ARCHIVÉE – Chapitre 2 : Attestations de sécurité de personnel, Partie II – Cote de sécurité

250. Généralités

La Politique sur la sécurité du gouvernement prescrit des cotes de sécurité dans le cas des employés qui peuvent avoir accès à des renseignements ou à des biens classifiés ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé.

251. Responsabilités de l'entreprise en ce qui concerne les cotes de sécurité

1. La cote de sécurité ne donne pas en soi le droit d'avoir accès à des renseignements ou à des biens classifiés ou à des établissements dont l'accès est réglementé; toutefois, elle autorise l'entreprise à donner à l'employé accès à des renseignements ou à des biens classifiés ou à des établissements dont l'accès est réglementé, jusqu'au niveau de classification indiqué dans l'autorisation de sécurité délivrée par SPAC, selon le "besoin de connaître" et sous réserve des restrictions qui pourraient être imposées dans les documents contractuels ou précontractuels. L'accès aux renseignements ou aux biens classifiés ou aux établissements dont l'accès est réglementé n'est pas autorisé tant que la cote de sécurité nécessaire n'a pas été délivrée
2. Seul l'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou un agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER) peut présenter au Programme de sécurité des contrats (PSC) de SPAC la documentation relative à l'enquête de sécurité
3. Le citoyen d'un pays étranger auquel on a attribué une cote de sécurité canadienne  comportant des « restrictions » peut avoir accès à des renseignements et à des biens classifiés provenant du pays dont il est citoyen, de même qu'à certains renseignements et biens au Canada. Cet employé doit avoir l'approbation de la DSIC pour avoir accès aux renseignements et aux biens d'un pays tiers. Il ne doit pas avoir accès à des renseignements et à des biens classifiés portant la mention « Réservé aux Canadiens ». Toutes les questions se rapportant aux privilèges d'accès doivent être adressées au PSC de SPAC
4. Normalement, une entreprise ne peut pas demander pour un employé une cote de sécurité à un niveau supérieur à l'ASI. Certaines exceptions sont autorisées pour les cotes de l'Organisation du Traité de l'Amérique du Nord (OTAN). Il faut consulter l'agent local de la sécurité industrielle (ALSI) pour des lignes directrices précises à ce sujet
5. L'embauche et la cessation d'emploi des employés sont du seul ressort des entreprises, qui doivent également déterminer et justifier les cas dans lesquels l'employé doit avoir accès à des renseignements ou à des biens classifiés ou à des établissements dont l'accès est réglementé
6. L'entreprise ne peut présenter de documents relatifs à des enquêtes de sécurité que pour des personnes qui sont entrées à son service ou qui sont liées par un contrat pour commencer à travailler dans le délai de 60 jours
7. La cote "control of secret material in an international command" (COSMIC) Très Secret de l'OTAN et la cote Très Secrète au Canada sont valables pour une durée de 5 ans seulement. Les cotes OTAN Secret, et Secrètes au Canada sont valables pour une durée de 10 ans à partir de la date à laquelle elles sont délivrées, sauf si elles sont annulées compromission valable, et arrivent à expiration lorsque :
   1. leur titulaire cesse de travailler au service de l'entreprise pour laquelle la cote de sécurité a été délivrée
   2. leur titulaire est muté dans un autre poste qui n'oblige pas à avoir accès à des renseignements ou à des biens classifiés ou à des établissements dont l'accès est réglementé
   3. l'attestation de sécurité d'installations de l'entreprise est périmée ou annulée
8. L'ASE ou l'ASER doit lancer le renouvellement et la résiliation des cotes de sécurité.

252. Exigences préalables à l'enquête

1. Lorsqu'on envisage de confier à quelqu'un un poste dans lequel il devra avoir accès à des renseignements ou à des biens classifiés ou à des établissements dont l'accès est réglementé, l'ASE ou l'ASER doit d'abord établir la fiabilité de cette personne et savoir si on doit lui faire confiance. Le lecteur trouvera ci-après des instructions détaillées à ce sujet
2. En outre, l'ASE ou l'ASER doit s'assurer que cette personne peut fournir suffisamment des renseignements pour permettre aux administrations gouvernementales de procéder à une enquête sur ses antécédents au cours des 10 dernières années. Les enquêtes ne peuvent se dérouler que dans les pays qui ont conclu des accords de réciprocité avec les administrations canadiennes d'enquête
3. Si on ne peut pas faire enquête sur les antécédents des 10 dernières années ou que la personne visée n'est pas citoyen canadien, ou encore si elle a résidé hors du Canada pendant plus d'un an au cours des 10 années précédentes, il faut demander au PSC de SPAC des lignes directrices avant de présenter la demande d'enquête. Ces modalités s'appliquent en particulier aux ressortissants des pays auprès desquels on ne peut pas obtenir de renseignements fiables sur les antécédents
4. Lorsque les conclusions sont favorables, on peut présenter au PSC de SPAC une demande de cote de sécurité.

   Remarque

   Veuillez noter que la mise en œuvre des nouvelles exigences en matière de vérification de l'identité a été reportée à une date ultérieure. D'ici-là, nous fournirons des lignes directrices aux agents de sécurité d'entreprise afin de les aider avec cette nouvelle exigence.

5. L'ASE ou l'ASER doit lui-même vérifier l'identité du postulant à l'aide d'au moins 2 des documents officiels énumérés ci-après. Il doit faire lui-même la vérification ou s'assurer qu'un employé agréé de l'entreprise a procédé à cette vérification et a obtenu des copies des documents pour confirmer les antécédents et l'identité du postulant.
   Les documents officiels pour fin de vérification d'identité sont :
   1. un passeport en cours de validité
   2. un certificat de naissance
   3. un certificat de baptême
   4. un certificat de citoyenneté, ou un visa d'immigrant et une fiche d'établissement
   5. un permis de travail ou un visa canadien
   6. un permis de conduire en cours de validité délivré au Canada et comprenant une photographie plastifiée
6. Il est de la responsabilité directe de l'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou de l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER) de vérifier l'identité du demandeur au moyen de 2 des preuves d'identité énumérées ci-dessous. L'ASE ou l'ASER doit procéder à la vérification en personne ou s'assurer qu'un employé autorisé de l'organisation s'en est chargé et a obtenu des copies des documents qui ont servi à vérifier les antécédents et l'identité du demandeur.

   L'ASE ou l'ASER doit être convaincu que les preuves d'identité ont été vérifiées physiquement, qu'elles correspondent à la personne visée, qu'elles ont été délivrées par une autorité pertinente au Canada, comme un bureau d'état civil, une autorité de l'immigration ou une autorité fédérale, provinciale ou territoriale, et qu'il s'agit des versions les plus récentes de ces preuves d'identité. L'ASE ou l'ASER doit aussi garder des copies de chaque pièce d'identité dans le dossier d'enquête de sécurité de l'employé à des fins de vérifications.

7. Lorsque l'ASE/ASER présente une demande d'enquête de sécurité pour son propre compte, il faut présenter au PSC de SPAC au moins 2 des documents officiels énumérés ci-dessus, pour confirmer son identité, en les joignant à la demande de cote de sécurité
8. Lignes directrices et instructions – la personne qui fait l'objet d'une enquête de sécurité doit être identifiée correctement au moyen d'une vérification préliminaire portant sur les éléments d'information suivants :
   1. nom de famille (nom de jeune fille à la naissance) et prénom(s)
   2. date de naissance : on peut vérifier la date de naissance du postulant en utilisant un ou plusieurs des documents précisés ci-dessus dans la section 252. Exigences préalables à l'enquête, article 5 de ce chapitre
   3. adresses : il faut obtenir les adresses du postulant pour les dix dernières années. Seule l'adresse actuelle doit être indiquée dans le Formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel. L'adresse indiquée dans le formulaire doit comprendre le numéro de l'appartement et de la rue, le nom de la rue (ou le numéro municipal, s'il y a lieu), la ville, la province et/ou l'état, le code postal, le pays et les dates de début et de fin. Il faut faire état des adresses détaillées pour les 10 dernières années complètes
   4. études et compétences professionnelles : on peut les vérifier à l'aide de relevés de notes officiels, de diplômes, de certificats d'établissement d'enseignement général ou professionnel et/ou d'originaux d'attestation professionnel d'organismes, d'associations ou d'établissements municipaux, provinciaux ou fédéraux responsables de la délivrance des permis
   5. antécédents professionnels : on peut vérifier ces antécédents en se mettant en rapport avec d'anciens employeurs pour connaître les dates d'emploi, le rendement et les raisons pour lesquelles la personne visée a quitté son emploi
   6. références morales et professionnelles personnelles : on peut les vérifier en se mettant en rapport avec les personnes dont les noms ont été fournis par le postulant

253. Procédures pour demander une cote de sécurité

1. Il faut remplir et soumettre les formulaires suivants avant qu'une cote de sécurité soit attribuée :
   • Formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel
   • Formulaire d'autorisation de sécurité
   • Les empreintes digitales avec soit
     • une copie du reçu du fournisseur de services de prise électronique d'empreintes digitales
     • une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur, en s'assurant que le numéro de contrôle de document (NCD) à 20 chiffres y est indiqué

   Voir la prise obligatoire d'empreintes digitales pour de plus amples renseignements.

   Afin de faciliter le traitement, on doit remplir tous les formulaires, et les déposer électroniquement. Si le système n'est pas disponible, on doit toutefois remplir tous les formulaires à la machine à écrire ou en caractères majuscules et à l'encre noire lorsqu'on les dépose manuellement. Les formulaires illisibles ou incomplets sont retournés à l'expéditeur.

2. Pour les entreprises qui appliquent un processus électronique, la documentation imprimée du postulant, portant les signatures originales, doit être transmise au PSC de SPAC le jour même où elle est déposée électroniquement

Pour plus de renseignements, veuillez consulter Comment remplir le Formulaire d'autorisation de sécurité (SCT/TBS 330-60F).

254. Cas particuliers

1. Dans certains cas, il faut réunir des renseignements particuliers, qui ne figurent pas dans le Formulaire d'autorisation de sécurité ni dans les instructions qui y sont jointes. Dans ces cas, le PSC de SPAC demande les renseignements nécessaires par la poste ou par courriel. Ces cas peuvent se produire lorsque des ressortissants de pays utilisant d'autres alphabets, par exemple les alphabets arabe, hébreu, japonais et coréen, doivent fournir des renseignements supplémentaires ou remplir des formulaires spéciaux
2. Les postulants d'origine chinoise doivent utiliser, directement dans le formulaire, les caractères chinois correspondant à leur origine. Lorsqu'ils ne peuvent transcrire ces caractères, ils doivent joindre une lettre d'explication au formulaire
3. Cotes de sécurité de l'OTAN
   

   Veuillez noter que :

   1. pour les ressortissants canadiens pour lesquels on demande une cote de l'OTAN, on attribue parallèlement une cote nationale du Canada sans qu'il soit nécessaire de déposer une autre demande
   2. dans le cas des citoyens étrangers, la cote de l'OTAN ne donne pas le droit d'avoir accès à des renseignements et à des biens classifiés au Canada; ce droit doit faire l'objet d'une demande distincte. L'ASE/ASER doit indiquer les cas dans lesquels ces 2 cotes sont nécessaires, le cas échéant, dans le Formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel
   3. une cote de sécurité de l'OTAN ne peut être attribuée à un ressortissant d'un autre pays membre de l'OTAN que par ce pays, sans égard à la durée de résidence de cette personne au Canada. Lorsqu'elle est utilisée pour justifier une demande de  de visite (DV) dans un pays membre distinct du Canada et du pays d'origine de la personne visée, l'attribution de cette cote dépend des pouvoirs discrétionnaires de divulgation du pays membre à visiter
   4. sont membres de l'OTAN à l'heure actuelle les pays suivants: Albanie, Allemagne, Belgique, Bulgarie, Canada, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, États-Unis, France, Grèce, Hongrie, Islande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Roumanie, Royaume-Uni, Slovaquie, Slovénie, République Tchèque, et Turquie

255. Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité

Le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité,  est requis d'être compléter pour accomplir 2 différentes fins :

1. à des fins d'information et d'acceptation
   • lorsque SPAC a attribué une cote de sécurité, l'ASE ou ASER doit :
     • présenter à l'employé une séance d'information complète au sujet de ses responsabilités en matière de sécurité
     • demander par écrit à l'employé l'accusé de réception pour respecter les exigences imposées
2. à des fins de cessation d'emploi:
   • l'ASE ou l'ASER doit remplir et présenter ce formulaire si:
     • le postulant quitte son emploi avant de recevoir une cote de fiabilité
     • l'employé auquel on a attribué une cote de fiabilité cesse de travailler auprès de l'organisme

Pour plus de renseignements, veuillez consulter Comment remplir le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité.

256. Transfert et processus de duplication de la cote de sécurité entre 2 organismes

La cote de sécurité d'une personne peut être transférée entre 2 organismes, à la condition de respecter les critères suivants :

1. la cote de sécurité n'a pas été résiliée il y a plus de 2 ans
2. elle n'a pas à être mise à jour incessamment
3. l'employé affirme qu'il n'y a pas eu de changement dans son dossier personnel en ce qui concerne les condamnations criminelles, la situation familiale ou la cohabitation

Voici les formulaires à remplir pour transférer une cote de sécurité :

• Formulaire d'enquête de sécurité sur le personnel
  • au besoin ou sur demande, soit :
    • fournir une copie du reçu du fournisseur de services de prise électronique d'empreintes digitales
    • une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur, en s'assurant que le numéro de contrôle de document (NCD) à 20 chiffres y est indiqué

Voir la prise obligatoire d'empreintes digitales pour de plus amples renseignements

On doit remplir le formulaire conformément à une nouvelle demande (référez-vous à la section 253. Procédures pour demander une cote de sécurité de ce chapitre), en tenant compte des différences suivantes :

1. section A. Inscrivez un "X" dans la case Mutation
2. section B. Assurez-vous de fournir tous les renseignements nécessaires dans la ligne « Avez-vous déjà rempli auparavant un formulaire de vérification de sécurité du gouvernement du Canada? »
3. section C. N'indiquez rien dans toutes les cases des lignes 1 à 5. L'employé doit cependant signer et dater le formulaire pour confirmer la validité des renseignements personnels reproduits dans la section B ci-dessus

La cote de fiabilité d'une personne peut être dupliquée parmi plusieurs organisations, à condition que les critères suivants soient respectés :

• la cote de fiabilité est toujours valide
• la cote de fiabilité n'est pas sur le point de devoir être mise à jour
• l'organisation demandant le duplicata est inscrite et est membre en règle du Programme de sécurité des contrats

Consultez la section sur comment remplir le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel dans la section sur les duplications.

257. Incapacité d'attribuer une cote de sécurité ou dénégation de cette cote

S'il n'est pas possible d'obtenir des renseignements généraux pour les 10 dernières années ou qu'on prend connaissance de renseignements défavorables importants pendant le processus d'autorisation de la cote de sécurité, on le fait savoir en personne au postulant (sauf si on ne peut divulguer ces renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels), et on lui donne l'occasion d'expliquer les circonstances.

Si le sous-ministre de SPAC décide, après avoir examiné l'évaluation de la sécurité, refuse d'attribuer la cote de sécurité, le PSC de SPAC doit :

• faire connaître par écrit au requérant ses droits de recours à des mécanismes de révision et de redressement, en plus de lui donner de l'information sur son droit d'appel
• faire également connaître la décision du sous-ministre au président ou au président-directeur général de l'entreprise du postulant

258. Documents portant sur la cote de sécurité du personnel

259. Rapports