations et le bon degré de détail. Les exemples fournis ci-dessous sont des scénarios composés et servent uniquement de référence.

Scénarios qui sont acceptés comme justification pour traiter les demandes d’enquête de sécurité sur le personnel

Ce qui suit est une liste des exemples d’exigences de sécurité valides auxquels les ASE et les remplaçants peuvent faire référence dans leurs demandes d’enquête de sécurité sur le personnel.

Scénario 1

Une demande spécifiquement liée à un appel d’offres actif qui exige que le soumissionnaire (c'est-à-dire, l’organisation qui prépare la soumission) indique le nom des ressources qu’il propose dans sa soumission et détienne des enquêtes de sécurité sur ces ressources nommées à la date de l’attribution du contrat.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • brève description du travail à accomplir
    • nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental
    • numéro de la DP, de l’appel d’offres ou de la sollicitation (uniquement pour les demandes des SEDSI)
  • Numéro du poste/concours/contrat (uniquement pour les demandes manuelles)
    • numéro de la DP, de l’appel d’offres ou de la sollicitation
  • Exemples d’une justification complète
    • scénario 1 – une personne est chargée de réaliser des activités d’expertise comptable judiciaire pour un contrat à venir de l’Agence du revenu du Canada (ARC)
      • numéro de l’appel d’offres – 123-4567
    • scénario 1 – une personne est chargée de produire un rapport annuel sur les dépenses du gouvernement concernant le Bureau du Conseil privé
      • numéro de l’appel d’offres – 123-4567

Scénario 2

Un travail effectué dans le cadre d’un contrat, d’un contrat de sous-traitance ou d’un contrat de location en cours comportant des exigences de matière de sécurité.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • brève description du travail à accomplir
      • pour toute tâche liée au métier, inclure un lieu de travail
    • numéro de contrat, de contrat de sous-traitance ou de contrat de location (uniquement pour les demandes des SEDSI)
  • Numéro du poste/concours/contrat (uniquement pour les demandes manuelles)
    • numéro du contrat, du contrat de sous-traitance ou du contrat de location
  • Exemples d’une justification complète
    • scénario 2 – demande, par le ministère de la Défense nationale (MDN), d’un électricien qui devra rénover le poste de garde de la base des Forces canadiennes de Winnipeg
      • numéro du contrat de sous-traitance – 123-4567
    • scénario 2 – une personne est chargée de cartographier des processus, des concepts d’opérations et des accords sur les niveaux de service
      • numéro du contrat – 123-4567

Scénario 3

Une demande d’enquête de sécurité concernant un cadre supérieur clé (CSC), ASE ou un ASER.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • rôle joué par la personne dans la sécurité (CSCASE ou ASER)
  • Numéro du poste/concours/contrat
    • sans objet pour les demandes manuelles ou des SEDSI
  • Exemples d’une justification complète
    • scénario 3 – nouveau CSC
    • scénario 3 – nomination en tant qu’ASE

Si votre organisation détient déjà une attestation de sécurité auprès du PSC et qu’elle doit demander une enquête de sécurité sur le personnel pour un nouvel ASE ou ASER en utilisant les SEDSI, votre organisation doit d’abord soumettre le formulaire de nomination approprié au PSC par courriel à tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Si votre organisation remplit la demande d’enquête de sécurité manuellement, vous devez envoyer la documentation relative à l’enquête de sécurité sur le personnel pour le nouvel ASE ou ASER avec le formulaire de nomination à tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Si votre organisation détient une attestation de sécurité d’installation et a un nouveau CSC à signaler, votre ASE ou ASER doit d’abord en informer le PSC par courriel à tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca avant de demander une enquête de sécurité sur le personnel pour cette personne dans les SEDSI. Si votre organisation remplit la demande d’enquête de sécurité manuellement, votre ASE ou ASER doit fournir la documentation relative à l’enquête de sécurité sur le personnel pour le nouveau CSC lorsqu’il signale le nouveau CSC par courriel à tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Obtenez de l'information sur :

Scénario 4

La demande concerne expressément une autorisation de détenir des renseignements. C'est-à-dire, que l’employé a besoin d’une cote de fiabilité ou d’une autorisation de sécurité pour avoir accès à la zone des opérations ou de sécurité.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • brève description du travail à accomplir
    • numéro du contrat, du contrat de sous-traitance ou du contrat de location (le cas échéant, uniquement pour les demandes des SEDSI)
  • Numéro du poste/concours/contrat (le cas échéant, uniquement pour les demandes manuelles)
    • numéro du contrat, du contrat de sous-traitance ou du contrat de location
  • Exemples d’une justification complète
    • scénario 4 – une personne sera chargée d’examiner des dessins secrets dans une zone de sécurité dans le cadre du contrat 123-4567 du MDN
    • scénario 4 – cet employé est un commis au courrier qui trie/délivre la correspondance qui a besoin d’une autorisation pour accéder à des zones d’opération et de sécurité

Scénario 5

Une demande liée spécifiquement à une OC ou à un AMA comportant des exigences de sécurité.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • brève description du travail à accomplir
    • numéro d’OC/d’AMA (uniquement pour les demandes des SEDSI)
  • Numéro du poste/concours/contrat (uniquement pour les demandes manuelles)
    • numéro d’OC/d’AMA
  • Exemples d’une justification complète
    • scénario 5 – fourniture de services de sécurité sur place dans des immeubles sécurisés du gouvernement
      • OCPN 1234567
    • scénario 5 – la personne sera une spécialiste des logiciels informatiques utilisés par le MDN
      • OC no 12345-6789012/001/DL

Scénario 6

Une lettre d’intérêt exigeant une cote de fiabilité ou une autorisation de sécurité.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • information générique sur le sujet
    • nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental
  • Numéro du poste/concours/contrat
    • sans objet pour les demandes manuelles ou des SEDSI
  • Exemple d’une justification complète
    • scénario 6 – réponse à une lettre d’intérêt pour laquelle nous devrons accéder à des renseignements Protégé B concernant le développement d’une nouvelle application logicielle pour l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC)

Scénario 7

Une consultation de l’industrie exigeant la communication de renseignements protégés ou classifiés.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • information générique sur la session
    • date de la session
    • nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental
  • Numéro du poste/concours/contrat
    • sans objet pour les demandes manuelles ou des SEDSI
  • Exemple d’une justification complète
    • scénario 7 – session de consultation dirigée par le MDN en avril 2022 concernant les achats militaires à venir
      • des renseignements classifiés feront l’objet de discussions pendant la session et exigeront des participants qu’ils détiennent une autorisation de sécurité de niveau Secret

Scénario 8

Une réunion ou une consultation de l’industrie classifiée dans le contexte de l’établissement d’un processus d’approvisionnement, comme une conférence des soumissionnaires.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • information générique sur l’activité
    • nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental
    • numéro de l’appel d’offres (si disponible, uniquement pour les demandes des SEDSI)
  • Numéro du poste/concours/contrat (si disponible, uniquement pour les demandes manuelles)
    • numéro de l’appel d’offres
  • Exemples d’une justification complète
    • scénario 8 – participation à une conférence des soumissionnaires dirigée par l’ARC au cours de laquelle on discutera des exigences du prochain contrat concernant les services en nuage
      • numéro de l’appel d’offres – 123-4567
    • scénario 8 – la personne accèdera à la base aérienne dans le cadre du processus d’approvisionnement lié à la modernisation des installations de maintenance et d’entreposage du MDN pour les nouveaux aéronefs militaires

Scénario 9

Une demande de renseignements comportant l’échange de renseignements protégés ou classifiés.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • information générique sur le sujet
    • nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental
    • numéro de référence ou l’appel d’offres (uniquement pour les demandes des SEDSI)
  • Numéro du poste/concours/contrat (uniquement pour les demandes manuelles)
    • numéro de référence ou l’appel d’offres
  • Exemple d’une justification complète
    • scénario 9 – demande de renseignements liée à la construction d’un bâtiment de haute sécurité pour le MDN, dont les plans seront échangés
      • numéro de l’appel d’offres – 123-4567

Scénario 10

Une invitation à se qualifier exigeant la communication de renseignements protégés ou classifiés.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • information générique sur le sujet
    • nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental
    • numéro de référence ou de l’appel d’offres (uniquement pour les demandes des SEDSI)
  • Numéro du poste/concours/contrat (uniquement pour les demandes manuelles)
    • numéro de référence ou de l’appel d’offres
  • Exemples d’une justification complète
    • scénario 10 – un employé participe à l’examen et à l’échange de renseignements protégés ou classifiés relatifs aux capacités techniques requises si l’on veut obtenir un contrat avec le MDN
      • numéro de l’appel d’offres – 123-4567
    • scénario 10 – la personne fait partie de l’équipe du soumissionnaire et devra examiner des renseignements protégés fournis par le Service canadien du renseignement de sécurité
      • numéro de référence – 1234567

Scénario 11

Une DP exigeant la communication de renseignements protégés ou classifiés.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • rôle dans le processus de DP
    • nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental
    • numéro de la DP (uniquement pour les demandes des SEDSI)
  • Numéro du poste/concours/contrat (uniquement pour les demandes manuelles)
    • numéro de la DP
  • Exemples d’une justification complète
    • scénario 11 – un chef de projet doit examiner des renseignements protégés dans le cadre de la DP 123-4567 de SPAC
    • scénario 11 – architecte impliqué dans l’énoncé de spécifications techniques pour la soumission d’offres protégées liées à la DP 123-4567 de SPAC

Scénario 12

Un appel d’offres qui n’est pas géré par SPAC et qui exige une enquête de sécurité à la date de clôture des soumissions.

  • Justification de la condition du contrôle de sécurité
    • numéro de scénario
    • brève description du travail à accomplir
    • nom du ministère ou de l’organisme gouvernemental
    • numéro de l’appel d’offres (uniquement pour les demandes des SEDSI)
  • Numéro du poste/concours/contrat (uniquement pour les demandes manuelles)
    • numéro de l’appel d’offres
  • Exemples d’une justification complète
    • scénario 12 – une personne sera chargée d’effectuer la mise à niveau d’un espace de bureau sécurisé
      • numéro d’appel d’offres géré par Environnement et Changement climatique Canada – 123-4567
    • scénario 12 – la personne chargée du nettoyage sera responsable de l’entretien de divers bâtiments sécurisés
      • numéro de l’appel d’offres géré par l’ASFC – 123-4567

Utiliser des contrats actifs pour demander une enquête de sécurité sur le personnel pour un contrat à venir

Les organisations peuvent seulement soumettre des demandes d’enquête de sécurité sur le personnel qui appartiennent à la liste de scénarios acceptables du PSC.

Contrat à mentionner si votre organisation a besoin d'embaucher quelqu'un pour travailler sur plusieurs contrats actifs avec des exigences de sécurité

L’ASE ou l’ASER doit citer en référence le contrat ou le contrat de sous-traitance auquel l’employé sera principalement affecté. Par exemple, si l’employé alloue 25 % de son temps au contrat A et 75 % au contrat B, l’ASE ou l’ASER doit faire référence au contrat B dans la section A du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F).

Modifications affectant la période de validité des enquêtes de sécurité sur le personnel

Ces changements n'affecteront pas la période de validité des enquêtes de sécurité sur le personnel. Les enquêtes de sécurité sur le personnel réalisées avant et après le 4 octobre 2021 continueront d’être valides jusqu’à la date indiquée sur le Formulaire du certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité (SCT/TBS 330-47F). On rappelle aux organisations qu’ils sont responsables de mettre fin aux enquêtes sur le personnel qui ne sont plus nécessaires et de faire le suivi des enquêtes existantes.

Modifications affectant le processus d’enquête de sécurité sur les organisations

Ces changements n'affecteront pas le processus d’enquête de sécurité sur les organisations. Les modifications au processus d’enquête de sécurité sur les organisations seront effectuées ultérieurement.

Modifications affectant le processus de sous-traitance

Ces changements n'affecteront pas le processus de sous-traitance. Le PSC continuera de réaliser les enquêtes de sécurité sur le personnel pour les ressources de sous-traitants légitimes assujettis à une exigence de sécurité valide pour aider l’entrepreneur principal ou le bailleur à respecter ses obligations contractuelles. Les responsables du PSC ont également entrepris un examen du processus de sous-traitance en vue de le rendre plus simple et plus souple pour les entrepreneurs principaux et les sous-traitants. L’information concernant le nouveau processus de sous-traitance amélioré sera bientôt présentée, mais pour l’instant, c’est le statu quo.

Copies exigées de tous les contrats de sous-traitance attribués comportant des exigences de sécurité

Le PSC continue d’exiger des copies de tous les contrats de sous-traitance attribués et de toutes les modifications aux contrats de sous-traitance comportant des exigences en matière de sécurité afin d’assurer la prestation efficace et opportune des services d’enquête de sécurité sur le personnel aux sous-traitants.

Les entrepreneurs principaux doivent envoyer une copie de leurs contrats de sous-traitance au PSC, y compris les copies de toute modification aux contrats de sous-traitance :

Organisations avec un contrat actif sans aucune trace dans la base de données du programme de sécurité des contrats

Le ministère responsable du contrat a la responsabilité de fournir au PSC une copie du contrat ou de la convention de bail, y compris toute modification afférente. Les organisations qui attribuent des contrats de sous-traitance comportant des exigences de sécurité à d’autres organisations sont responsables de fournir des copies de leurs contrats de sous-traitance au PSC.

Dans le cas des contrats et contrats de sous-traitance attribués à des organisations canadiennes par des gouvernements étrangers, des organisations internationales ou des fournisseurs étrangers, il incombe à l’organisation canadienne de fournir une copie du contrat ou du contrat de sous-traitance au PSC, y compris toute modification afférente.

Occasionnellement, le PSC ne reçoit pas de copie du contrat, du contrat de sous-traitance ou de la convention de bail. La saisie des renseignements contractuels dans la base de données du PSC peut également avoir été retardée. Si vous avez une copie de votre contrat, contrat de sous-traitance ou convention de bail, vous pouvez la transmettre au PSC à tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Incidence sur les fournisseurs canadiens qui soumissionnent pour des contrats étrangers comportant des exigences de sécurité internationales et de l’OTAN

Il n'y aura pas d'incidence. Les fournisseurs canadiens qui soumissionnent pour des contrats étrangers faisant intervenir des renseignements classifiés de l’étranger ou de l’OTAN doivent continuer d’assurer la liaison avec le PSC afin de s’assurer que la sollicitation ou le contrat étranger s’inscrit dans le cadre du PSC et de ses engagements internationaux.

À la demande d’un partenaire gouvernemental étranger, le PSC continuera à valider et à mettre à jour les autorisations de sécurité du fournisseur canadien ou à en établir des nouvelles, si le ministère étranger ou le fournisseur canadien peut démontrer que l’exigence relative à l’enquête de sécurité sur le personnel est liée à une activité d’approvisionnement légitime. Dans sa justification, le ministère étranger ou le fournisseur canadien doit présenter un numéro de contrat ou de sollicitation valide ou des détails sur le programme multinational.

Améliorer les délais des enquêtes de sécurité

En mettant en œuvre une approche plus ciblée pour les enquêtes de sécurité sur le personnel, le PSC s’attend à l’amélioration suivante pour les délais de traitement des demandes simples d’enquêtes de sécurité sur le personnel :

  • Cote de fiabilité
    • actuellement : 7 jours ouvrables, dans 85 % des cas
    • cible : 4 jours ouvrables, dans 85 % des cas
  • Autorisation de sécurité de niveau « Secret »
    • actuellement : 75 jours ouvrables, dans 80 % des cas
    • cible : 35 jours ouvrables, dans 80 % des cas

Ces délais de traitement plus courts ne sont pas de nouvelles normes de service; il s’agit d’objectifs fixés par le PSC, en fonction de projections, afin de mesurer son rendement. À mesure que le PSC mettra en œuvre les modifications, il surveillera son rendement et ajustera ses normes de services, si nécessaire.

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