Transaction liée à un congé non Payé

Une transaction liée à un Congé non payé (CNP) est utilisée pour signaler toutes les périodes de CNP de deux heures et plus à mesure qu'ils surviennent. Ceci inclus les congés ouvrant droit à pension et les congés n'ouvrant pas droit à pension ainsi que les périodes fermées ou ouvertes.

Il faut signaler les périodes de CNP fermées de six jours ou moins avec la Date de début et la Date de fin.

Il faut signaler les périodes de CNP ouvertes pour une période prolongée de plus de six jours.

Sur cette page

• Code modificatif pour congé non payé
• Commencer un congé non payé pour une période ouverte (plus que six jours)
• Saisie d'un congé non payé de moins de six jours
• Fermeture d'un congé non payé existant (arrêt)
• Supprimer un congé non payé existant affiché dans Penfax
• Changer le code de motif d'un congé non payé avec une nouvelle date d'entrée en vigueur
• Changer le code de motif d'un congé non payé en cours avec la date d'entrée en vigueur initiale
• Changer la date de fin d'un congé non payé existant
• Congé de maternité, congé parental, congé pour adoption et congé pour s'occuper d'un enfant
• Congé de réhabilitation

Code modificatif pour congé non payé

La transaction CNP peut faire les changements suivants :

• Commencer (modificatif C)
• Arrêter (modificatif S)
• Supprimer (modificatif D)
• Modifier (modificatif A)

Commencer un congé non payé pour une période ouverte (plus que six jours)

• Code modificatif : C
  • Code de motif de CNP : C (Maladie et invalidité)
  • Date de début : 2010-10-04 – indicatif AM/PM (1 ou 2)
  • Date de fin : Ne rien écrire (pour créer une période ouverte)

Erreur de saisie courante : Les périodes de CNP qui se chevauchent sont rejetées par Penfax et se produisent souvent quand deux types différents de congé sont saisis pour le même jour; soyez attentif à l’indicateur entré (AM/PM).

Exemple 1

Le code de congé non payé « Absent – Non payé » (n’ouvrant pas droit à pension) est saisi pour la période du 25-03-2014 01 au 25-03-2014 01 pour 2 heures de congé; dans cet exemple, le reste de la journée doit correspondre au code de congé non payé « Autre » (taux en double) et, souvent, doit être saisi pour la période du 25-03-2014 01 au 25-03-2014 02. Les indicateurs AM/PM se chevauchent, de telle sorte qu’une transaction s’enregistre correctement et que la seconde entraîne une erreur d’imputation.

Pour éviter une erreur d’imputation, le congé non payé doit porter le code « Absence – Non payé » et s’appliquer à la période du 25-03-2014 01 au 25-03-2014 01 et du 25-03-2014 02 au 25­-03-2014 02 en tant que congé « Autre » (non couvert).

Exemple 2

La transaction du congé non payé est entrée avec une Date d’entrée en vigueur ultérieure à la Date de fin et produit une erreur. Par exemple : Congé non payé établi du 21-12-2013 au 10­-01-2013 plutôt que du 21-12-2013 au 10-01-2014. Ce scénario fréquent fait en sorte que le congé couvre deux années.

Pour une liste de code de motif s'il vous plaît se référer à l'Avis spécial destiné aux sociétés d'état 2010-003 Annexe A (fichier d'importation CNP).

Saisie d'un congé non payé de moins de six jours

• Code modificatif : C
  • Code de motif de CNP : C (Maladie et invalidité)
  • Date de début : 2010-10-04 – indicatif AM/PM (1 ou 2)
  • Date de fin : 2010-10-06 – indicatif AM/PM (1 ou 2)
  • Indicateur H/J : H = Heures
  • Nombre d'H/J : 22.50

Pour une liste de code de motif s'il vous plaît se référer à l'Avis spécial destiné aux sociétés d'état 2010-003 Annexe A (fichier d'importation CNP).

Fermeture d'un congé non payé existant (arrêt)

• Code modificatif : S
  • Code de motif du CNP : code de motif original
  • Date de début : date de début originale
  • Date de fin : date finale du congé

Ne pas signaler le nombre d'heures/jours; le système de pension calculera automatiquement.

Ne pas laisser le champ « Date d’entrée en vigueur » vide, auquel cas le système attribuerait par défaut la date d’enregistrement des données dans le système des pensions. Cela produirait une transaction non valide.

Supprimer un congé non payé existant affiché dans Penfax

Pour supprimer un CNP, utilisez la Date du début du CNP existant.

Exemple 

• Code modificatif : D
  • Code de motif du CNP : code de motif original
  • Date de début : date de début originale
  • date de fin : Ne rien écrire

Changer le code de motif d'un congé non payé avec une nouvelle date d'entrée en vigueur

Pour modifier le Code de motif d'un CNP en cours, fermez le CNP existant et saisissez la prochaine période de CNP.

Exemple

Arrêtez un congé de maternité en signalant la date appropriée dans la zone Date de fin, puis commencez un congé parental avec le Code de motif de CNP approprié et la Date de début qui suit celle du congé précédent.

Étape 1

• Code modificatif : S
  • Code de motif du CNP : code de motif original (K – congé de maternité)
  • Date de début : date de début originale
  • Date de fin : 2010-12-19 – indicatif AM/PM (1 ou 2)

Étape 2

• Code modificatif : C
  • Code de motif du CNP : R (Congé parental non payé (dans les 52 premières semaines de la naissance ou de l'adoption))
  • Date de début : 2010-12-20 – indicatif AM/PM (1 ou 2)
  • Date de fin : Ne rien écrire

Pour une liste de code de motif s'il vous plaît se référer à l'Avis spécial destiné aux sociétés d'état 2010-003 Annexe A (fichier d'importation CNP).

Changer le code de motif d'un congé non payé en cours avec la date d'entrée en vigueur initiale

Le Code modificatif A est seulement utilisé pour changer le Code de motif et non la Date de début ou la Date de fin.

Exemple

Une employée est en congé de maladie non payé (code de motif C) alors qu'elle devrait être en congé de maternité non payé (code de motif K).

• Code modificatif : A
  • Code de motif du CNP : K (Congé de maternité)
  • Date de début : 2008-10-01 (obligatoire, doit être identique à la date initiale) – indicatif AM/PM
  • Date de fin : Ne rien écrire

Pour une liste de code de motif s'il vous plaît se référer à l'Avis spécial destiné aux sociétés d'état 2010-003 Annexe A (fichier d'importation CNP).

Changer la date de fin d'un congé non payé existant

Pour changer la Date de fin d'une période de CNP, supprimer d'abord le CNP initial puis créez-en un nouveau. Les mêmes transactions sont requises pour changer une Date de début existante.

Exemple

Il a été signalé dans l'Outil de saisie des données (OSD) que l'employé était en congé de maladie non payé (Code de raison C) du 2008-10-01 au 2008-10-15, mais il est réellement revenu au travail le 2008-10-13.

Étape 1

• Code modificatif : D
  • Code de motif du CNP : C (Maladie et invalidité)
  • Date de début : 2008-10-01 (obligatoire, doit être identique à la date initiale) - indicatif AM/PM (1 ou 2)
  • Date de fin : 2008-10-15 (obligatoire, doit correspondre à la date de fin originale du congé non payé) – indicateur AM/PM (1 ou 2)

Étape 2

• Code modificatif : C
  • Code de motif du CNP : C (Maladie et invalidité)
  • Date de début : 2008-10-01 (obligatoire) – indicatif AM/PM (1 ou 2)
  • Date de fin : 2008-10-13 – indicatif AM/PM (1 ou 2)

Pour une liste de code de motif s'il vous plaît se référer à l'Avis spécial destiné aux sociétés d'état 2010-003 Annexe A (fichier d'importation CNP).

Congé de maternité, congé parental, congé pour adoption et congé pour s'occuper d'un enfant

Les codes de motif de CNP K (Congé de maternité), R (Congé parental non payé (dans les 52 premières semaines de la naissance ou de l'adoption)), S (Congé d'adoption (dans les 52 premières semaines)) et 5 (Congé parental non payé pour soins d'un enfant seulement dans les 52 semaines suivant la naissance ou l'adoption) sont utilisés pour identifier les congés de maternité, les congés parentaux, les congés pour adoption et les congés pour soins d'un membre de la famille proche qui sont pris dans un délai de 52 semaines suivant la naissance ou l'adoption d'un enfant. Dans ces cas, le coût des cotisations de retraite est fixé au taux simple.

Le code de motif de CNP 3 est utilisé pour les congés parentaux qui sont pris après le délai de 52 semaines suivant la naissance ou l'adoption d'un enfant. Dans la plupart des cas, le coût des cotisations de retraite est fixé au taux double.

La date de naissance (DDN) ou date d'adoption (DDA) d'un enfant est requise pour établir la période de 52 semaines.

Aux fins de la pension, la date de naissance ou d'adoption est essentielle pour déterminer si le participant doit verser des cotisations de retraite au taux simple ou au taux double à l'égard d'un congé. Signaler la date de naissance ou d'adoption d'un enfant en utilisant la transaction liée à un congé non payé ou la transaction liée à une modification de la situation lorsque la date n'est connue qu'après le congé commencé.

Exemple

L'employée est en congé de maternité non payé (code de motif K) à partir du 12 décembre 2010. La date de naissance de l'enfant est le 19 janvier 2011 et seulement signalée le 26 janvier 2011.

Étape 1 (transaction Congé non payé)

• Code modificatif : C
  • Code de motif du CNP : K (Congé de maternité)
  • Date de début : 2010-12-12 (obligatoire) – indicatif AM/PM (1 ou 2)
  • Date de fin : Ne rien écrire

Étape 2 (transaction Modification de la situation)

• Date de début : 2011-01-19 (obligatoire) – indicatif AM/PM (1 ou 2)
• Date de fin : 2010-12-12 – indicatif AM/PM (1 ou 2)
• DDN/DDA – enfant : 2011-01-19

Si la date de naissance de l'enfant est seulement connue à la fin de la période de CNP, elle peut également être déclarée au moyen de la fonction « arrêt » de la transaction CNP :

• Code modificatif : S
  • Code de motif du CNP : ne rien écrire
  • Date de début : ne rien écrire
  • Date de fin : 2011-12-11 – indicatif AM/PM (1 ou 2)
  • DDN/DDA - enfant : 2011-01-19

Congé de réhabilitation

Les employés qui reviennent au travail sur un programme de réhabilitation approuvé (heures réduites) après une période de congé de maladie non payé continuent d'avoir l'option de ne pas payer leurs cotisations courantes au régime de pension et à la prestation supplémentaire de décès (PSD), et ce, jusqu'à ce qu'ils reprennent leur horaire de travail régulier.

Il choisit de ne pas payer ses cotisations courantes au régime de pension et à la PSD pendant son congé de réhabilitation :

Le Type de pension 62 (Réadaptation ou études) et le code de PSD 4 (Primes suspendues, programme de réadaptation) sont utilisés lorsqu'un employé revient au travail sur un programme de réhabilitation après une période de congé de maladie non payé et choisit de reporter ses cotisations courantes au régime de pension et à la PSD jusqu'à ce qu'il reprenne son horaire de travail régulier. Si vous modifiez le Type de pension à 62 (Réadaptation ou études) et le code de PSD à 4 (Primes suspendues, programme de réadaptation), Penfax ne cherchera pas l'affichage des cotisations. Les jours non travaillés durant le programme de réhabilitation ne doivent pas être déclarées à titre de CNP; les heures et le salaire doivent être modifiés dans l’OSD. Lorsque l'employé reprend son horaire de travail régulier, il faut envoyer un formulaire PWGSC-TPSGC 140 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) au Centre des pensions en vue d'attester la date de début et de fin de la période de réhabilitation. Le Centre des pensions calculera ensuite les manques à gagner découlant de la pleine période de réhabilitation.

Exemple

L'employé est en congé de maladie non payé (code de raison C) à compter du 2011-01-10 :

Transaction CNP :

• Code modificatif : C
  • Code de motif du CNP : C (Maladie et invalidité) (obligatoire)
  • Date de début : 2011-01-10 (obligatoire) – indicatif AM/PM (1)
  • Date de fin : ne rien écrire

Il est revenu au travail le 2011/06/18 sur un programme de réhabilitation et travaille trois jours par semaine. Il a choisi de reporter le paiement de ses cotisations au régime de pension et à la PSD jusqu'à ce qu'il reprenne son horaire de travail régulier.

Étape 1 (transaction Congé non payé)

• Code modificatif : S
  • Code de motif du CNP : ne rien écrire
  • Date de début : ne rien écrire
  • Date de fin : 2011-06-17 – indicatif AM/PM (1)

Étape 2 (transaction Modification de la situation)

• Transaction STS (changer type de pension de 01 (Moins de 35 ans de service (STS inférieure ou égale à 12 heures)) à 62 (Réadaptation ou études) et PSD de 1 (Admissible) à 4 (Primes suspendues, programme de réadaptation)) :
  • Date de début : 2011-06-18 – indicatif AM/PM (1)
  • Date de fin : ne rien écrire
  • PSD : 4 (primes suspendues, programme de réadaptation)
  • Type de pension : 62 (Réadaptation ou études)

Il reprend ses heures à temps plein à compter du 2011-08-06.

• Transaction STS (changer type de pension de 62 (Réadaptation ou études) à 01 (Moins de 35 ans de service (Semaine désignée de travail (SDT) inférieure ou égale à 12 heures)) et PSD de 4 (Primes suspendues, programme de réadaptation) à 1 (Admissible)) :
  • Date de début : 2011-06-18 – indicatif AM/PM (1)
  • Date de fin : ne rien écrire
  • PSD : 1 (Admissible)
  • Type de pension : 01 (Moins de 35 ans de service (SDT inférieure ou égale à 12 heures))

Il choisit de continuer à payer ses cotisations courantes au régime de pension et à la Prestation supplémentaire de décès pendant son congé de réhabilitation

Si un employé choisit de payer ses cotisations courantes au régime de pension et à la PSD pendant son congé de réhabilitation, il n'y a aucune modification à apporter à son compte. Aucun formulaire PWGSC-TPSGC 140 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) n'est requis et les jours pendant lesquels il ne travaille pas au cours du programme de réhabilitation ne sont pas déclarés à titre de CNP. Il faut recueillir les cotisations actuelles au régime de pension et à la PSD pour l'ensemble de la période.

On recommande aux employés de ne pas contribuer à leur régime de pension et de prestations supplémentaires de décès durant un congé de réhabilitation. Le Centre des pensions calculera les cotisations à effectuer pour toute la période du congé de réhabilitation. Cela évite à l’employé de rembourser les cotisations en double (par l’intermédiaire de l’employeur et du Centre des pensions).