Approbation des visites de lieux de travail sécurisés

Les visites à l'échelle nationale et internationale sont des activités courantes dans l'économie mondiale d'aujourd'hui. De telles visites peuvent toutefois donner l'occasion à des personnes non autorisées d'avoir accès à des renseignements et à des biens de nature délicate. Vous pouvez prévenir les incidents de sécurité et protéger la sécurité nationale en obtenant au préalable, auprès du personnel du Programme de sécurité des contrats de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), une approbation de visite de lieux de travail sécurisés.

Définir un lieu de travail sécurisé

Un lieu de travail sécurisé s'entend de tout lieu d'affaires où les visiteurs sont susceptibles d'avoir accès à des renseignements ou à des biens de nature délicate. Les lieux de ce type peuvent faire partie tant du gouvernement que du secteur privé. Un navire de la Marine, un centre de conférences, un immeuble de bureaux et une usine sont des exemples de lieux de travail sécurisés.

Processus de demande de visite

Le processus d'approbation s'appliquant aux visites de lieux de travail sécurisés prend la forme d'une « demande de visite ». Le Programme de sécurité des contrats de SPAC est l'autorité (soit l'« administration désignée en matière de sécurité ») chargée d'approuver les visites de lieux sécurisés du gouvernement fédéral et du secteur privé au Canada. En outre, le personnel du Programme travaille de pair avec nos homologues à l'étranger afin d'approuver les visites à l'extérieur du Canada.

Le Programme de sécurité des contrats de SPAC traite les demandes liées aux types de visites ci-après :

• du Canada au Canada : un Canadien visite les installations d'une organisation canadienne ou du gouvernement du Canada
• du Canada à l'étranger : un Canadien visite les installations d'une organisation ou d'un gouvernement étrangers
• du Canada aux États-Unis : un Canadien visite les installations d'une organisation américaine ou du gouvernement des États Unis
• des États-Unis au Canada : un Américain visite les installations d'une organisation canadienne ou du gouvernement du Canada
• de l'étranger au Canada : un étranger (à l'exception des Américains) visite les installations d'une organisation canadienne ou du gouvernement du Canada

Dans quelles circonstances une demande de visite est-elle nécessaire

Pour les visites du Canada au Canada, du Canada à l'étranger et du Canada aux États-Unis, une demande de visite est requise dans les cas où les organisations canadiennes et leur personnel ont accès à des renseignements et à des biens de nature délicate que détiennent des organisations gouvernementales ou privées, canadiennes ou étrangères.

Pour les visites des États-Unis au Canada ou de l'étranger au Canada, une demande de visite est nécessaire dans les cas où le visiteur doit :

• entendre ou voir des renseignements protégés ou classifiés détenus par une organisation canadienne
• accéder à des lieux dont l'accès est réglementé dans l'intérêt de la sécurité nationale
• accéder à des lieux militaires canadiens

Obtenir l'approbation requise – Formulaire de demande de visite

Pour les visites du Canada au Canada, du Canada à l'étranger et du Canada aux États-Unis, les organisations canadiennes qui visitent, doivent obtenir l'approbation du programme en remplissant et en soumettant le formulaire de demande de visite – Version PDF (188KB).

Soumettre des formulaires de demande de visite canadienne (pour les demandes de visite du Canada au Canada).

Pour les visites des États-Unis au Canada ou de l'étranger au Canada, les organisations qui visitent, doivent obtenir l'approbation de leur administration désignée en matière de sécurité du pays en remplissant et en soumettant le formulaire de demande de visite – Version PDF (188KB).

Soumettre des formulaires de demande de visite internationale (pour les demandes de visite du Canada à l'étranger; du Canada aux États-Unis [É-U]; des É-U au Canada et de l’étranger au Canada).

Approbation de visite canadienne – Niveau « Protégé »

Dans le formulaire de demande de visite, on fait part, expressément, de la nécessité de protéger les renseignements, les biens et les lieux classifiés. On y mentionne également les renseignements et les biens protégés, ce qui représente un niveau de sécurité propre au Canada.

Renseignements supplémentaires sur les niveaux de sécurité

Si votre organisation accueille au Canada une visite dans le cadre de laquelle s'applique le niveau « Protégé », remplissez le formulaire de la façon suivante :

• case 2 : Type d'information/matériel ou d'accès au site
  • cochez la case non classifié
• case 16 : Remarques
  • inscrivez une remarque au sujet du niveau de sécurité s'appliquant au contrat (Protégé A, B ou C)

Types de demandes de visite

Vous devez choisir l'un des types de visites ci-après lorsque vous remplissez le formulaire de demande de visite.

Visite unique

• Il s'agit d'une activité ponctuelle réalisée au cours d'une période précise, par exemple une réunion ou une conférence
• La demande qui s'y rattache ne peut pas être modifiée ou renouvelée

Visites répétitives

• Il s'agit d'une série de visites distinctes qui se déroulent au fil de la période visée par le contrat
• L'approbation de la demande qui s'y rattache peut être renouvelée d'année en année

Visite d'urgence

• Il s'agit d'une visite menée dans une situation d'urgence
• L'auteur d'une telle demande de visite doit fournir des renseignements supplémentaires, notamment :
  • une justification écrite de l'organisation d'accueil expliquant l'urgence
    • par exemple, s'il y a un risque pour la sécurité nationale ou s'il faut prévenir l'interruption d'un service gouvernemental
    • à des fins d'authentification, l'organisation d'accueil doit utiliser son papier à correspondance officielle ou l'une de ses adresses de courriel officielles pour présenter la justification
  • le nom et le numéro de téléphone de la personne ressource de l'organisation qui demande la visite d'urgence
  • une déclaration selon laquelle la personne ressource s'adressera aux administrations chargées de délivrer les attestations de sécurité de son pays afin de leur demander de renoncer aux délais qui s'appliquent habituellement

Ajouts, resoumissions et suppressions

• Il est possible de modifier une demande de visites répétitives :
  • par exemple, pour renouveler cette demande, pour ajouter des personnes à la liste de visiteurs qui s'y rattache ou pour supprimer des visiteurs de cette liste
• Il faut présenter un nouveau formulaire de demande de visite, mais y inscrire le numéro de référence de la demande originale (par exemple CAN-2011-1000)
• Tous les renseignements sur le nouveau formulaire doivent être les mêmes que sur l'original, sauf en ce qui a trait aux exceptions suivantes :
  • pour un renouvellement – seules la section 4 (dates de visite) et la section 9 (renseignements sur les visiteurs) peuvent être modifiées
  • pour les ajouts et les suppressions – seule la liste des visiteurs peut être modifiée
  • pour une resoumission – seule la section à corriger peut être modifiée

Délais de traitement estimés

• Pour les visites au Canada, le personnel du programme traite les demandes dans les 15 jours ouvrables suivant la date de leur réception
• Pour les visites internationales, le délai de traitement varie de 25 à 35 jours, en fonction du pays qui traite la demande
  • en ce qui a trait aux pays avec lesquels le Canada a conclu un accord sur la sécurité pour les contrats internationaux, le délai de traitement pourrait être plus court
    • renseignements supplémentaires sur les exigences de sécurité des contrats internationaux
  • en ce qui concerne les pays avec lesquels le Canada n'a pas conclu un tel accord, le personnel du programme travaillera de pair avec le pays en cause pour aider l'organisation à obtenir la permission de visiter voulue

Responsabilités de l'agent de sécurité d'entreprise lors de la planification d'une visite

Votre agent de sécurité d'entreprise (ASE) doit s'assurer que les formulaires de demande de visite sont remplis et envoyés au personnel du Programme de sécurité des contrats de SPAC.

Votre ASE doit aussi :

• définir clairement le but de la visite et indiquer le numéro de contrat qui se rattache expressément au projet en cause
• vérifier l'exactitude des coordonnées du ou des visiteurs
• présenter une suppression à la demande de visite lorsque l'un des employés désignés n'a plus besoin d'accéder au lieu en question

Lorsque votre organisation accueille une visite, votre ASE doit :

• veiller à ce que l'accès soit accordé seulement aux visiteurs étrangers :
  • autorisés par le personnel du programme
  • désignés dans une demande de visite approuvée
• conserver un registre de tous les visiteurs qui ont accédé à des renseignements protégés et classifiés

Conseils pour les visites

Vous pouvez éviter les incidents de sécurité en vous préparant comme il se doit. Lisez les conseils ci-après.

Si vous visitez un lieu sécurisé

• Planifiez bien le tout en fonction des délais de traitement des demandes du pays visé
• Assurez-vous que les responsables du lieu visé ont accepté la demande de visite
• Assurez-vous que la personne-ressource au lieu visé est bien au courant des derniers détails pertinents

Si vous accueillez un visiteur dans un lieu sécurisé

• Informez les visiteurs que les exigences du Canada en ce qui a trait aux visas sont différentes d'un pays à l'autre
• Inspectez les installations au préalable pour vous assurer que les visiteurs ne pourront pas avoir accès sans y être autorisés à documents sonores ou visuels protégés ou classifiés
• Informez les membres du personnel qui recevront les visiteurs des sujets qui peuvent être abordés et de ceux qui doivent être évités
• Tenez un registre des visiteurs
• Veillez à ce que les visiteurs soient accompagnés en tout temps
• Signaler sans délai tout incident de sécurité à l'ASE (ou à son remplaçant, au besoin)
  • comment signaler un incident de sécurité

Renseignements supplémentaires

• Consulter le Chapitre 8 : Visites de lieux sécurisés du Manuel de la sécurité des contrats
• Communiquer avec le personnel du Programme de sécurité des contrats