ASSEA 2016-001

Objet : Législation sur la pension entrée en vigueur en 2013 – Mise à jour de l’Outil de saisie des données

Date : 11 mai 2016

1. Objectif

1.1. Le présent avis spécial vise à fournir aux sociétés d’État et aux gouvernements territoriaux n’utilisant pas le nouveau système de paye Phénix, qui a remplacé le Système régional de paye, des instructions relatives à l’Outil de saisie des données (OSD) en ce qui concerne la communication des renseignements sur la pension nécessaires en raison des changements apportés à la législation sur la pension qui sont entrés en vigueur en 2013. Par conséquent, on devra saisir de nouveaux codes dans l’OSD pour identifier les participants au régime de pensions, à partir de la version 6.0 du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions, dont le lancement est prévu le 1^er juillet 2016.

1.2. Le présent avis est émis à titre de suivi du document suivant :

• ASSEA 2013-001 intitulé « Nouvelle législation sur la pension pour 2013 – Cotisations et remises »

Il devrait être lu parallèlement avec les documents ci-après :

• ASSEA 2011-003 intitulé « Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions (PMSSP) – Version 2.0.1 – Incidence sur les systèmes, les processus opérationnels et les procédures »
• Archivée ASSEA 2010-001 intitulé « Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions (PMSSP) du Gouvernement du Canada – Version 2.0 (Fonctions liées aux cotisants) »
• Archivée ASSEA 2010-002 intitulé « Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions (PMSSP) du Gouvernement du Canada – Version 2.0  – Nouveau portail sécurisé des sociétés d’État »
• Archivée ASSEA 2010-003 intitulé « Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions (PMSSP) – Version 2.0 – Nouvel outil de saisie des données » [mise à jour en cours]

2. Contexte

2.1. Les taux de cotisation des participants actifs augmentent progressivement depuis 2006. Dans le but d’équilibrer davantage le partage des coûts entre les participants et le gouvernement, ce dernier a annoncé dans le Budget fédéral déposé le 29 mars 2012 que les taux de cotisation de tous les participants actifs au régime continueraient d’augmenter au fil du temps, à compter du 1^er janvier 2013. La sanction royale a été donnée au projet de loi C-45 le 14 décembre 2012, et ces changements sont entrés en vigueur le 1^er janvier 2013.

Les modifications apportées à la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) font en sorte que les taux de cotisation des participants augmenteront progressivement jusqu’à ce que le ratio de partage des coûts entre l’employeur et l’employé corresponde à 50/50.

De plus, les employés qui deviennent participants pour la première fois le 1^er janvier 2013 ou après cette date sont assujettis, en vertu de la LPFP, à des règles différentes par rapport aux autres participants. Tant les cotisations de l’employé que celles de l’employeur sont différentes selon le groupe de participants auquel l’employé appartient. Par conséquent, il est nécessaire de distinguer les employés qui deviennent de nouveaux participants le 1^er janvier 2013 ou après cette date et qui sont assujettis aux règles de la LPFP en vigueur après 2012 de ceux qui demeurent assujettis aux règles en vigueur avant 2013.

Dans le présent document, l’expression « employé devenu participant avant 2013 » désigne un participant assujetti aux règles du régime de pensions en vigueur avant 2013 et l’expression « employé devenu participant après 2012 » désigne un participant assujetti aux règles actuelles du régime (après 2012).

3. Politique

3.1. Les processus opérationnels doivent indiquer les cotisations de l’employeur et de l’employé pour les employés existants devenus participants avant 2013 et les nouveaux employés devenus participants le 1^er janvier 2013 ou après cette date. On continue d’utiliser l’OSD pour soumettre les données sur les employés au système Penfax, et ce, conformément aux procédures courantes.

3.2 On peut trouver les taux de cotisation, les plafonds salariaux, l’indexation et les calculs dans le Bulletin spécial 2016-001 du Guide sur l’administration des pensions de retraite. Veuillez noter que ce bulletin a été envoyé par courriel le 10 décembre 2015, avant sa publication.

4. Nouvelles exigences en matière de données

4.1 En plus des données que les sociétés d’État et gouvernements territoriaux fournissent actuellement, de nouveaux codes de type de pension et de type de caisse seront nécessaires afin d’identifier les employés qui sont devenus participants au régime de pensions de retraite de la fonction publique le 1^er janvier 2013 ou après cette date. Si ces renseignements ne sont pas fournis, les nouveaux participants ne recevront pas les bonnes prestations de retraite. De même, si les renseignements ne sont fournis, cela aura pour conséquence de créer des versements en trop ou en moins qui nécessiteront une correction et un rapprochement à l’égard de la quote-part du participant et de celle de l’employeur. Le processus relatif aux remboursements et aux trop‑payés est décrit à la section 8.1 Processus – Remboursement et trop-payé.

4.2 Aucun changement ne sera apporté aux prestations de retraite des employés devenus participants avant 2013. Toutefois, si un employé devenu participant avant 2013 retire ses droits à pension du régime de pensions, il devient assujetti aux règles postérieures à 2012 s’il est réembauché à la fonction publique fédérale et redevient un participant au régime le 1^er janvier 2013 ou après cette date.

5. Nouveaux contrôles de validation

On trouvera de nouveaux contrôles de validation dans le document Archivée ASSEA 2010‑003 intitulé « Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions (PMSSP) – Version 2.0 – Nouvel outil de saisie des données » [mise à jour en cours].

6. Nouveaux codes de type

6.1. Nouveaux codes de type – Calendrier

Il faudra modifier les codes de type de pension et de type de caisse à compter du lancement de la version 6.0, le 1^er juillet 2006, de façon rétroactive à la date où l’employé est devenu un participant au régime. Pour faciliter cette démarche, on fournira aux employeurs, à temps pour le 1^er juillet 2016, un rapport dans lequel on dressera la liste des employés devenus participants après 2012 et on indiquera la date à laquelle ils ont commencé à cotiser. Un deuxième rapport sera fourni aux employeurs après le lancement de la version 6.0. On y dressera la liste des employés devenus participants avant 2013 qui ont été identifiés par erreur comme des employés devenus participants après 2012 aux fins de mesures correctives dans l’OSD.

6.2 Nouveaux codes de type – Rajustement des cotisations

Dans le cas des comptes dont le groupe n’a pas encore été établi au titre de la pension (conformément aux règles en vigueur avant 2013 ou après 2012), on doit saisir le bon code de type de pension dans un fichier de lot ou à l’écran CSI de l’OSD, de façon rétroactive à la date à laquelle l’employé est devenu un participant au régime. De plus, les cotisations de retraite de ce dernier doivent être rajustées au moyen de l’écran SIT ou du téléchargement d’un fichier de lot et faire l’objet d’une remise pour la différence dans le taux de l’employé et la différence dans le taux de l’employeur.  

En modifiant le code de type de pension et le code de type de caisse des employés devenus participants après 2012, on s’assurera d’utiliser à l’avenir les bons codes de retenue pour les cotisations et les bons taux pour la détermination du coût des rachats de service et des cotisations en souffrance à l’égard d’un congé non payé. Cela permettra également de s’assurer qu’on présente les bonnes options de prestations et qu’on effectue les bons calculs.

On devra déclarer les rajustements entre les cotisations établies selon que l’employé est devenu participant avant 2013 ou après 2012 sur le formulaire PWGSC-TPSGC 2292 Remise mensuelle des cotisations de pension de retraite (société d’État), et la remise doit être effectuée en indiquant les montants par année qui ont été rajustés en raison du déplacement de la date de début de la participation au régime d’après 2012 à avant 2013, ou vice versa. Dans un cas où l’employé aurait payé par erreur des cotisations selon le taux plus élevé appliqué aux employés devenus participants avant 2013, un remboursement sera émis à l’employé par la société d’État ou le gouvernement territorial pour l’année courante ou par la Comptabilité pour les années précédentes. Les procédures relatives au remboursement des cotisations de retraite sont présentées à la section 8.1 Processus – Remboursement et trop-payé.

6.3 Nouveaux codes de type – Rachat de service et congé non payé

On devra saisir de nouveau les calendriers de remboursement relatifs au rachat de service et aux CNP qui sont actifs dans les comptes des participants en utilisant les codes de retenue qui s’appliquent aux employés devenus participants après 2012 à des fins de déclaration et de facturation de la quote-part de l’employeur. Les procédures relatives au rachat de service et aux CNP sont décrites à la section 8.2 Processus – Rachat de service et congé non payé.

6.4 Nouveaux codes de type – Responsabilité de l’employeur concernant les saisies dans l’Outil de saisie des données

Il n’y a pas de changements à la responsabilité des employeurs concernant l’admissibilité à cotiser et aux remises. Les employeurs continueront d’appliquer les règles d’admissibilité au régime de pensions de retraite de la fonction publique pour déterminer quand commencer les cotisations et pour saisir les codes de type d’employé et de pension appropriés dans l’OSD. De plus, lors des remises mensuelles, on doit continuer de fournir une ventilation des cotisations selon qu’elles se rapportent aux employés devenus participants avant 2013 ou aux employés devenus participants le 1^er janvier 2013 ou après cette date (employés devenus participants après 2012).

7. Nouveaux codes de type de l’Outil de saisie des données

7.1 Nouveaux codes de type de l’Outil de saisie des données  – Porté à l’effectif

Les employeurs qui saisissent des mouvements de PE dans l’OSD doivent dorénavant choisir parmi un ensemble de codes de type de pension mis à jour :

Type de pension – Employés devenus participants avant 2013	Type de pension équivalent – Employés devenus participants après 2012	Définition
01	31	Moins de 35 ans de service (semaine désignée de travail correspondant ou supérieure à 12 heures)
02	32	Moins de 35 ans de service (double rémunération)
03	33	35 ans de service (cotisation à 1 %)
04	34	35 ans de service (cotisation à 1 %, double rémunération)
13	36	Double emploi

7.2 Nouveaux codes de type de l’Outil de saisie des données – Changement d’état

Les employeurs qui saisissent des mouvements de CSI dans l’OSD doivent dorénavant choisir parmi un ensemble de codes de types de pension mis à jour :

Type de pension – Employés devenus participants avant 2013	Type de pension équivalent – Employés devenus participants après 2012	Définition
01	31	Moins de 35 ans de service (semaine désignée de travail correspondant ou supérieure à 12 heures)
02	32	Moins de 35 ans de service (double rémunération)
03	33	35 ans de service (cotisation à 1 %)
04	34	35 ans de service (cotisation à 1 %, double rémunération)
13	36	Double emploi

7.3 Nouveaux codes de type de l’Outil de saisie des données – Cotisations

Les employeurs qui saisissent des données relatives aux cotisations doivent dorénavant choisir parmi six nouveaux codes :

Code du type de caisse	Description du champ de Phénix pour les codes de type de caisse
1	Fonds 1
2	G1 Fonds 2
3	G1 CR
4	PSD
5	G2 Fonds 2
6	G2 CR 2

8. Procédures et instructions

8.1. Processus – Remboursement et trop-payé

Dans les situations où l'employeur doit modifier les taux de cotisation de l’employé et de l’employeur en raison du déplacement de la date de début de la participation au régime d’après 2012 à avant 2013, ou vice versa, les étapes suivantes doivent être réalisées :

1. Rajustements de l’année civile en cours au titre de remboursements ou de recouvrements (cotisations courantes)

• L’employeur doit traiter les remboursements et les recouvrements
• Les mesures suivantes doivent être prises dans l’OSD pour rajuster les cotisations
  • déduire le montant total déjà déclaré en utilisant les mêmes dates de début et de fin et les mêmes codes de type de caisse et de cotisations
  • télécharger les bons montants de cotisations associés à la période de service touchée en utilisant les bons codes de type de caisse et de cotisations
  • modifier le code de type de pension en fonction du groupe pertinent
  • consulter le guide de l’utilisateur de l’OSD ainsi que le document sur les conseils pour obtenir d’autres instructions relatives à la saisie dans l’OSD
• Les données du formulaire PWGSC-TPSGC 2292 doivent être modifiées

Exemple : 1 – En juin, l’employeur est informé d’une erreur survenue en avril; il apporte les modifications nécessaires au formulaire PWGSC-TPSGC 2292 de juin (appliquer les taux courants de l’année civile aux cotisations de l’employé et de l’employeur).

2. Rajustements d’une année civile antérieure au titre de remboursements ou de recouvrements (cotisations courantes)

• Remboursements
  • le service de comptabilité du Centre des pensions du gouvernement du Canada doit traiter les remboursements
  • processus à suivre par l’employeur
    • envoyer un courriel à l’adresse PWGSC.SHEcrownreconciliation-SHErapprochementcomptes.TPSGC@pwgsc-tpsgc.gc.ca
    • inscrire « Demande de remboursement – Comptabilité des cotisations » dans l’objet
    • fournir, dans le corps du courriel, une ventilation des cotisations annuelles selon qu’elles sont versées par l’employé ou par l’employeur, pour chaque type de cotisations. Le formulaire PWGSC‑TPSGC 2292 n’est pas exigé
    • aucune mesure n’a à être prise dans l’OSD pour rajuster le montant des cotisations. Ce dernier sera modifié par le service de la comptabilité
• Recouvrements
  • processus à suivre par l’employeur
    • suivre le processus de rajustement associé à l’année civile en cours
• Mesures à prendre dans l’OSD
  • aucune mesure n’a à être prise dans l’OSD pour rajuster le montant des cotisations. Ce dernier sera modifié par le service de la comptabilité
  • modifier le code de type de pension en fonction du groupe pertinent
  • consulter le guide de l’utilisateur de l’OSD ainsi que le document sur les conseils pour obtenir d’autres instructions relatives à la saisie dans l’OSD

8.2. Processus – Rachat de service et congé non payé

• Les calculs sont effectués en fonction du groupe établi par le Centre des pensions (groupe 1 ou groupe 2)
• On indique à l’employeur de commencer les retenues au bon taux
• Si une erreur survient à l’égard d’un calendrier de paiement mensuel, celui-ci sera modifié, et l’employeur en sera informé. Aucun remboursement ni formulaire PWGSC‑TPSGC 2292 n’est requis
• Si une erreur survient alors que les paiements ont été versés en totalité, il faudra suivre l’étape 1 ou 2 ci-dessus pour effectuer un remboursement ou un recouvrement

9. Guide de l’utilisateur de l’Outil de saisie des données

9.1. Le guide de l’utilisateur de l’OSD sera mis à jour afin de tenir compte de ces changements.

10. Liste mensuelle des nouveaux employés

10.1. La communication des nouveaux codes de type de pension par voie électronique, au moyen de l’OSD, remplace la procédure provisoire qui consistait à fournir une liste mensuelle des nouveaux employés qui sont devenus participants au régime.

11. Demandes de renseignements

11.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée aux Services de soutien à l’employeur du Centre des pensions du gouvernement du Canada.