Prise électronique obligatoire des empreintes digitales

Le Programme de sécurité des contrats (PSC) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) procède à des vérification de casier judiciaire, ce qui nécessite une prise d'empreintes électroniques. Prenez connaissance des situations quand et pourquoi la prise d'empreintes digitales est obligatoire et ainsi que des mesures que doivent prendre les demandeurs et les agents de sécurité. Découvrez également les problèmes qui peuvent survenir lors du processus de prise d’empreintes digitales et les retards de traitement que ces problèmes peuvent entraîner.

Sur cette page

Vidéo de formation : Changements au processus de vérification de casier judiciaire

Pourquoi la prise électronique d'empreintes digitales fait-elle maintenant partie du processus de vérification de casier judiciaire? Vos employés doivent-ils se soumettre à la prise électronique d'empreintes digitales?

Visionnez la vidéo de formation sur les changements apportés au processus de vérification de casier judiciaire pour apprendre comment vous conformer à cette exigence.

Au sujet de prise électronique obligatoire des empreintes digitales

La Gendarmerie royale du Canada (GRC), principal organisme responsable des demandes de renseignements relatives à l'application de la loi, a abolit le processus de vérification nominale des antécédents judiciaires. Elle le remplace par un nouveau processus de vérification de casier judiciaire par l'entremise de la prise électronique obligatoire des empreintes digitales.

Période de validité des résultats de la vérification de casier judiciaire

Les résultats de la nouvelle vérification de casier judiciaire, ainsi que le numéro de contrôle de document (NCD), transmis au PSC, sont valides pendant 1 an à compter de la date du prélèvement.

À l'intérieur de cette même année, tant que le NCD a été généré pour une enquête de sécurité sur le personnel traitée par le PSC, le NCD peut être utilisé de nouveau pour d'autres demandes d'enquête de sécurité telles que :

  • nouvelles autorisation de sécurité sur le personnel
  • demandes de renouvellement
  • demandes de mise à niveau

Remarque

Le NCD ne peut pas être transféré ou utilisé par d'autres ministères ou agences.

Coûts de la prise d'empreintes

La GRC ne perçoit pas les frais de traitement pour les empreintes digitales prises dans le cadre de la vérification du casier judiciaire pour les emplois ou contrats du gouvernement du Canada. Le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur indique clairement que les empreintes digitales sont prélevées dans le cadre d'une enquête de sécurité sur le personnel du gouvernement, et que les résultats seront transmis directement au PSC. Bien que la GRC ne perçoive aucuns frais de traitement, le tiers fournisseur de services dactyloscopiques exigera tout de même des frais pour ses services. Ces prix sont déterminés par le marché.

Les frais exigés varient d'un fournisseur à l'autre. Le PSC ne reçoit aucun financement des fournisseurs de services dactyloscopiques et ne tire pas profit de ces services. Les demandeurs qui ont besoin d'une enquête de sécurité sur le personnel doivent assumer les coûts de prélèvement.

Protéger l'identité du demandeur

Le PSC ne reçoit pas de copies des empreintes digitales des demandeurs. Le tiers fournisseur de service envoie les empreintes par voie électronique à la GRC. La GRC utilise ces empreintes pour faire une recherche dans leur base de données. La GRC donne seulement les résultats de cette recherche au PSC.

La GRC ne garde pas des copies des empreintes digitales des civils dans leur système. Dès que les vérifications du casier judiciaire sont complétées et que les résultats sont transmis au PSC, ces résultats sont supprimés du système de la GRC. Les copies des empreintes digitales des civils ne seront en aucun temps conservées dans la base de données de la GRC.

Concordance avec les résultats de la vérification du casier judiciaire du demandeur

La GRC transmettra les résultats de la vérification de casier judiciaire directement au PSC. Celui-ci utilisera le NCD fourni par le demandeur ainsi que sa date de naissance pour faire correspondre la demande d'enquête de sécurité du personnel aux résultats fournis par la GRC. Ces données doivent être exactes et correspondantes afin que la demande d'enquête de sécurité puisse être traitée.

Le PSC recommande aux demandeurs de demander une copie de la fiche de transaction de soumission des résultats électroniques (SRE) de la GRC, qui précise le NCD du demandeur et confirme l'emplacement où seront envoyés les résultats de la vérification de casier judiciaire. Ce document pourrait permettre de valider le NCD associé aux résultats de la vérification de casier judiciaire du demandeur et aider le PSC à cerner tout enjeu potentiel de mise en correspondance.

Si les données soumises ne sont pas exactes, le PSC contactera l'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER) avec des instructions sur la façon de résoudre le problème et d'éviter d'autres retards de traitement.

Remarque

Il est important de s'assurer que le numéro indicatif unique de l'agence émettrice (IND), qui se trouve aussi sur le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur, soit correctement entré dans le système du tiers fournisseur de service lorsque les empreintes digitales sont soumises à la GRC. L'IND de SPAC est PQ80800. Le numéro de contrôle du document permet d'envoyer les résultats de la vérification de casier judiciaire du demandeur directement des bases de données de la GRC au PSC à des fins de traitement.

Il est très important de se rappeler que le PSC ne peut pas faire correspondre les résultats de la vérification de casier judiciaire du demandeur à sa demande si, lorsque la prise d'empreintes a été effectuée et que le NCD a été généré, le système du prestataire de service n’a pas inclus le numéro de référence PQ80800.

En savoir plus sur les raisons du défaut de concordance avec le NCD qui peuvent entrainer des retards dans le traitement d'une demande d'enquête de sécurité sur le personnel nécessitant des empreintes digitales électroniques.

Trouver un fournisseur de services de dactyloscopie électronique

Consulter la liste pour trouver les fournisseurs de services autorisés à soumettre électroniquement des empreintes digitales directement à la GRC.

Trouver une entreprise de prise d'empreintes digitales accréditée par la GRC.

Quand les empreintes digitales sont requises

Veuillez lire attentivement les critères et conditions.

Nouvelles demandes

Des empreintes digitales seront requises pour toutes les nouvelles demandes d'enquêtes de sécurité (cote de fiabilité, autorisation de sécurité Secrète ou Très Secrète).

Demandes de mise à niveau

La prise électronique d'empreintes digitales sera aussi obligatoire pour les mises à niveau.

Les demandes de mise à niveau comprennent celles présentées par un employé qui demande une enquête de sécurité sur le personnel de niveau supérieur à celle qu'il détient.

Remarque

Puisque les résultats de la vérification du casier judiciaire seront valides pour une période d'un an, les personnes qui demandent une mise à niveau avec le PSC à l'intérieur d'un an, ne seront pas tenues de fournir de nouvelles empreintes digitales. Le PSC utilisera les résultats de la GRC des empreintes digitales précédentes pour traiter les demandes de mise à niveau.

Demandes de renseignement d'origine électromagnétique

Le processus de vérification de casier judiciaire n'affecte pas les demandes d'accès spécial SIGINT. Les empreintes digitales par voie électronique sont toujours obligatoires pour les demandes d'accès spécial SIGINT.

Demandes de réactivation

La prise électronique d'empreintes digitales est obligatoire pour réactiver les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel inactives depuis plus d'un an.

Les demandes de réactivation concernent les employés ayant détenu une enquête de sécurité dans une entreprise du secteur privé inscrite dans le PSC.

On considère un enquête de sécurité sur le personnel comme inactive lorsqu'une cessation est soumise au PSC pour l'employé en question.

Demandes de mises à jour (renouvellement)

Pour de telles demandes, la prise électronique d'empreintes digitales est obligatoire, sauf dans les cas où le demandeur a déjà fait l'objet d'une vérification de casier judiciaire par l'intermédiaire du PSC au cours de l'année précédant la date de soumission de la demande de mise à jour (renouvellement).

Quand les empreintes digitales ne sont pas requises

Veuillez lire attentivement les critères et conditions.

Demandes de transfert

La prise électronique d'empreintes digitales n'est pas obligatoire pour des demandes de transfert, sauf si l’enquête de sécurité sur le personnel du demandeur doit être mise à jour (renouvellement).

On utilise une demande de transfert lorsqu'une organisation doit transférer l’enquête de sécurité sur le personnel d'un employé auprès d'un autre ministère ou agence du gouvernement du Canada.

Demandes de duplication

La prise électronique d'empreintes digitales n'est pas obligatoire pour ce type de demande à moins d'un changement de situation.

Consultez l’Annexe A : Lignes directrices sur les responsabilités des agents de sécurité d’entreprise et des agents de sécurité d'entreprise remplaçants – section VI.D Changement dans la situation personnelle pour en apprendre davantage sur les changements de situation.

Une demande de duplication est utilisée lorsqu'un organisme doit dupliquer l’enquête de sécurité sur le personnel d'un employé auprès d'une autre organisation du secteur privé.

Apprenez-en plus sur le processus des demandes de duplication.

Demandes d'accès spécial aux niveaux Organisation du Traité de l'Atlantique Nord et Control of Secret Material in an International Command Très secretNote de bas de page 1

Comme ces demandes ne constituent pas une mise à niveau, les postulants qui demandent un accès spécial aux niveaux Organisation du Traité de l'Atlantique Nord et Control of Secret Material in an International Command (COSMIC) n'ont pas besoin de fournir leurs empreintes digitales s'ils détiennent déjà une autorisation de sécurité Secrète ou Très secrète.

Remarque

Des mesures supplémentaires peuvent s'appliquer selon l'exigence.

Comment soumettre une demande d'enquête de sécurité sur le personnel exigeant la prise électronique d'empreintes digitales

Veuillez suivre les étapes suivantes lorsque les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel exigent la prise électronique d'empreintes digitales.

Étape 1

L'ASE ou l'ASER détermine si un employé doit demander une attestation/cote de sécurité du personnel.

Étape 2

L'ASE ou ASER remet le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur à l'employé (le demandeur).

Étape 3

L'employé remet le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur et 2 pièces d'identité délivrés par le gouvernement à une des compagnies de dactyloscopie accréditées.

Au moins une de ces pièces doit comporter une photo.

Les pièces d'identité suivantes, émises par le gouvernement du Canada, sont acceptées :

  • passeport valide
  • carte de citoyenneté
  • permis de conduire
  • carte de résident permanent
  • autre pièce d'identité délivrée par le gouvernement, émise au Canada et indiquant la date de naissance

Remarque

Les cartes d'assurance-maladie provinciale ne sont pas acceptées.Note de bas de page 2

Étape 4

Le fournisseur de services procède à la prise électronique des empreintes digitales. Une confirmation, NCD, est générée et indiqué sur le reçu du fournisseur de services. Le fournisseur de service doit inscrire le NCD à 20 chiffres sur le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur.

Remarque importante : Il est très important que l'employé reçoive l'original du reçu du fournisseur de services avec le NCD ou une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur comportant le NCD.

Le PSC recommande aux demandeurs de demander une copie de la fiche de transaction de SRE de la GRC qui précise le NCD du demandeur et confirme l'emplacement où seront envoyés les résultats de la vérification de casier judiciaire.

Veuillez conserver des copies de tous les documents associés à l'empreinte digitale jusqu'à ce que la demande de l'employé ait été complétée.

Étape 5

Le fournisseur de services transmet les empreintes digitales du demandeur à la GRC par voie électronique.

Si le demandeur travaille dans une région éloignée au Canada, ses empreintes peuvent être prises sur papier dans un bureau de la GRC d'une région éloignée. Le demandeur devra envoyer les copies de ses empreintes sur papier et encre à un bureau central de fournisseur de services. Veuillez vous assurer que le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur soit attaché au formulaire (papier et encre) des empreintes qui est envoyé au bureau central. Le fournisseur de services du bureau central procèdera alors au balayage des empreintes et les soumettra électroniquement à la GRC.

Dans un cas comme celui-ci, le NCD généré par la prise d'empreintes digitales doit être inclus dans la demande d'enquête de sécurité du personnel.

Étape 6

Le demandeur remet une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur ou le reçu à l'ASE ou ASER. L'ASE ou ASER fait alors une demande d'enquête de sécurité sur le personnel ou d'attestation de sécurité du personnel par voie électronique par l'intermédiaire du système des services en direct de sécurité industrielle (SEDSI).

Soumission des formulaires remplis en ligne (recommandé)

La soumission des formulaires en ligne est un service pratique et efficace qui accroit la précision des demandes et permet au Programme de procéder plus rapidement.

Pour les demandes électroniques

L'ASE ou ASER doit inscrire le numéro de confirmation de 20 chiffres dans le système SEDSI.

Remarque

Pour les demandes de renouvellement et les mises à niveau, vous devez entrer le NCD même si la case du NCD n'est pas obligatoire.

Pour les demandes manuelles

Le PSC recommande à l'ASE ou ASER :

  • inscrire le NCD sur le formulaire d'enquête de sécurité de l'employé
  • de soumettre, comme pièces justificatives, avec le(s) formulaire(s) d'enquête de sécurité sur le personnel :
    • une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur ou une copie du reçu du fournisseur de service
    • une copie de la fiche de transaction de SRE de la GRC
      • il est très important que le destinataire soit identifié comme étant SPAC (numéro de référence PQ80800)
      • si les résultats ne sont pas envoyés à cette destination, le PSC ne pourra pas faire correspondre la demande d'enquête de sécurité sur le personnel aux résultats de la vérification de casier judiciaire
Remarque

Les soumissions de formulaires remplis à la main peuvent être assujetties à des délais de traitement.

Dans les 2 cas

Le NCD est requis pour prouver que les empreintes digitales ont été prélevées électroniquement et pour permettre au PSC de faire correspondre les résultats de la GRC à la demande en question.

Étape 7

Le PSC examine la demande d'enquête de sécurité sur le personnel procède aux autres vérifications et détermine si la demande peut être accordée. Si la demande est accordée, l'ASE ou ASER en est avisé, et l'on demande à l'employé (demandeur) de lire et de signer le certificat de sécurité.

Retards dans le traitement d'une demande d'enquête de sécurité sur le personnel nécessitant des empreintes digitales électroniques

Le PSC connaîtra des retards dans le traitement d’une demande d’enquête de sécurité sur le personnel exigeant des empreintes digitales électroniques lorsque le DCN fourni pour la demande d’empreintes digitales du demandeur ne concorde avec aucun des résultats de la vérification du casier judiciaire reçus de la GRC.

Raisons possibles du défaut de concordance avec le NCD :

Pour que le PSC puisse donner suite à la demande d'enquête de sécurité sur le personnel, le demandeur doit contacter sans tarder le fournisseur de services de prise d’empreintes digitales pour :

Assurer le traitement en temps opportun des demandes d’enquête de sécurité du personnel

Selon la nature du problème de concordance NCD identifié, l’ASE ou l'ASER devra suivre les instructions ci-dessous pour réduire les délais de traitement ultérieurs.

Toute information ou tout document justificatif requis doit être envoyé au PSC par courriel : ssidsfpformulaires-.isspssdforms@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Si le fournisseur de services de prise d’empreintes digitales a saisi le mauvaisNote de bas de page 5 IND ou si le NCD a été créé il y a plus de 12 mois

L’ASE ou l’ASER devra :

  • envoyez le demandeur faire reprendre ses empreintes digitales
  • s'assurer que le demandeur apporte le formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur (FDPEDD) à son rendez-vous
  • rappeler au demandeur de demander au fournisseur de services de prise d'empreintes digitales une copie de la fiche de transaction de SRE de la GRC

Une fois ces étapes terminées, l’ASE ou l’ASER doit envoyer un courriel au PSC avec :

  • le nouveau NCD
  • le FDPEDD rempli
  • la fiche de transaction de SRE de la GRC

Les résultats de la vérification du casier judiciaire ont été envoyés directement à l'adresse domiciliaire du demandeur

L'ASE ou l'ASER doit envoyer un courriel au PSC avec :

  • une copie des résultats de la vérification du casier judiciaire qui ont été envoyés au domicile du demandeur
Remarque

Le PSC peut également demander la copie papier originale à une date ultérieure.

Le NCD a été incorrectement saisi dans le formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel

L’ASE ou l'ASER doit envoyer un courriel au PSC avec:

  • le NCD corrigé

Le nom et/ou la date de naissance figurant dans la demande de prise d'empreintes digitales du demandeur diffèrent des informations dans la demande de vérification de sécurité

L’ASE ou l'ASER doit envoyer un courriel au PSC avec une copie d'une

  • pièce d’identité gouvernementale valide du demandeur qui confirme son
    • nom de famille
    • prénom
    • date de naissance

Le PSC pourra ainsi remédier aux incohérences entre la demande de vérification de sécurité et les résultats de la vérification du casier judiciaire.

N'arrivez pas par ailleurs à trouver la cause du défaut de concordance avec le NCD

L’ASE ou l'ASER doit envoyer un courriel au PSC avec :

  • le formulaire d’autorisation/de consentement d'un tiers signé par le demandeur

Le PSC pourra ainsi contacter les Services canadiens d'identification criminelle en temps réel (SCICTR) de la GRC au nom du demandeur pour trouver la cause du défaut de concordance.

Remarque

Sachez qu’il nous faudra peut-être attendre des semaines ou des mois avant de recevoir une réponse des SCICTR. Si le demandeur ne peut pas attendre aussi longtemps, nous recommandons que l'ASE ou l'ASER envoie le demandeur faire reprendre ses empreintes digitales et de suivre les consignes déjà énoncées.

Si vous avez des questions, communiquez avec le centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats.

Apprenez-en plus sur la prise électronique obligatoire des empreintes digitales

Renseignements supplémentaires

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