ARCHIVÉE – Chapitre 6 : Protocole de demande de visite de niveau classifié pour les entreprises canadiennes

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600. Généralités

  1. Il faut remplir une demande de visite (DV) lorsqu'une personne titulaire d'une attestation de sécurité doit visiter une organisation gouvernementale ou du secteur privé au Canada ou à l'étranger autre que celle où elle travaille afin d'avoir accès à des renseignements classifiés, de vive voix ou par écrit, ou lorsque l'accès à certaines installations est limité pour protéger la sécurité nationale. L'organisation hôte du secteur privé doit refuser l'accès à des renseignements classifiés ou à des établissements contrôlés, sauf si le niveau de l'attestation de sécurité des visiteurs et leurs besoins de connaître ont été vérifiés au moyen du protocole officiel de visite. Veuillez suivre les procédures précisées dans le présent chapitre pour éviter l'accès sans autorisation à des renseignements nationaux ou internationaux classifiés ou la divulgation de ces renseignements
  2. Le Canada a adopté un nouveau formulaire électronique pour les demandes de visite au Canada et à l'étranger. Ce formulaire est utilisé par les membres du Groupe de travail multinational en matière de sécurité industrielle (GTMSI) et de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) pour demander des visites liées aux programmes et aux contrats internationaux. Le formulaire est disponible à l'annexe 6-A.

    Notez que le formulaire est spécifiquement conçu pour les demandes de visite avec accès à des renseignements classifiés, mais qu'il peut aussi être utilisé, au besoin, pour présenter une demande de visite relative à des renseignements protégés. Des instructions détaillées sont indiqués sur le formulaire. 

  3. Au Canada, la DV a pour effet de lancer une vérification faite par le Programme de la sécurité des contrats (PSC), pour s'assurer que :
    1. l'organisation du secteur privé qui demande la visite est titulaire d'une attestation de sécurité d'installation au niveau voulu
    2. chacun des visiteurs proposés justifie d'une attestation de sécurité du personnel au niveau voulu
    3. les limites restreignant la divulgation des renseignements à l'étranger (consultez le ARCHIVÉE - chapitre 11 : Questions relatives à la sécurité internationale du présent manuel) sont recensées et respectées rigoureusement, conformément aux accords internationaux et certains contrats
  4. Au Canada, la DV est approuvée (et la visite est autorisée) lorsque le PSC donne son approbation à l'organisation du secteur privé qui a fait la demande. (Seules font exception à cette règle, certaines visites organisées entre des organisations du secteur privé établies au Canada, conformément aux précisions de l'article 604.type 1 article 1a du présent chapitre). Les visiteurs ne doivent pas accéder à des renseignements et biens classifiés sans une autorisation préalable conférée par un permis de visite
  5. Il importe de signaler que la DV approuvée autorise l'accès à des renseignements classifiés « de vive voix et par écrit seulement ». Elle n'autorise pas à enlever ni à transporter en mains propres du matériel classifié (consultez le ARCHIVÉE - chapitre 5 : Manipulation et sauvegarde des renseignements et des biens classifiés et protégés du présent manuel pour des conseils sur l'enlèvement ou le transport en mains propres du matériel classifié). Il faut respecter rigoureusement toutes les limites imposées dans l'autorisation relative au permis de visite en ce qui concerne l'accès aux renseignements ou la divulgation de l'information

601. Types de demandes de visite

Visite unique

On entend par « visite unique » une visite autorisée pour une durée continue pour une seule visite. La demande de visite unique n'est pas renouvelable.

Visite répétitive

On entend par « visite répétitive » une série de visites qui se déroulent pendant une durée prolongée.

Une demande de visite répétitive :

602. Exigences préalables obligatoires

  1. Toutes les organisations du secteur privé qui demandent une visite donnant accès à des renseignements classifiés doivent obligatoirement, au préalable, être titulaire d'une attestation de sécurité d'installation à un niveau égal ou supérieur au niveau de classification de la visite demandée. En outre, chaque personne participant à la visite doit justifier d'une attestation de sécurité du personnel à un niveau égal ou supérieur au niveau de classification de la visite demandée, avant qu'on donne suite à sa demande
  2. Les ressortissants étrangers qui résident au Canada et qui travaillent au service d'une organisation canadienne du secteur privé titulaire d'une attestation de sécurité doivent justifier d'une attestation canadienne de sécurité du personnel avant que le PSC approuve leur visite dans les pays étrangers ou auprès d'autres organisations canadiennes du secteur privé
  3. Les ressortissants étrangers qui visitent une organisation canadienne du secteur privé dans le cadre d'une demande de visite internationale approuvée ne peuvent pas être inscrits dans une demande canadienne de visite pour une autre organisation canadienne du secteur privé. Le PSC consent des exceptions dans chaque cas particulier, si on dépose les justifications et les détails voulus. Ces visiteurs ne doivent en aucun cas être inscrits dans les demandes canadiennes de visite pour d'autres pays

603. Catégories de demandes de visite

Il existe 6 catégories de visites au Canada :

Catégorie I

Visites de représentants d'organisations canadiennes :

Cette catégorie comprend aussi les listes de projets et les listes de l'Agence des services techniques des Forces canadiennes (ASTFC).

Catégorie II

Visites de représentants d'organisations canadiennes :

Catégorie III

Visites de représentants d'organisations canadiennes du :

Catégorie IV

Visites de représentants :

Catégorie V

Visites de représentants :

Catégorie VI

Visites autorisées dans le cadre :

604. Information nécessaire pour présenter les demandes de visite (par catégorie)

Catégorie I

Il existe 3 types de demande de visite dans la catégorie I au Canada :

Type 1 : visites d'organisations du secteur privé auprès d'autres organisations du secteur privé au Canada

  1. Les agents de sécurité d'entreprise d'organisations canadiennes du secteur privé inscrites sont habilités à transmettre les demandes de visite directement à d'autres organisations canadiennes du secteur privé pour leurs employés qui sont titulaires d'une attestation de sécurité du personnel canadienne au niveau voulu. Cependant les demandes de visite concernant les groupes suivants doivent être acheminées par le PSC :
    1. les ressortissants étrangers, même s'ils sont titulaire d'une attestation de sécurité du personnel canadienne comportant des limitations
    2. les visites donnant accès à des renseignements classifiés nécessitant une autorisation spéciale d'accès ou à la divulgation de ces renseignements, par exemple :
      • la sécurité des communications (COMSEC)
      • les renseignements extrêmement confidentiels (INFOSEC)
      • les programmes de l'OTAN
      • d'autres programmes d'accès spécial ou limité
  2. Voici les procédures à appliquer dans le traitement des demandes de visite de type I :
    1. les demandes doivent être déposées par écrit et comprendre tous les renseignements qui figurent dans le formulaire de demande de visite, de même que la confirmation de l'agent de sécurité de l'entreprise qui a fait la demande, pour faire savoir que son organisation est titulaire d'une cote de sécurité d'installation en bonne et due forme. On invite les agents de sécurité d'entreprise à se servir du formulaire de demande de visite à cette fin. Chaque visite doit porter un numéro de désignation ou de série qui lui est propre
    2. la demande de visite peut être transmise par courriel, par la poste, par télécopieur ou par messager. Apprenez en davantage sur soumettre les demandes, formulaires et autres documents pour la sécurité des contrats
    3. elle doit parvenir à l'organisation hôte du secteur privé au moins dix (10) jours avant la date prévue pour la visite :
      • dans les cas exceptionnels ou urgents, on peut prendre les dispositions nécessaires par téléphone, à la condition de confirmer tous les détails par écrit
      • les employés ne peuvent jamais présenter en mains propres leur propre demande de visite à l'établissement à visiter
    4. si l'agent de sécurité d'entreprise de l'organisation du secteur privé visiteuse ou hôte a des doutes de la nature de la visite ou à propos de l'attestation de sécurité d'installation de l'autre organisation du secteur privé, il doit demander au PSC de faire une vérification
    5. il faut signaler immédiatement à l'agent de sécurité d'entreprise de l'autre organisation du secteur privé la perte ou le déclassement de l'attestation de sécurité d'installation de l'organisation du secteur privé
    6. l'agent de sécurité d'entreprise qui lance la demande doit faire connaître immédiatement à l'organisation hôte du secteur privé tous les changements de statut du visiteur, par exemple en cas de cessation d'emploi, de suspension, de congé sans solde ou de révocation ou de résiliation d'une attestation de sécurité; il faut alors révoquer l'autorisation de visite avant la date normale de cessation de cette autorisation
    7. l'agent de sécurité d'entreprise de l'organisation hôte du secteur privé est autorisé à approuver les demandes, pourvu que toutes les conditions nécessaires soient respectées. On l'invite à confirmer l'approbation de la visite à l'agent de sécurité d'entreprise qui a fait la demande, de vive voix ou par écrit. Si la visite n'est pas approuvée (et qu'elle est refusée), l'agent de sécurité d'entreprise qui a pris la décision le fait savoir dans les plus brefs délais à son homologue qui a fait la demande

Type 2 : visites d'organisation canadienne du secteur privé auprès du gouvernement canadien

Il faut remplir et soumettre au PSC le formulaire de demande de visite.

Type 3 : visite de personnel du gouvernement du Canada dans des organismes canadiens du secteur privé

  1. Les agents de sécurité d'entreprise d'organismes canadiens enregistrés du secteur privé sont autorisés à traiter directement les demandes des agents de sécurité ministérielle de ministères et d'organismes gouvernementaux qui présentent une demande de visite dans un organisme canadien du secteur privé au nom de leurs employés. Ces derniers doivent posséder une autorisation de sécurité du personnel de niveau approprié et avoir réellement besoin de discuter des contrats classifiés
  2. Procédures pour le traitement des visites de type 3 :
    1. les demandes doivent être déposées par écrit et comprendre tous les renseignements qui figurent dans le formulaire de demande de visite. On invite les agents de sécurité d'entreprise de demander aux agents de sécurité du ministère à se servir du formulaire de demande de visite à cette fin. Chaque visite doit porter un numéro de désignation ou de série qui lui est propre
    2. la demande de visite peut être transmise par courriel, par la poste, par télécopieur ou par messager. Apprenez en davantage sur soumettre les demandes, formulaires et autres documents pour la sécurité des contrats
    3. elle doit parvenir à l'organisation hôte du secteur privé au moins dix (10) jours avant la date prévue pour la visite :
      • dans les cas exceptionnels ou urgents, on peut prendre les dispositions nécessaires par téléphone, à la condition de confirmer tous les détails par écrit
      • les employés ne peuvent jamais présenter en mains propres leur propre demande de visite à l'établissement à visiter
    4. si l'agent de sécurité d'entreprise de l'organisation du secteur privé hôte a des doutes de la nature de la visite ou à propos de l'attestation de sécurité du personnel du visiteur, il doit demander au PSC de faire une vérification
    5. l'agent de sécurité d'entreprise de l'organisation hôte du secteur privé doit demander à l'agent de sécurité du ministère qui lance la demande à signaler immédiatement à l'organisation hôte du secteur privé tous les changements de statut du visiteur, par exemple en cas de cessation d'emploi, de suspension, de congé sans solde ou de révocation ou de résiliation d'une attestation de sécurité; il faut alors révoquer l'autorisation de visite avant la date normale de cessation de cette autorisation
    6. l'agent de sécurité d'entreprise de l'organisation hôte du secteur privé est autorisé à approuver les demandes, pourvu que toutes les conditions nécessaires soient respectées. On l'invite à confirmer l'approbation de la visite à l'agent de sécurité du ministère qui a fait la demande, de vive voix ou par écrit; si la visite n n'est pas approuvée (et qu'elle est refusée), l'agent de sécurité d'entreprise qui a pris la décision le fait savoir dans les plus brefs délais à son homologue qui a fait la demande

Catégories II, III, IV et V

Pour les catégories II, III, IV et V, on doit déposer les demandes de visite auprès du PSC avec le formulaire de demande de visite (veuillez consulter les instructions accompagnant ce formulaire).

Catégorie VI

Les exigences applicables à cette catégorie de visites varient en fonction des accords particuliers. Le Programme de la sécurité industrielle fait connaître aux organisations canadiennes les procédures à appliquer, le cas échéant.

Représentants du Programme de sécurité des contrats

Sans égard aux procédures ci-dessus, des représentants de la sécurité industrielle du PSC justifiant de l'attestation de sécurité du personnel au niveau voulu peuvent visiter des organisations du secteur privé à titre officiel, sans faire connaître d'avance leur intention de visite. Les organisations du secteur privé visitées doivent permettre au personnel du PSC d'avoir accès à des renseignements classifiés sur présentation de références valables du gouvernement du Canada. En cas de doute sur l'identité de l'individu ou sur les droits d'accès autorisés, l'agent de sécurité d'entreprise doit vérifier les références et le niveau de l'attestation auprès du PSC.

605. Délais à respecter

Dans la plupart des cas, les administrations qui délivrent les attestations imposent des délais rigoureux. On ne doit négliger aucun effort pour respecter ces délais (consultez l'ARCHIVÉE - Annexe 6-B : Délai requis du présent chapitre), faute de quoi la demande de visite sera probablement rejetée.

606. Procédures pour les visites urgentes sur invitation

  1. On a prévu des procédures spéciales pour le traitement des demandes de visite selon les circuits officiels du PSC, sur invitation d'une organisation hôte du secteur privé. Il appartient à l'agent de sécurité d'entreprise de l'organisation qui fait la demande de justifier correctement l'urgence des besoins et de fournir tous les détails permettant d'accélérer le traitement de la demande de visite selon les circuits d'autorisation normaux, par exemple lorsque les représentants technico-commerciaux doivent intervenir d'urgence pour réparer de l'équipement dont la panne empêche de poursuivre des essais sur le terrain, ce qui nuit à l'avancement d'un programme ou d'un contrat en général
  2. Pour accélérer le traitement de la demande de visite selon les circuits du PSC, il faut réunir les renseignements supplémentaires suivants :
    1. le motif (la justification) de l'urgence, par écrit
    2. le nom et le numéro de téléphone du responsable à contacter auprès de l'organisation hôte du secteur privé qui a demandé à certaines personnes de faire une visite dans les délais prévus ou qui les a invités à le faire
    3. une déclaration selon laquelle le responsable à contacter pressentira, le cas échéant, les administrations chargées de délivrer les attestations pour leur pays afin de demander de renoncer aux délais établis

607. Modifications

  1. En déposant les noms de visiteurs à ajouter ou à retrancher dans des demandes de visite approuvées, il est essentiel de rappeler le numéro signalétique de visite du PSC attribué à l'approbation délivrée à l'origine
  2. En principe, on ne peut pas modifier l'objet ou la durée d'une visite en déposant une modification; il se peut alors qu'on doive déposer une nouvelle demande de visite. On encourage l'agent de sécurité d'entreprise à contacter la section des demandes de visite du PSC avant de déposer ce genre de modifications

608. Obligation de prévenir l'organisation hôte

  1. L'approbation de la demande de visite constitue, selon le point de vue de la sécurité, l'autorisation d'une visite classifiée. Cela n'élimine en rien l'exigence pour les organisations canadiennes du secteur privé de demander, au besoin, à l'organisme gouvernemental pertinent des visas pour les visiteurs. Les deux organisations doivent s'entendre sur toutes les modalités administratives de la visite, dont la date et l'heure. Même si la demande de visite est autorisée en bonne et due forme, il est essentiel que les visiteurs se mettent en rapport avec l'organisation hôte avant leur départ, pour reconfirmer les modalités de la visite
  2. Visites dans des pays étrangers : Il n'y a pas de préavis fixe à donner pour visiter des établissements d'organisations étrangères; toutefois, on peut fixer au bas mot à dix jours le préavis à donner, en fonction de la distance à parcourir et des coûts à engager

609. Responsabilités de l'organisation hôte

  1. Les organisations du secteur privé qui sont les hôtes de visites classifiés doivent s'assurer qu'on ne divulgue pas de renseignements sans autorisation pendant ces visites. On ne doit pas donner accès à des renseignements classifiés à un niveau supérieur au niveau de classification de la visite, sans égard au niveau de l'attestation de sécurité du personnel des visiteurs. Les agents de sécurité l'entreprise doivent s'assurer que l'on respecte les procédures précisées dans la présente section
  2. Identification et contrôle des visiteurs :
    1. Les organisations du secteur privé à visiter doivent s'assurer qu'elles ont en leur possession la demande de visite, qui fait état de l'objectif précis de la visite et qui est délivrée par le PSC ou approuvée par l'agent de sécurité de l'entreprise hôte dans le cas des visites d'organisations canadiennes du secteur privé auprès d'autres organisations canadiennes du secteur privé. Dans le cas de la visite d'une organisation du secteur privé auprès d'une autre organisation du secteur privé, l'agent de sécurité de l'entreprise hôte doit s'assurer que l'organisation qui a demandé la visite justifie d'une attestation de sécurité d'installation au niveau voulu. Il peut faire cette vérification dans le cadre d'une relation contractuelle existante, lorsque le contrat porte sur des renseignements classifiés au même niveau ou à un niveau supérieur, ou encore en faisant appel au PSC. Lorsqu'on a confirmé le statut de l'attestation de sécurité d'installation de l'organisation qui a fait la demande, on peut accepter l'attestation de l'agent de sécurité de cette organisation en ce qui concerne l'attestation de sécurité du personnel des visiteurs proposés
    2. Il faut vérifier formellement l'identité du visiteur avant de divulguer des renseignements classifiés. S'il y a des doutes quant à la validité de la demande de visite ou de l'identité du visiteur, on doit demander une confirmation au PSC
    3. Les organisations hôtes du secteur privé doivent s'assurer que les visiteurs n'ont accès qu'aux renseignements classifiés correspondant à l'objectif autorisé de la visite. On doit prendre des précautions particulières pour s'assurer que les visiteurs étrangers, qu'ils proviennent d'organisations étrangères ou canadiennes, n'ont pas accès aux renseignements, sauf dans les cas prévus dans les conditions d'autorisation de la visite. Les ressortissants étrangers doivent être accompagnés lorsqu'ils ont accès aux renseignements classifiés, conformément aux conditions de l'autorisation de leur visite et dans les zones dans lesquelles ils pourraient avoir accès à des renseignements classifiés. L'accompagnateur doit être un employé compétent et justifiant de l'attestation de sécurité voulue, auquel on a donné des instructions en ce qui concerne les limites imposées aux droits d'accès du visiteur ou les restrictions quant à ses déplacements
    4. On ne doit pas remettre de documents classifiés aux visiteurs pour qu'ils puissent les emporter à l'extérieur de l'organisation hôte du secteur privé, sauf dans les cas prévus dans le présent manuel
  3. Registre des visiteurs
    1. Les organisations du secteur privé doivent tenir un registre de toutes les personnes qui visitent leur installation pour avoir accès à des renseignements classifiés. Ce registre doit être différent du registre des visites non classifiées et doit indiquer :
      1. nom en toutes lettres du visiteur
      2. nom de l'organisation du secteur privé, de l'organisme ou du ministère qu'il représente
      3. dates de son arrivée et de son départ
      4. numéros signalétiques d'approbation de la visite
    2. Le registre des visiteurs ne doit pas nécessairement indiquer si le visiteur a effectivement eu accès ou non à des renseignements classifiés. L'organisation hôte du secteur privé doit conserver, pendant au moins deux (2) ans, les registres des demandes autorisées dans le cas des visites qui ont effectivement eu lieu; le PSC pourra inspecter ces registres au hasard pendant cette durée
    3. On doit conserver, pour les visites de l'OTAN, un ensemble distinct de registres de visiteurs. On entend par « visite de l'OTAN » :
      1. une visite effectuée par une personne représentant un pays membre de l'OTAN auprès d'une organisation canadienne du secteur privé titulaire d'un contrat dans le cadre des négociations préalables à la passation du contrat ou de l'exécution d'un contrat classifié OTAN
      2. la visite d'une organisation canadienne jouant le rôle d'entrepreneur principal dans le cadre d'un contrat auprès d'une organisation sous-traitante chargée d'exécuter un contrat classifié OTAN
      3. une visite entre une des principales organisations contractuelles canadiennes du secteur privé et une organisation sous-traitante du même secteur relativement à de l'information classifiée de l'OTAN
      4. une  visite dans le cadre desquelles on a autorisé expressément l'accès à des renseignements classifiés OTAN
    4. Les représentants de la sécurité industrielle du PSC et du bureau de l'OTAN qui doivent avoir accès à des renseignements classifiés OTAN uniquement pour procéder à des inspections de sécurité dans les installations de l'organisation, ne doivent pas être considérés comme des visiteurs de l'OTAN et n'ont pas non plus à inscrire leur nom dans les registres des visites de l'OTAN

610. Responsabilités des organisations visiteuses

Les organisations du secteur privé visiteuses doivent s'assurer :

  1. qu'on donne à l'organisation hôte du secteur privé un préavis suffisant et que cette organisation a approuvé la visite
  2. que l'organisation hôte du secteur privé est au courant de l'objet et du niveau de classification de la visite
  3. que les visiteurs ont reçu des instructions complètes sur les renseignements classifiés visés et le niveau de classification autorisé pour la divulgation des renseignements pendant la visite; ce principe est très important à l'occasion des visites d'organisations étrangères
  4. que les visiteurs ne divulguent les renseignements classifiés qu'aux organisations hôtes justifiant du niveau d'attestation applicable et le besoin de connaître
  5. que si des visiteurs transportent du matériel classifié, on respecte intégralement les procédures précisées dans le ARCHIVÉE - chapitre 5 : Manipulation et sauvegarde des renseignements et des biens classifiés et protégés du présent manuel
  6. qu'on ne laisse pas de matériel classifié chez l'organisation hôte, sauf dans les cas expressément autorisés conformément au ARCHIVÉE - chapitre 5 : Manipulation et sauvegarde des renseignements et des biens classifiés et protégés du présent manuel

611. Listes de projets

  1. Lorsqu'un contrat ou un projet classifié oblige à établir les listes permanentes des visiteurs, plutôt que des demandes de visite individuelles, le PSC se penche sur chaque cas particulier et fait connaître les dispositions à prendre et les autorisations délivrées à tous les intéressés
  2. Lorsque des établissements à visiter dans le cadre de listes de projets se trouvent dans les zones éloignées, ce qui oblige à prendre des dispositions particulières pour le transport et/ou l'hébergement, il faut veiller à ce que la visite ait été approuvée avant que le personnel se présente dans ces établissements

612. Visites non classifiées

  1. Pour les visites non classifiées dans les installations du Département de la Défense des États-Unis, les organisations canadiennes du secteur privé peuvent exiger l'approbation de la visite selon le processus régissant les visites arrangées directement (VAD) dans le cadre du Programme mixte d'agrément Canada/États-Unis (consultez le ARCHIVÉE - chapitre 10 : Programme mixte d'agrément du présent manuel)

Annexes

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