Avis spécial destiné aux sociétés d'État et autres 2024-001

Objet : Incidence des rapports de temps positif sur la pension et les rapports de temps positif

Date : Le 19 avril 2024

1. Objectif

1.1 Cet avis spécial vise à fournir des directives aux sociétés d’État et aux gouvernements territoriaux en ce qui concerne l’utilisation du rapport de temps positif (RTP) et son incidence sur la pension du participant au titre de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP).

1.2 En règle générale, les RTP ne devraient être utilisés que par les employés travaillant « selon les besoins ». Ce type de poste est défini ici : Situation d'emploi « selon les besoins ». Une fois qu’ils deviennent des participants, les employés doivent effectuer la totalité de leur semaine désignée de travail (SDT) et s’ils ont épuisé leur banque de congés payés ils doivent déclarer leurs heures non travaillées à titre de congé non payé (CNP). Les employés qui cotisent au régime de pensions doivent donc être payés au moyen du rapport sur les écarts à l'horaire plutôt que du RTP. Les employés embauchés pour une période de six mois ou moins et qui travaillent 12 heures ou plus par semaine sont admissibles au régime de pensions. Ils doivent également être payés par l’intermédiaire de l’outil de rapport sur les écarts à l'horaire et déclarer leurs périodes de CNP.

1.2.1 Exception : Les participants peuvent utiliser le RTP pendant une période de retour graduel au travail dans le cadre d’un régime de réadaptation. Si vous avez besoin d'aide pour déterminer le type de rapport à utiliser, communiquez avec les Services de soutien à l’employeur (SSE).

1.3 Le Centre des pensions du gouvernement du Canada a remarqué des cas où des employés cotisants (des participants) semblaient avoir utilisé le RTP. Dans de tels cas, les heures prévues à l’horaire qui n’ont pas été travaillées et les cotisations connexes ne sont pas prises en compte au titre de la pension du participant.

2. Contexte

2.1 Admissibilité au régime de pensions

2.1.1 Au moment de son embauche, un employé doit respecter certains critères pour être admissible au régime de pensions.

2.1.2 Pour déterminer son admissibilité, vous devez prendre en compte :

• le type et la nature de l'emploi (à temps partiel, à temps plein, saisonnier, selon les besoins);
• la durée de l'emploi (période indéterminée, période de six mois ou moins, période de plus de six mois);
• le nombre attendu d’heures de travail chaque semaine et l’utilisation de la semaine désignée de travail (SDT) ou de la semaine normale de travail (SNT).

2.1.3. Les employés embauchés pour travailler au moins 12 heures par semaine sont tenus de cotiser au titre de la LPFP :

• dès leur embauche s’ils sont nommés pour une période de plus de six mois;
• après six mois d’emploi continu s’ils ont été nommés initialement pour une période de six mois ou moins;
• après leur mise à pied saisonnière s’ils ont atteint les six mois requis pendant leur période de mise à pied.

2.1.4 S’il n’est pas possible de déterminer dès l’embauche le nombre d’heures que l’employé devra travailler par semaine, on considère qu’il s’agit d’une situation d’emploi « selon les besoins » ou « sur appel » aux fins de la pension.

• Les employés embauchés pour travailler « selon les besoins » ou « sur appel » et les employés à temps partiel embauchés pour travailler moins de 12 heures par semaine ne sont pas admissibles à cotiser en vertu de la LPFP.

2.1.5 Pour connaître tous les critères d’admissibilité, veuillez consulter : Employés tenus de cotiser.

2.2. Exigences relatives aux cotisations de retraite

2.2.1 Les employés qui cotisent au régime de pensions doivent verser le plein montant des cotisations de retraite pour leur SDT.

2.2.2 Les employeurs doivent payer la quote-part de l’employeur pour la totalité de la SDT, y compris les périodes de CNP ouvrant droit à pension.

2.3. Exigences relatives aux congés

2.3.1 Lorsque les participants n’effectuent pas la totalité de leur SDT, ils doivent présenter une demande de congé payé ou de CNP.

• Il incombe aux participants de présenter une demande pour toute période de CNP et de la faire approuver par leur employeur.
• Il incombe aux employeurs d’approuver et de gérer les congés payés ainsi que les CNP conformément aux différentes conventions collectives s’appliquant à leurs participants.
• Il incombe aux sociétés d’État d’effectuer la collecte et la remise des cotisations des participants et de l'employeur pour les périodes de congé de six jours ou moins.
• Il incombe au Centre des pensions du gouvernement du Canada de calculer les cotisations en souffrance au titre des CNP de plus de six jours et de fournir le calendrier de remboursement connexe aux sociétés d’État.

2.4. Incidences d’un Congé non payé non déclaré

2.4.1 Si l’employeur ne déclare pas correctement un CNP et que les cotisations en souffrance ne sont pas recouvrées en temps opportun, le participant, l’organisation qui l’emploie et la caisse de retraite seront touchés de manière défavorable.

• Si les cotisations de l’employeur ne sont pas payées conformément à la procédure normale, le budget de l’organisation sera touché à la cessation d’emploi du participant, lorsque les cotisations en souffrance seront découvertes.
• Le participant pourrait prendre des décisions de retraite fondées sur des estimations de pension erronées.
  • Le participant recevra de l’information inexacte sur les incidences liées au fait qu’il n’a pas travaillé toutes les heures prévues si le CNP n'est pas saisi correctement. Il pourrait ignorer qu’il doit payer des cotisations pour la période au cours de laquelle il n’a pas travaillé.
  • Si le CNP n’est pas déclaré correctement, la limite de CNP ouvrant droit à pension du participant au titre de la Loi de l’impôt sur le revenu pourrait être atteinte sans que le participant, l’employeur ni le Centre des pensions ne le sachent. Dans un tel cas, le participant pourrait prendre un CNP qui dépasse la limite sans être informé que celui-ci n’ouvre pas droit à pension. Une période de CNP à durée non-déterminée doit être rapportée lorsqu`un participant n’a pas une date de retour fixée. Cela assurera qu’un cas sera généré dans le système de pension si le participant atteint la limite aux fins de la Loi de l’impôt sur le revenu pendant la période de congé.

2.4.2 Pour les périodes de CNP de plus de six jours, une date de début et une date de fin doivent être saisies de manière à déclencher un cas de traitement de CNP au Centre des pensions. Les CNP saisis au jour le jour ne déclencheront pas de cas de traitement, de sorte que les cotisations en souffrance ne seront pas recouvrées en temps opportun. Si un cas n’est pas déclenché, il se peut que les cotisations en souffrance ne soient découvertes qu’à la cessation d’emploi du participant. Le participant pourrait devoir un montant important de cotisations de retraite, qui seraient déduites de ses prestations de retraite, ce qui lui laisserait moins d’argent que prévu.

3. Directives

3.1 Si un participant n’est pas en mesure de travailler le nombre d’heures convenu de sa SDT, il doit présenter une demande de congé payé ou de CNP.

3.2 Différentes possibilités s’offrent à l’employeur en fonction de la convention collective applicable. Ainsi, le participant peut :

• présenter une demande de congé payé (comme un congé pour obligations familiales ou un congé annuel) à l’égard du nombre d’heures non travaillées;
• prendre un congé non payé, y compris un congé avec étalement du revenu, ou un congé de transition à la retraite s’il y est admissible;
• modifier ses conditions d’emploi. Si le participant n’est pas en mesure de respecter sa SDT et qu’il n’est pas admissible à un CNP, il pourrait être nécessaire d’envisager une modification de ses conditions d’emploi. Son gestionnaire devra en discuter avec l’équipe de dotation des Ressources humaines ainsi qu’avec le participant.

3.3 Il est essentiel que l’employeur déclare les mouvements de CNP dans l’Outil de saisie des données de manière à suivre le rythme de versement des cotisations. Ainsi, le rapprochement des cotisations sera facilité, le Centre des pensions pourra donner du counselling fondé sur des renseignements à jour aux participants, et il pourra calculer leurs prestations avec exactitude.

4. Pour plus d’information

4.1 Si vous avez des questions, si vous avez besoin d’aide pour déterminer l’admissibilité au titre de la LPFP ou si vous souhaitez obtenir des précisions sur les règles et les exigences liées aux CNP, communiquez avec les Services de soutien à l’employeur (SSE).