À quel moment les sous-traitants doivent s’inscrire au Programme des marchandises contrôlées
Apprenez à quel moment les sous-traitants doivent s’inscrire au Programme des marchandises contrôlées (PMC) et examinez différents scénarios pour vous aider à déterminer si une inscription est nécessaire.
Sur cette page
- Définitions
- Exigences en matière d’inscription d’un sous-traitant
- Scénarios
- Renseignements supplémentaires
Définitions
Les sous-traitants ne sont pas considérés comme des administrateurs, des cadres ou des employés de leur client, c'est-à-dire d'une personne inscrite au PMC. Ils s’engagent par contrat à fournir des biens et/ou des services aux personnes inscrits au PMC, et peuvent inclure, notamment :
- des employés de cafétéria;
- des préposés à l’entretien;
- des paysagistes;
- des corps de métier, par exemple des peintres, des plombiers, des soudeurs et des électriciens;
- le personnel d’entretien de biens immobiliers;
- des gardiens de sécurité;
- le personnel recommandé par une agence de placement.
Exigences en matière d’inscription d’un sous-traitant
Un sous-traitant doit s’inscrire au Programme des marchandises contrôlées s’il a l’intention d’examiner, de posséder ou de transférer, c'est-à-dire d'accéder, à des marchandises contrôlées (y compris les données techniques associées aux marchandises contrôlées) au Canada. Un sous-traitant n’est pas un employé et ne doit donc pas faire l’objet d’une évaluation de sécurité par l’entreprise cliente. Un sous-traitant doit être inscrit avant de se voir accorder l’accès à des marchandises contrôlées, à moins qu’il ne soit exempté ou exclu du programme. Cette exigence d’inscription est conforme à la Loi sur la production de défense (LPD) et au Règlement sur les marchandises contrôlées (RMC).
Lorsque les sous-traitants ne satisfont pas à l’exigence d’inscription au PMC, il incombe à l’inscrit au PMC de s’assurer qu’il n’y a pas d’examen, de possession ou de transfert non autorisé de marchandises contrôlées pendant la période du contrat.
Les inscrits au PMC doivent faire preuve de diligence raisonnable et prendre les mesures prévues dans leur plan de sécurité pour protéger les marchandises contrôlées contre tout accès non autorisé. Le plan de sécurité est soumis à l’examen d’un inspecteur du PMC et doit être conforme à la LPD et au RMC.
Scénarios
Explorez les scénarios différents pour aider à déterminer si l’inscription des sous-traitants dans le PMC est nécessaire.
Scénario A
Votre entreprise prévoit embaucher un sous-traitant pour la fourniture de service d’entretien ménager. Il y a des marchandises contrôlées dans vos installations et vous êtes une entreprise inscrite au PMC.
Question
Puisque les travaux seront effectués près de l’endroit où des marchandises contrôlées sont entreposées dans vos installations, le sous-traitant doit-il s’inscrire au Programme?
Réponse
Le sous-traitant qui fournit des services d’entretien ménager n’a pas à s’inscrire puisqu’il n’aura pas à examiner, à posséder ou à transférer de marchandises contrôlées. Toutefois, votre entreprise est responsable de la protection des marchandises contrôlées dans vos installations et de s’assurer qu’aucune personne non autorisée les examine, les possède ou les transfère. En outre, vous devez inclure dans votre plan de sécurité des mesures pour cerner et traiter tout risque associé à la présence du sous-traitant dans vos installations.
Scénario B
Votre entreprise prévoit embaucher un sous-traitant pour fabriquer les trains d’atterrissage d’avions-chasseurs militaires.
Question
Puisque le sous-traitant fabrique un composant d’une marchandise contrôlée, doit-il s’inscrire au Programme?
Réponse
Pour fabriquer le train d’atterrissage, le sous-traitant n’est pas tenu de s’inscrire si :
- ni les données techniques (comme les plans ou les devis techniques) que vous avez l’intention de fournir, ni le train d’atterrissage lui-même, ne sont considérés comme des marchandises contrôlées;
- le sous-traitant n’a pas l’intention d’examiner, de posséder ou de transférer des marchandises contrôlées.
Si le sous-traitant travaille dans vos installations, il incombe à votre entreprise de protéger les marchandises contrôlées sur place et de veiller à ce qu’il n’y ait pas d’accès non autorisé. En outre, vous devez inclure dans votre plan de sécurité des mesures qui cernent et atténuent tous les risques associés à la présence d’un sous-traitant dans vos installations. Toutefois, si le sous-traitant reçoit des données techniques sur les marchandises contrôlées pour fabriquer le train d’atterrissage à des fins d’intégration, il doit s’inscrire au Programme.
Pour l’installation du train d’atterrissage d’avions-chasseurs militaires ou la prestation des services de maintenance et d’entretien connexes, le sous-traitant doit s’inscrire au Programme s’il a l’intention d’examiner, de posséder ou de transférer des marchandises contrôlées, c’est-à-dire des avions-chasseurs militaires, pendant la durée de son contrat.
Scénario C
Votre entreprise prévoit embaucher une entreprise de sécurité pour fournir des services de sécurité sur place dans vos installations. Votre entreprise possède des marchandises contrôlées sur place et est inscrite au PMC.
Question
L’entreprise de sécurité est-elle tenue de s’inscrire au Programme?
Réponse
L’entreprise de sécurité doit s’inscrire si son personnel de sécurité a l’intention d’examiner, de posséder ou de transférer des marchandises contrôlées, notamment en détenant des combinaisons ou des cartes/clés d’accès qui permettent l’accès sans entrave aux marchandises contrôlées.
L’entreprise de sécurité qui est uniquement chargée de surveiller les entrées générales du site et les zones communes, sans possibilité d’accéder aux marchandises contrôlées, n’est pas tenue de s’inscrire au Programme. Toutefois, votre entreprise est responsable de la protection des marchandises contrôlées dans vos installations et de s’assurer qu’il n’y a pas d’examen, de possession ou de transfert non autorisé. En outre, vous devez inclure dans votre plan de sécurité des mesures pour cerner et traiter tout risque associé à la présence du sous-traitant dans vos installations.
Scénario D
Votre entreprise est inscrite au PMC et prévoit embaucher en sous-traitance des mécaniciens d’aéronefs par l’entremise d’une agence de placement pour fournir des services de maintenance sur les moteurs de turboréacteurs contrôlés. L'agence de placement fournit des mécaniciens d'aéronefs qui sont des entrepreneurs indépendants et non des employés de l'agence. L'agence de placement fournit également la preuve des évaluations de sécurité à votre entreprise.
Question
Les évaluations de sécurité menées par le représentant désigné de l'agence de placement sont-elles considérées valides par le PMC?
Réponse
Non. Bien que l’agence de placement soit inscrite au Programme, ces mécaniciens d’aéronefs ne sont pas embauché comme des employés puisque l'agence ne déduit pas l'impôt sur le revenu, l'assurance-emploi et les prestations de retraite de leur revenu de source. Par conséquent, les mécaniciens d'aéronefs doivent plutôt s'inscrire individuellement au PMC en tant qu'entrepreneurs indépendants avant d'accéder aux marchandises contrôlées de votre entreprise. Leurs évaluations de sécurité doivent être effectuées par le PMC plutôt que par le représentant désigné de l’agence de recrutement.
Scénario E
Votre entreprise de construction navale conclut un contrat avec le ministère de la Défense nationale pour effectuer des réparations sur une flotte de navires de la Marine royale canadienne. Votre entreprise prévoit embaucher en sous-traitance des soudeurs pour effectuer des réparations et des modifications à l’extérieur du navire. Votre entreprise a des marchandises contrôlées sur place et est inscrite au PMC.
Question
Comme les soudeurs n’examineront, ne posséderont ni ne transféreront de marchandises contrôlées, ni les données techniques connexes (comme les plans et les dessins), sont-ils tenus de s’inscrire au PMC?
Réponse
Les soudeurs, ou les membres de tout autre corps de métier, qui n’ont pas l’intention d’examiner, de posséder ou de transférer des marchandises contrôlées, ne sont pas tenus de s’inscrire. Toutefois, votre entreprise est responsable de la protection des marchandises contrôlées dans vos installations et de s’assurer qu’il n’y a pas d’examen, de possession ou de transfert non autorisé. En outre, vous devez inclure dans votre plan de sécurité des mesures pour cerner et atténuer tout risque associé à la présence du sous-traitant dans vos installations.
Remarque : Votre entreprise est toujours tenue de respecter toutes les autres exigences de sécurité prévues au contrat et applicables aux sous-traitants lorsqu’elle exécute des contrats gouvernementaux. Veuillez demander à votre autorité contractante de confirmer que les exigences de sécurité de votre entreprise sont suffisantes pour le contrat.