DR 2011-022

4.1.1. Utilisation des véhicules du gouvernement à des fins personnelles

Veuillez consulter la procédure décrite dans la ARCHIVÉE DR 2004-009 en date du 9 juillet 2004. Celle-ci stipule que les clients doivent envoyer un avis écrit au BP dans lequel est indiqué le montant annuel d'allocation imposable qui doit figurer sur le feuillet T4 et le Relevé 1 de l'employé. L'avis écrit doit être soumis au plus tard à la date prescrite par chaque BP, afin que les états de rémunération (feuillet T4 et Relevé 1) en tiennent compte.

4.1.2. Facteur d'équivalence (FE)

Les clients doivent fournir au BP pertinent des renseignements sur certaines situations particulières comme les cas de double emploi (employé qui est en congé non payé (CNP) ouvrant droit à pension et qui occupe un poste de durée déterminée l'autorisant à verser des cotisations au Compte de pension de retraite de la fonction publique (LPFP-fonds 1), tel que dans les cas de la réinstallation du conjoint), les cas de congé d'études non payé ouvrant droit à pension, et les cas de CNP aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat). Veuillez consulter les documents suivants :

• la ARCHIVÉE DR 1994-012 en date du 23 mars 1994 dans les cas de double emploi ou de congé d'études;
• le ARCHIVÉE APR - Bulletin spécial 1999-003 en date du 15 février 1999 dans les cas de CNP aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat).

De plus, en ce qui a trait aux employés qui, à un certain moment au cours de l'année civile, étaient en congé de réadaptation et pour lesquels un code de type de pension indiquant des heures temporairement réduites dans le cadre d'un programme de réadaptation (code 62 dans la zone 39), le FE pour la période du congé susmentionné ne sera pas calculé automatiquement. Afin que le FE soit calculé pour cette période, les clients doivent envoyer au BP un avis écrit dans lequel figurent le nombre de périodes de paye (PP) ouvrant droit à pension et le montant des gains ouvrant droit à pension pour la période où le code 62 était indiqué dans le compte de l'employé dans le Système régional de paye (SRP). Veuillez noter que cette période commence à la date où le code 62 a été entré dans le SRP, et non à la date d'entrée en vigueur du congé de réadaptation.

4.1.3. Exemption en raison de difficultés financières et autres crédits d'impôt

Au début d'une année civile, les clients doivent, s'il y a lieu, faire le nécessaire pour modifier ou arrêter l'exemption en raison de difficultés financières et les autres crédits d'impôt (p. ex. CAF, lettres d'autorisation de l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou de Revenu Québec (RQ) pour exonération d'impôt à la source, retenues pour le Fonds de solidarité des travailleurs du Québec (FSTQ), retenues pour Fondaction [le Fonds de développement de la Confédération des syndicats nationaux pour la coopération et l'emploi], retenues de pension alimentaire pour conjoint et enfants, etc.).  Veuillez consulter les documents suivants :

• la ARCHIVÉE DR 1993-017 en date du 16 novembre 1993 dans le cas de retenues pour le FSTQ;
• la ARCHIVÉE DR 1997-034 en date du 6 novembre 1997 pour les retenues de pension alimentaire pour conjoint et enfants;
• la ARCHIVÉE DR 2002-020 en date du 21 août 2002 pour la réduction des retenues d'impôts à la source;
• la ARCHIVÉE DR 2006-020 en date du 12 septembre 2006 pour des renseignements reliés à Fondaction.

Afin d'aider les ministères clients dans l'exercice annuel de révision des montants inscrits dans les éléments 43 (Exemption impôt fédéral préjudice), 44 (Montant d'exemption additionnelle d'impôt du Québec), 82 (Montant du crédit d'impôt fédéral additionnel), 85 (Montant du crédit d'impôt du Québec non remboursable) et 88 (Montant du crédit d'impôt provincial additionnel), on leur distribuera un rapport indiquant les noms des employés pour lesquels un montant est inscrit dans l'une de ces zones.

4.1.4. Feuillets T4 et T4A, ainsi que les Relevés 1 et 2, concernant des employés décédés

Conformément à la ARCHIVÉE DR 2007-015 en date du 22 août 2007, les clients doivent conserver au dossier personnel de l'employé, les feuillets T4 et T4A, ainsi que les Relevés 1 et 2 générés par le système, pour lesquels des exemplaires remplis à la main ont déjà été remis.

4.1.5. Feuillet T4 de 2011 -- Indien inscrit

Si le revenu de l'employé Indien inscrit est totalement exonéré d'impôt pour l'année d'imposition complète, nous rappelons aux conseillers en rémunération qu'ils doivent inscrire le code 0 à la zone 42 (situation de l'impôt sur le revenu) du fichier principal de l'employé (FPE) en traitant un changement d'état (CSI – Code d'intervention de paye (CIP) 12A), avant la fin de l'année. Par conséquent, ceci aura comme résultat de ne pas retenir d'impôt à la source et fera en sorte que le revenu total sera rapporté à la case 71 du feuillet T4 tout en rapportant les autres montants tel que prescrit (p. ex. case 20 – Cotisations à un RPA et case 44 – Cotisations syndicales seront vides). À défaut d'inscrire le code 0 à la zone 42 lorsque le revenu de l'employé Indien inscrit est totalement exonéré d'impôt pour l'année d'imposition complète, le feuillet T4 sera erroné et nécessitera une modification manuelle de la part du BP. Veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 2009-028 en date du 1^er décembre 2009.

Lorsque durant la même année d'imposition, le revenu de l'employé Indien inscrit n'est pas totalement exonéré d'impôt pour l'année d'imposition complète, le conseiller en rémunération doit calculer le montant du revenu gagné alors que l'individu travaillait dans une réserve, incluant les avantages imposables, et en informer directement le BP avant la fin de l'année. À la réception de cette information, le BP créditera l'élément 744 (Revenu exonéré Indien) du FPE. Ceci aura comme résultat de rapporter seulement la portion du revenu exonéré à la case 71 du feuillet T4.

4.1.6. Relevé 1 de 2011 - Indien inscrit

Tel qu'indiqué en (4.1.5) ci-dessus, si le revenu de l'employé Indien inscrit est totalement exonéré d'impôt pour l'année d'imposition complète, le conseiller en rémunération doit inscrire le code 0 à la zone 42 (situation de l'impôt sur le revenu) du FPE en traitant un changement d'état (CSI–CIP 12A), avant la fin de l'année.

Lorsque durant la même année d'imposition, le revenu de l'employé Indien inscrit n'est pas totalement exonéré d'impôt pour l'année d'imposition complète, les clients doivent calculer le revenu gagné par un Indien inscrit alors qu'il travaillait dans une réserve au Québec, incluant les avantages imposables, et en informer le BP par écrit. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 1996-053

4.1.7. Congé autofinancé (CAF)

Conformément à la ARCHIVÉE DR 1994-048 en date du 8 décembre 1994, les clients doivent envoyer un avis écrit au BP dans lequel figurent les sommes retenues au cours de l'année pour un CAF.

En raison de la loi en vigueur au Québec, les clients doivent calculer le montant retenu pour un CAF durant la période au cours de laquelle l'employé travaillait au Québec, et le montant retenu durant la période au cours de laquelle l'employé ne travaillait pas au Québec, et en faire état séparément.

4.1.8. Paiements d'aide au titre des voyages pour vacances (AVV)

Les clients qui ont émis des paiements d'AVV par l'entremise de leur section de finances devront émettre les feuillets T4 correspondant au montant des paiements. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne mettra pas manuellement à jour les T4 des employés qui reçoivent de tels paiements par l'entremise de leur section de finances.

4.1.9. Paiement forfaitaire des cotisations pour le service passé à partir des allocations de retraite

Les clients doivent préparer une lettre pour les employés de façon à faire état des montants admissibles d'allocations de retraite transférés à un régime de pension agréé (RPA) et des montants non admissibles servant au rachat des années de service passé. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la section 4.4 de la ARCHIVÉE DR 2006-002 en date du 5 janvier 2006.

4.1.10. Paiements effectués après la fermeture de la PP 26, mais avant l'ouverture de la PP 01 – comptes 7A

On rappelle aux clients l'importance de créer, de vérifier et d'autoriser des mouvements de récapitulation de temps (RDP) avant la fermeture de la dernière PP du cycle 7A de l'année civile.

Les mouvements associés à la dernière PP qui sont saisis après la fermeture prévue de la PP du cycle 7A, mais avant le report de fin d'exercice (dernière mise à jour supplémentaire de l'année), demeureront inscrits dans le FPE, non traités, jusqu'à l'exécution de la première PP du cycle 7A de la nouvelle année. Aucun message de validation ne sera produit pour avertir le client ou le BP à propos de cette situation.

Lorsque la première période de paye du cycle 7A de la nouvelle année est exécutée, les mouvements non traités et les nouveaux mouvements relatifs à la RDP seront traités ensemble.

Dans ce cas, non seulement le dernier paiement de l'année civile antérieure est retardé, mais les retenues à la source au titre de l'impôt sur le revenu seront prélevées selon le taux de la nouvelle année. Conformément aux règlements de l'ARC sur l'impôt sur le revenu, le BP ne peut pas rajuster le taux d'imposition dans ces situations. Veuillez consulter le Calendriers de traitement de la paye.

4.1.11. Impression des adresses sur les états de rémunération

En ce qui concerne la ARCHIVÉE DR 2005-007 en date du 17 mai 2005, les clients qui impriment les adresses sur les états de rémunération devraient s'assurer que l'adresse postale de leurs employés qui figure dans le SRP est à jour.

4.1.12. Cotisations syndicales

En ce qui concerne la ARCHIVÉE DR 2005-008 en date du 19 mai 2005, les clients devraient consulter la section 4.2.2. qui porte sur le remboursement à partir de leur système financier, et la section 4.3.3. qui a trait au recouvrement des cotisations syndicales versées par l'État.

4.1.13. Changement d'employeur

Il est extrêmement important que les clients s'assurent de traiter, au cours de l'année d'imposition se rapportant à l'année durant laquelle l'employé a été rayé de l'effectif (RE), tous les mouvements de type RE pour code de raison 19 (employé d'une organisation où le Conseil du Trésor (CT) est l'employeur officiel, qui travaille désormais pour une organisation où le CT n'est pas l'employeur officiel, et inversement). Si le compte n'est pas traité comme il se doit, les gains indiqués sur l'état de rémunération remis à l'employé par le nouvel employeur seront inexacts. Pour plus de précisions concernant les procédures relatives au changement d'employeur, veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 2002-017 en date du 27 juin 2002 et la ARCHIVÉE DR 2005-017 en date du 29 septembre 2005.

4.2.1. Utilisation des véhicules du gouvernement à des fins personnelles

À la réception d'une note de service envoyée par le client à propos d'un employé qui a touché un avantage relatif à l'utilisation d'un véhicule pendant l'année civile, lequel est considéré comme un avantage imposable, le BP doit ajouter le montant annuel indiqué dans cette note à l'élément 732. Comme ce montant doit faire l'objet d'une retenue au titre du Régime de pensions du Canada (RPC) et du Régime de rentes du Québec (RRQ), il faudra l'ajouter aux éléments 700 (gains bruts - cumul de l'année (CDA)) et 706 (gains - RPC) ou 707 (gains - RRQ), selon le cas.

4.2.2. Facteur d'équivalence (FE)

Veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 1994-012 pour ce qui est des mesures à prendre dans certains cas de double emploi et de congé d'études.

Veuillez consulter le ARCHIVÉE APR - Bulletin spécial 1999-003 dans les cas de CNP aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat).

À la réception d'une note de service envoyée par le client à propos d'un employé en congé de réadaptation pour lequel un code de type de pension 62 a été indiqué dans la zone 39, le BP doit ajouter le montant des gains ouvrant droit à pension à l'élément 734 et rajuster l'élément 118 en fonction du nombre approprié de PP ouvrant droit à pension.

4.2.3. Indien inscrit – Feuillet T4 et Relevé 1

À la réception de l'avis écrit envoyé par le client, le BP devra traiter un CIP 30 pour créditer l'élément 744 du montant indiqué dans cet avis. Ceci aura comme résultat de rapporter le revenu exonéré à la case 71 du feuillet T4 pour tous les employés Indiens inscrits, et à la case R du Relevé 1 pour ceux à l'emploi dans une réserve au Québec. Veuillez noter que l'élément 744 acceptera dorénavant un montant de six chiffres avant la décimale (c.-à-d. 999 999.99).

Veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 1996-053 pour plus de renseignements sur les exigences fiscales de la province de Québec, et la ARCHIVÉE DR 2009-028 concernant les exigences fiscales au niveau fédéral pour les employés Indiens inscrits.

4.2.4. Congé autofinancé (CAF)

À la réception d'une note de service envoyée par le client, le BP doit mettre à jour les éléments appropriés en débitant les éléments 700 (gains bruts - CDA), 706 (gains - RPC) et 707 (gains - RRQ). De plus, le BP doit créditer l'élément 756 (CAF) pour les employés travaillant au Québec. Veuillez consulter la ARCHIVÉE DR 1994-048 pour de plus amples renseignements.

4.2.5. Paiements d'aide au titre des voyages pour vacances (AVV)

Veuillez consulter le paragraphe 4.1.8. de la section 4.1. de la présente directive. Les BP ne mettront plus à jour les T4 des employés en fonction des paiements effectués par la section des finances du ministère pour l'AVV.

4.2.6. Cotisations syndicales

À la réception de l'avis écrit du client demandant le rajustement du feuillet T4 ou du Relevé 1 de l'employé des années d'imposition touchées, le BP mettra l'élément 717 (cotisations syndicales) à jour selon le montant indiqué par le client. Le BP devrait consulter les sections 4.2.2 et 4.3.3 de la ARCHIVÉE DR 2005-008.