À propos des exigences de vérification de l'identité

Dans cette section

• Processus de vérification de l’identité
• Délégation de responsabilité
• Propriétaires unique
• Sous-traitants

Processus de vérification de l’identité

Pour vérifier l'identité d'un employé, l’ASE ou l’ASER doit prendre les mesures suivantes :

• obtenir 2 pièces d’identité de l’employé (l’une devant comprendre une photo)
  • 1 preuve de l’identité essentielle
  • 1 preuve à l’appui de l’identité valide
• examiner les documents pour confirmer qu’ils sont valides (c’est-à-dire, non expirés) et qu’ils ont été délivrés par des autorités gouvernementales au Canada, comme un bureau de l’état civil ou un organisme de réglementation provincial
• veiller à ce que les renseignements contenus dans les 2 documents soient uniformes et ne semblent pas avoir été altérés ni modifiés
• s’assurer que les renseignements contenus dans les 2 documents correspondent aux renseignements fournis par l’employé dans leurs formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel
• conserver des copies de chaque pièce d’identité dans le dossier d’enquête de sécurité sur le personnel de l’employé aux fins de vérifications
• confirmer l’identité de l’employé en remplissant la partie du représentant de la section C(1.) du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F).

Délégation de responsabilité

Les ASE ou l'ASER de l'organisation doivent effectuer eux-mêmes les vérifications d'identité et d'antécédents, ou déléguer la responsabilité à leur service des ressources humaines ou à un tiers prestataire de services.

Si l’ASE ou l’ASER délègue la responsabilité, ils sont tenus de s'assurer que toutes les vérifications nécessaires ont été effectuées et documentées dans le dossier de la personne avant de soumettre la demande d’enquête de sécurité sur le personnel.

Propriétaires unique

Dans le cas des propriétaires uniques (également appelés entreprises individuelles), dont l’ASE est le seul employé de l'organisation, la vérification de l'identité de l’ASE sera effectuée par le PSC. Tel qu’indiqué dans la nomination d'un agent de sécurité, tous les ASE qui soumettent une demande d’enquête de sécurité en leur nom doivent également soumettre des copies d’une pièce d'identité essentielle et d’une preuve à l’appui de l'identité accompagnées de leur(s) formulaire(s) d’enquête de sécurité rempli(s).

Sous-traitants

Les ASE et ASER doivent seulement vérifier l'identité de leurs propres employés qui ont besoin d'une cote ou d’une attestation de sécurité. Les sous-traitants, y compris les consultants, doivent faire l'objet d'une enquête de sécurité et faire en sorte que leur propre ASE ou ASER effectue les vérifications nécessaires pour leurs employés.

En savoir plus sur les exigences de sécurité des sous-contrats.

Dans cette section

• Preuve de l’identité requis
• Preuve de l’identité essentielle
• Preuve à l’appui de l’identité
• Autres vérifications nécessitant une preuve d'identité

Preuve de l’identité requis

La personne doit fournier deux pièces de preuve de l’identité :

• 1 pièce de l'identité essentielle
• 1 pièce à l’appui de l'identité

Au moins une des 2 pièces d’identité doit contenir la photo de la personne.

Preuve de l’identité essentielle

Une preuve de l’identité essentielle est une pièce d'identité, délivrée par une source autoritaire canadienne, qui établit les informations d'identité essentielles, telles que :

• le prénom
• le nom
• la date de naissance
• le sexe
• le lieu de naissance

Preuve à l’appui de l’identité

Une preuve à l’appui de l’identité est une pièce d’identité, délivrée par une source autoritaire canadienne, qui corrobore les informations fournies par la preuve de l’identité essentielle et relie les informations d’identités essentielles à une personne. La preuve l'appui de l'identité fournit des informations supplémentaires telles qu'une :

• photo
• une signature
• l'adresse actuelle

Autres vérifications nécessitant une preuve d'identité

Même si les postulants ont fourni des preuves de leur identité pour d'autres vérifications (c'est-à-dire les empreintes digitales), l’ASE ou l'ASER doit tout de même vérifier l'identité de l'employé dans le cadre du processus de vérification des antécédents.

Par exemple, un fournisseur de services de prise d'empreintes digitales peut ne pas avoir vérifié les preuves d'identité essentielle et les preuves à l’appui de l’identité appropriées, car il n'est pas soumis à cette exigence du SCT.

Dans cette section

• Documents suspects non authentiques ou non vérifiables
• L'individu ne s'identifie pas comme un sexe spécifique
• Travailleurs ou étudiants étrangers temporaires
• Résidents permanents
• Réfugiées
• Preuve à l’appui de l’identité pour les mineurs au Québec
• Preuve de l’historique d'immigration
• Documents photocopiés comme preuve d’identité

Documents suspects non authentiques ou non vérifiables

Si l’ASE ou l’ASER ne peut pas vérifier correctement l’identité d’un employé et confirmer avec certitude que l’employé est la personne qu’il affirme être, il doit arrêter le processus de filtrage et ne doit pas soumettre la demande d’enquête de sécurité au PSC.

Par exemple, l’ASE ne devrait pas demander une enquête de sécurité pour le postulant qui :

• n’est pas en mesure de présenter les preuves requises d’identité à son ASE ou ASER
• si l’information qui se trouve dans ses documents d’identité est incohérente, comme
  • le nom de famille et le prénom au complet
  • la date de naissance
  • le lieu de naissance (le cas échéant)

La même chose s’applique s’il y a des incohérences entre les documents d’identité et les formulaires d'enquête de sécurité qui ne sont pas attribuables à des coquilles ou à des erreurs accidentelles de saisie de données. Par exemple, si le nom, la date de naissance, le lieu de naissance et/ou la citoyenneté que le postulant a indiqués sur ces formulaires sont complètement différents de ce qui est indiqué dans ces documents d’identité, et s’il ne peut pas fournir d’explication logique pour justifier cette divergence, l’ASE ou l’ASER ne devraient pas continuer la demande d’enquête de sécurité.

L'individu ne s'identifie pas comme un sexe spécifique

Le SCT élabore actuellement de nouveaux formulaires d’enquête de sécurité et inclura une nouvelle catégorie de genre (sexe « X ») pour les personnes qui ne s'identifient pas en tant qu'homme ou femme. D’ici-là, si une personne ne s’identifie pas en tant qu’un sexe en particulier, elle doit indiquer son sexe légal sur le formulaire tel qu’il apparaît sur sa preuve d’identité, par exemple sur son passeport ou son permis de conduire.

Travailleurs ou étudiants étrangers temporaires

Dans le cas d'un travailleur ou étudiant étranger temporaire, l’ASE ou ASER peut accepter un certificat de naissance étranger comme preuve de l'identité essentielle. Pour satisfaire aux exigences en matière de photos, l’ASE et l’ASER peut également accepter un passeport ou un permis de conduire étranger en plus du visa de travail ou d’étude temporaire.

Résidents permanents

Avant 2002, une fiche d’établissement était délivrée aux nouveaux résidents permanents au Canada. Depuis 2002, les nouveaux résidents permanents reçoivent un document de confirmation de résidence permanente.

Si une personne ayant obtenu une fiche d’établissement avant 2002 a quitté le Canada de façon permanente et y est retournée à titre de nouveau résident permanent après 2002, elle est censée avoir obtenu un document de confirmation de résidence permanente, qui est une preuve de l’identité essentielle acceptée. Toutefois, si la personne a perdu son statut de résidente permanente et est retournée au Canada à titre temporaire, elle ne peut pas présenter la fiche d’établissement antérieure.

Réfugiées

Découvrez quel type de documents peut être accepté par le PSC pour satisfaire aux exigences de vérification de l’identité dans le cas des réfugiés réinstallés au Canada en tant que résidents permanents ainsi que les individus demandeurs d’asile au Canada.

Preuve à l’appui de l’identité pour les mineurs au Québec

Les travailleurs n’ayant pas atteint l’âge de la majorité au Québec doivent fournir 1 preuve d'identité essentielle et 1 preuve à l’appui de l'identité à l’ASE ou ASER afin de vérifier leur identité. Bien que le Québec ne délivre pas de cartes photo provinciales pour les non-conducteurs, les travailleurs qui ont moins de 18 ans peuvent satisfaire à l'exigence de vérification de l'identité avec d'autres preuves d'identité valides à l'appui qui contiennent une photo comprenant :

• passeport canadien
• permis de conduire
• autorisation d'étude / permis d'étude (Fiche du visiteur)
• autorisation de travail / permis de travail (Fiche du visiteur)
• permis d'armes à feu pour mineurs (doit avoir entre 12 et 17 ans)
• carte NEXUS

Si un travailleur mineur au Québec n'est pas en mesure de présenter la documentation requise pour satisfaire à l'exigence de vérification d'identité, l'ASE ou l'ASER est responsable de contacter le parent ou le tuteur légal pour valider l'identité du postulant et confirmer sa relation avec lui.

L'ASE ou l'ASER doit également s'assurer que le parent ou le tuteur légal a signé l’énoncé de Loi sur la protection des renseignements personnels du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F) et indiqué sa relation avec le postulant à côté de sa signature. Pour les demandes soumises dans le portal des services en direct de sécurité industrielle (SEDSI), l’ASE ou l’ASER doit soumettre une copie du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel signée par le parent ou le tuteur légal, même si le postulant a signé son formulaire électroniquement dans le portail des SEDSI.

Preuve de l’historique d'immigration

Un document de vérification du statut peut être utilisé lorsqu'un postulant doit fournir une preuve de renseignements historiques sur l'immigration, comme la date et le lieu d'entrée au Canada. Ce n'est pas un document d'identité et, en tant que tel, il n'est pas accepté comme preuve d’identité essentielle ou à l'appui de l'identité.

Si une personne perd son ou ses documents d'immigration, elle doit demander un remplacement à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Pour des renseignements supplémentaires, consultez la demande de vérification de statut ou de remplacement d'un document d'immigration.

Documents photocopiés comme preuve d’identité

L’ASE ou l’ASER devraient avoir pour pratique exemplaire de demander la pièce d’identité originale; toutefois, s’ils ne sont pas en mesure de voir les originaux parce qu’ils ne se trouvent pas physiquement dans la même ville, zone ou région que le postulant, l’ASE ou l’ASER peuvent accepter des photocopies du postulant. En pareil cas, l’ASE ou l’ASER devraient quand même faire tout leur possible pour que quelqu’un de l’organisation vérifie les originaux, que ce soit un collègue ou un employé de l’organisation qui a accès au postulant.