ARCHIVÉE – Chapitre 2 : Attestations de sécurité de personnel, Partie I – Cote de fiabilité

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Sur cette page

200. Généralités

1. La Politique sur la sécurité du gouvernement sur la sécurité prescrit une cote de fiabilité pour les personnes qui doivent avoir accès aux renseignements ou aux biens protégés.

Lorsque les personnes doivent avoir accès aux renseignements, biens ou sites classifiés, référez-vous à la ARCHIVÉE - Partie 2 – Cotes de sécurité.

Remarque

  1. la vérification de la fiabilité est le processus qui doit être réalisé avant qu'on puisse attribuer à l'employé sa cote de fiabilité. La cote de fiabilité est le résultat du processus de la vérification de la fiabilité
  2. l'information sur la vérification de la fiabilité provient du Formulaire d'enquête de sécurité. Les instructions présentées dans le présent chapitre complètent les instructions génériques jointes au formulaire et l'emportent sur ces instructions
  3. toutes les vérifications de la fiabilité utilisent désormais les enquêtes sur l'exécution de la loi (vérification du casier judiciaire) qui exigent la prise électronique obligatoire des empreintes digitales. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la prise électronique obligatoire des empreintes digitales

201. Cote de fiabilité

1. La cote de fiabilité est obligatoire lorsqu' à cause des fonctions de son poste ou en raison d'un marché, l'employé doit avoir accès à des renseignements et à des biens protégés, sans égard à la durée de son affectation.

Les employés qui sont titulaires d'une attestation de sécurité valable n'ont pas à se soumettre à une autre vérification de la fiabilité. Le lecteur trouvera des instructions détaillées dans la section 203. Exigences préalables à l'enquête.

2. La vérification de la fiabilité doit porter sur tous les éléments suivants :

  1. nom de famille (nom de jeune fille) et prénoms
  2. vérification de la date de naissance
  3. vérification de l'adresse au cours des cinq dernières années
  4. vérification des études et des compétences professionnelles ou de l'attestation ou de l'accréditation des compétences
  5. vérification des antécédents professionnels
  6. évaluation de la fiabilité du rendement en consultant les employeurs précédents et les personnes dont le nom est donné en référence
  7. déclaration écrite au sujet de toute condamnation pour une infraction criminelle pour laquelle le pardon n'a pas été accordé
  8. enquête sur l'exécution de la loi (vérification du casier judiciaire) incluant la prise électronique obligatoire des empreintes digitales
  9. enquête sur la situation financière personnelle (vérification de crédit) s'il y a lieu
  10. autres vérifications déterminées par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), selon les exigences particulières du contrat
  11. entrevue préventive (s'il y a lieu) pour motif valable

Remarque

L'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER) est responsable des parties a. à f. (ci-dessus) et doit s'assurer que tous les renseignements déposés sont à la fois exacts et complets.

3. La documentation relative à la vérification de la fiabilité ne doit être présentée au Programme de sécurité des contrats (PSC) de SPAC que par l'agent de sécurité d'entreprise (ASE), l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER).

4. Seules les entreprises possèdent la compétence et assument la responsabilité dans l'embauche des employés et la cessation de leur emploi. Elles doivent également déterminer et justifier les cas dans lesquels les employés doivent avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou à des établissements dont l'accès est réglementé.

5. Une entreprise ne peut présenter de la documentation relative à la vérification de la fiabilité que pour des personnes qui ont commencé à travailler à son service ou qui ont un contrat avec elle pour commencer à travailler dans un délai de 60 jours.

6. Une cote de fiabilité est valable pour une durée de 10 ans à partir de la date à laquelle elle est délivrée, sauf si elle est annulée compromission valable; cette cote cesse d'être valable lorsque :

  1. 'employé quitte l'entreprise pour laquelle la cote de fiabilité a été délivrée
  2. il n'est plus nécessaire d'avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé
  3. la participation de l'entreprise au Programme de la sécurité industrielle canadienne prend fin ou est annulée

7. L'ASE ou l'ASER est chargé de remplir le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité, soit :

Remarque 2

  1. On peut reconnaître les renseignements protégés à la mention « PROTÉGÉ », qui doit figurer sur tous les documents renfermant ces renseignements
  2. La personne visée doit avoir l'âge de la majorité pour que sa demande de cote de fiabilité soit traitée; sinon, il faut obtenir la signature d'un parent ou d'un tuteur (l'âge de la majorité peut varier selon la province). Veuillez consulter les « Instructions » annexées au Formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel pour connaître exactement l'âge de la majorité selon la province visée
  3. L'article 748 (3) du code criminel précise que nulle personne déclarée coupable d'un délit en vertu des articles 121 (fraude à l'égard du gouvernement), 124 (achat ou vente d'une fonction) ou 418 (vente des approvisionnements défectueux à Sa Majesté) n'a de qualité, après cette déclaration de culpabilité, pour passer un contrat avec Sa Majesté, pour recevoir un avantage en vertu d'un contrat entre Sa Majesté et tout autre personne ou pour occuper une fonction relevant de Sa Majesté, à moins qu'un pardon lui ait été accordé (cet article interdit l'attribution d'une cote de fiabilité à cette personne)

202. Accès aux renseignements et biens protégés ou aux établissements dont l'accès est réglementé

Une cote de fiabilité ne donne pas, en soi, le droit d'avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou à des établissements dont l'accès est réglementé. Elle habilite toutefois l'entreprise à autoriser les personnes qui détiennent cette cote à avoir accès à des renseignements et à des biens protégés ou à des établissements dont l'accès est réglementé, selon le "besoin de connaître" et sous réserve de toutes les restrictions qui pourraient être imposées dans la documentation contractuelle et précontractuelle. Tant que la cote de fiabilité nécessaire n'est pas délivrée, on ne peut pas avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou à des établissements dont l'accès est réglementé. Les personnes auxquelles on a attribué une attestation de sécurité peuvent avoir accès aux renseignements ou aux biens protégés ou aux établissements dont l'accès est réglementé selon des "besoin de connaître".

203. Exigences préalables à l'enquête

Vérification des antécédents

  1. L'ASE ou l'ASER s'assure que le postulant peut fournir suffisamment d'information pour permettre aux administrations gouvernementales de vérifier ses antécédents pour les 5 dernières années. Si l'on ne peut pas respecter cette exigence ou que le postulant a résidé à l'extérieur du Canada au cours des 5 dernières années, il faut consulter le PSC de SPAC pour lui demander de nouvelles instructions avant de déposer les formulaires
  2. L'ASE ou l'ASER est directement responsable de la vérification de l'identité du postulant à l'aide d'au moins 2 des documents officiels suivants. L'ASE ou l'ASER doit soit faire la vérification lui-même, soit veiller à s'assurer qu'un employé agréé de l'entreprise a fait cette vérification et s'est procuré des copies des documents suivants pour confirmer les antécédents et l'identité du postulant.

    Remarque

    Veuillez noter que la mise en œuvre des nouvelles exigences en matière de vérification de l'identité a été reportée à une date ultérieure. D'ici-là, nous fournirons des lignes directrices aux agents de sécurité d'entreprise afin de les aider avec cette nouvelle exigence.

    Les documents officiels de l'employé sont :

    1. un passeport en cours de validité
    2. un certificat de naissance
    3. un certificat de baptême
    4. un certificat de citoyenneté, ou un visa d'immigrant et une fiche d'établissement
    5. un permis de travail ou un visa canadien
    6. un permis de conduire en cours de validité délivré au Canada et comprenant une photographie plastifiée
  3. L'ASE ou l'ASER doit être convaincu que les preuves d'identité ont été vérifiées physiquement, qu'elles correspondent à la personne visée, qu'elles ont été délivrées par une autorité pertinente au Canada, comme un bureau d'état civil, une autorité de l'immigration ou une autorité fédérale, provinciale ou territoriale, et qu'il s'agit des versions les plus récentes de ces preuves d'identité. L'ASE ou l'ASER doit aussi garder des copies de chaque pièce d'identité dans le dossier d'enquête de sécurité de l'employé à des fins de vérifications
  4. Lorsque l'ASE ou l'ASER dépose une demande de vérification de la fiabilité pour son propre compte, il doit présenter au PSC de SPAC des copies d'au moins 2 des documents officiels énumérés ci-dessus pour confirmer son identité, en les joignant à la demande de cote de fiabilité

Lignes directrices et instructions

La personne qui fait l'objet d'une vérification de la fiabilité doit être identifiée correctement au moyen d'une vérification préliminaire portant sur les éléments d'information suivants :

  1. Date de naissance : on peut vérifier la date de naissance du postulant en utilisant un ou plusieurs des documents ci-dessus
  2. Adresses : il faut obtenir les adresses de résidence du postulant pour les cinq dernières années. Ces adresses doivent comprendre le numéro de l'appartement et de la rue, le nom de la rue (ou le numéro municipal, s'il y a lieu), la ville, la province et/ou l'état, le code postal, le pays et les dates de début et de fin. Veuillez consulter les Instructions jointes au Formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel pour des lignes directrices à ce sujet
  3. Études et compétences professionnelles : on peut les vérifier à l'aide de relevés de notes officiels, de diplômes, de certificats d'établissement d'enseignement général ou professionnel et/ou d'originaux d'attestation professionnelle d'organismes, d'associations ou d'établissements municipaux, provinciaux ou fédéraux responsables de la délivrance des permis
  4. Antécédents professionnels : on peut vérifier ces antécédents en se mettant en rapport avec d'anciens employeurs pour connaître les dates d'emploi, le rendement et les raisons pour lesquelles la personne visée a quitté son emploi
  5. Références morales et professionnelles personnelles : on peut les vérifier en se mettant en rapport avec les personnes dont les noms ont été fournis par le postulant

Remarque

ce n'est qu'après une vérification préalable rigoureuse, décrite et conservée par l'ASE ou l'ASER (sous réserve d'une vérification faite par le personnel du PSC de SPAC) que l'on peut déposer auprès Programme de sécurité des contrats de PSC de SPAC une demande de vérification de la fiabilité.

204. Procédures pour demander une cote de fiabilité

1. Il faut remplir les formulaires suivants et les soumettre PSC de SPAC pour traitement avant l'attribution d'une cote de fiabilité.

Pour plus de renseignements sur les empreintes digitales, référez-vous à la prise électronique obligatoire des empreintes digitales.

Afin de faciliter le traitement, on doit remplir tous les formulaires, et les déposer électroniquement. Si le système n'est pas disponible, on doit toutefois remplir tous les formulaires à la machine à écrire ou en caractères majuscules et à l'encre noire lorsqu'on les dépose manuellement. Les formulaires illisibles ou incomplets sont retournés à l'expéditeur.

2. Pour les entreprises qui appliquent un processus électronique, la documentation imprimée du postulant, portant les signatures originales, doit être transmise au PSC de SPAC le jour même où elle est déposée électroniquement. Les télécopies lisibles sont acceptables.

Pour plus de renseignements, référez-vous à Comment remplir le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel

Remarque

Les instructions reproduites dans cette partie du manuel complètent les instructions génériques jointes à chacun des formulaires.

205. Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité

Le formulaire Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité doit être rempli pour 2 raisons différentes.

  1. À des fins d'information et d'acceptation :
    • lorsque SPAC a attribué une cote de fiabilité, l'ASE ou l'ASER doit :
      • présenter à l'employé une séance d'information complète au sujet de ses responsabilités en matière de sécurité
      • demander par écrit à l'employé l'accusé de réception pour respecter les exigences imposées
  2. Cessation :
    l'ASE ou l'ASER doit remplir et soumettre ce formulaire si :
    • si un demandeur a une cessation d'emploi avant l'obtention d'une cote de fiabilité
    • si un employé qui a obtenu une cote de fiabilité avec une organisation a une cessation d'emploi

Pour plus de renseignements, référez-vous à  Comment remplir le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité.

Remarque

L'ASE ou l'ASER doit verser un exemplaire final de ce formulaire au dossier de sécurité de l'employé pour fermer les registres.

206. Transfert et processus de duplication de la cote de fiabilité entre deux organismes

  1. La cote de fiabilité d'une personne peut être transférée entre 2 organismes, à la condition de respecter les critères suivants :
    1. la cote de fiabilité n'a pas été résiliée il y a plus de 2 ans
    2. elle n'a pas à être mise à jour incessamment
    3. l'employé affirme qu'il n'y a pas eu de changement dans son dossier personnel en ce qui concerne les condamnations criminelles
  2. On doit remplir le formulaire conformément à une nouvelle demande (référez-vous à la section 204. Procédures pour demander une cote de fiabilité. Procédures pour demander une cote de fiabilité), en tenant compte des différences suivantes :
    1. section A. Inscrivez un "X" dans la case Transfert
    2. section B. Assurez-vous de fournir tous les renseignements nécessaires dans la ligne "Avez-vous déjà rempli un formulaire d'enquête de sécurité du gouvernement du Canada? "
    3. section C. N'indiquez rien dans toutes les cases des lignes 1 à 5. L'employé doit cependant signer et dater le formulaire pour confirmer la validité des renseignements personnels reproduits dans la section B ci-dessus
  3. La cote de fiabilité d'une personne peut être dupliquée parmi plusieurs organisations, à condition que les critères suivants soient respectés :
    1. la cote de fiabilité est toujours valide
    2. la cote de fiabilité n'est pas sur le point de devoir être mise à jour
    3. l'organisation demandant le duplicata est inscrite et est membre en règle du Programme de sécurité des contrats

Pour plus de renseignements, référez-vous aux demandes de duplicata dans la section A – Renseignements administratifs de Comment remplir le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel.

207. Incapacité d'attribuer une cote de fiabilité ou dénégation de cette cote

S'il n'est pas possible d'obtenir des renseignements généraux pour les 5 dernières années ou qu'on prend connaissance de renseignements défavorables importants pendant la vérification de la fiabilité, on le fait savoir en personne au postulant (sauf si on ne peut divulguer ces renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels), et on lui donne l'occasion d'expliquer les circonstances. Si SPAC décide, après avoir examiné tous les renseignements pertinents et les recommandations négatives, que le postulant ne répond pas aux exigences d'une cote de fiabilité, on lui fait connaître par écrit ses droits de recours à des mécanismes de révision et de redressement.

208. Documents portant sur la cote de fiabilité du personnel

Conservation en lieu sûr et élimination :

  1. en raison de leur caractère confidentiel, les documents de vérification de la fiabilité renfermant des renseignements personnels ne doivent pas être conservés dans les dossiers du personnel de l'organisme; il faut plutôt les verser dans un dossier de sécurité distinct et les garder en lieu sûr
  2. l'ASE ou l'ASER doit tenir à jour, pour les besoins du suivi et de la vérification, la liste de tous les employés auxquels on a attribué une cote de fiabilité
  3. conformément aux lignes directrices sur l'accès à l'information diffusées par le Secrétariat du Conseil du Trésor, les documents portant sur la cote de fiabilité du personnel doivent, conformément à la banque d'accès à l'information, être détruits 2 ans après le départ de l'employé pour lequel la vérification de la fiabilité a été effectuée

Présentation des formulaires de vérification de la fiabilité

Voici les documents nécessaires à l'exécution de ce processus :

  1. on a besoin d'une copie du Formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel pour lancer le processus de vérification de la fiabilité. On peut se servir :
    • de photocopies de ce formulaire portant les signatures originales;
    • des télécopies claires et lisibles.
  2. une copie du reçu du fournisseur de services de prise électronique d'empreintes digitales ou une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur, du moment que le numéro de contrôle de document (NCD) à 20 chiffres y est indiqué. Voir la prise obligatoire d'empreintes digitales pour de plus amples renseignements
  3. il faut également une copie du Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité, à la fois lorsqu'une cote de fiabilité fut attribuée par SPAC et par la suite, à la date de la résiliation. On peut se servir de photocopies du formulaire portant les signatures originales

Remarque

Le formulaire doit être rempli exactement et porter tous les renseignements nécessaires, faute de quoi il sera retourné à son expéditeur.

Pour en savoir davantage, consulter comment soumettre les demandes, formulaires et autres documents pour la sécurité des contrats.

209. Rapports

Rapport sur un changement de situation ou de comportement

L'employeur ou l'employé qui constate ou qui a des motifs raisonnables et vraisemblables de croire que la situation qui existait lorsqu'on a attribué une cote de fiabilité au postulant a changé et que la nouvelle situation pourrait nuire à la fiabilité du postulant ou que, pour une raison ou une autre, on peut douter de la fiabilité de quelqu'un ou qui observe un changement au niveau du comportement (par exemple, consommation abusive de drogues et d'alcool, changements soudains dans une situation financière) :

  1. doit faire parvenir un rapport complet sur le changement de situation, par l'entremise de son gestionnaire, à l'ASE ou l'ASER, qui doit le faire suivre au PSC de SPAC
  2. peut refuser à cette personne l'accès aux renseignements et aux biens protégés jusqu'à ce que la situation soit éclaircie
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