Transaction liée à une modification de la situation

La transaction Modification de la situation (STS) est utilisée pour signaler un changement de statut de l'employé.

Il n’est pas nécessaire de remplir tous les champs disponibles dans la transaction STS si vous devez changer un renseignement en raison de la modification de la situation. Voir les exemples ci-dessous.

La Date de fin (Effective To Date) d’une transaction STS est très importante; on peut remplir ce champ en y inscrivant une date de fin pour la modification de la situation ou le laisser en blanc de manière à écraser les données du champ Date de début (Effective From Date).

Sur cette page

• Date de début
• Changement lié au type d'employé, au type de pension et à la prolongation de l'emploi
• Ajout d’un service ouvrant droit à pension
• Changements multiples
• Changements liés aux heures de travail
• Changements liés à une semaine de travail non standard
• Modifier la date du porté à l'effectif (PE)
• Modifier la date du rayé de l'effectif (RE)
• Prolongation de l'emploi

Date de début

Penfax rejettera toutes les transactions (PE (porté à l'effectif), RE (rayé de l'effectif), STS) dont la Date de début sera plus de 30 jours après la date où vous avez téléchargé le fichier.

Exemple 1 

• Modification de la situation - 1er novembre 2010
• Téléchargement dans l'Outil de saisie des données (OSD) : 1er octobre 2010

Puisqu'il y a plus que 30 jours entre le 1er octobre 2010 et le 1er novembre 2010, Penfax générera une erreur.

Exemple 2 

• Porté à l'effectif : 1er décembre 2010
• Téléchargement dans l'OSD : 24 novembre 2010

Comme il y a moins de 30 jours entre le 24 novembre 2010 et le 1er décembre 2010, la transaction sera enregistrée dans Penfax.

Changement lié au type d'employé, au type de pension et à la prolongation de l'emploi

Une transaction STS doit être faite lorsqu'il y a un changement lié au type d'employé ou au type de pension.

Par exemple : si le poste doté pour une période déterminée/poste occasionnel d’un employé est prolongé ou devient un poste permanent.

Si la durée d’emploi est prolongée et qu’il n’y a aucun changement au type d’employé ni au type de pension, aucune entrée de données n’est requise.

Exemple 1 – Changement de type de pension ou de type d'employé 

• L'employé est embauché du 1er mars 2011 au 31 mai 2011

  Il faut faire une transaction liée au PE et une transaction liée au salaire (SAL), et établir le type d'employé G (Employé à temps plein nommé pour une période déterminée d'au moins trois mois, mais de moins de six mois) et le type de pension 53 (Employé occasionnel nommé pour une période déterminée de six mois ou moins) - employé à temps plein et employé à temps partiel travaillant 12 heures et plus sans droits acquis).

• La période d'emploi de l'employé est prolongée du 1er juin 2011 au 30 juin 2011, sans modification aux heures de travail et au salaire établis lors du PE. Aucune transaction n'est requise étant donné qu'il n'y a aucun changement au type d'employé, au type de pension, au salaire ou à la  semaine normale de travail (SNT)/semaine désignée de travail (SDT)
• La période d'emploi de l'employé est prolongée du 1er juillet 2011 au 30 novembre 2011, sans modification aux heures de travail et au salaire établis lors du PE

  Il faut faire une transaction STS avec Date de début au 1er septembre 2011 afin de remplacer le type de pension 53 (Employé occasionnel nommé pour une période déterminée de six mois ou moins) - employé à temps plein et employé à temps partiel travaillant 12 heures et plus sans droits acquis) par le type 01 (Moins de 35 ans de service (semaine désignée de travail [SDT] inférieure ou égale à 12 heures) depuis que l’employé est devenu cotisant). Le type d'employé ne change pas.

  Remarques : Si vous cotisez au Régime de prestations supplémentaires de décès (PSD), vous devrez également modifier le statut dans le champ en remplaçant « Non » par « Oui ». Modifiez le Régime d’assurance-invalidité (AI), si besoin est.

• L'employé est embauché pour une période indéterminée le 1er octobre 2011; son salaire change de même que ses heures de travail

  Il faut faire une transaction STS avec Date de début au 1er octobre 2011 afin de remplacer le type d'employé G (Employé à temps plein nommé pour une période déterminée d'au moins trois mois, mais de moins de six mois) par le type A (Employé à temps plein nommé pour une période indéterminée). Il faut aussi faire une transaction SAL afin de modifier le salaire et la SNT/SDT.

Exemple 2 – Changement de type d'employé 

• L'employé est embauché du 1er janvier 2011 au 31 mars 2011

  Il faut faire une transaction liée au PE et une transaction SAL avec Date de début au 1er janvier 2011, et établir le type d'employé G (Employé à temps plein nommé pour une période déterminée d'au moins trois mois, mais de moins de six mois) et le type de pension 53 (Employé occasionnel nommé pour une période déterminée de six mois ou moins) - employé à temps plein et employé à temps partiel travaillant 12 heures et plus sans droits acquis).

• La période d'emploi de l'employé est prolongée du 1er avril 2011 au 31 mars 2012, sans modification aux heures de travail et au salaire établis lors du PE

  Il faut faire une transaction STS avec Date de début au 1er avril 2011 pour remplacer le type d'employé G (Employé à temps plein nommé pour une période déterminée d'au moins trois mois, mais de moins de six mois) pour le type S (Employé à temps plein nommé pour une période déterminée de plus de six mois) et pour remplacer le type de pension 53 (Employé occasionnel nommé pour une période déterminée de six mois ou moins) - employé à temps plein et employé à temps partiel travaillant 12 heures et plus sans droits acquis) par le type 01/31

  Remarques : Si vous cotisez au Régime de PSD, vous devrez également modifier le statut dans le champ en remplaçant « Non » par « Oui ». Modifiez le Régime d’assurance-invalidité (AI), si besoin est.

• L'employé est embauché pour une période indéterminée le 15 juillet 2011; son salaire change de même que ses heures de travail. Il faut faire une transaction STS avec date de début au 15 juillet 2011 afin de remplacer le type d'employé S (Employé à temps plein nommé pour une période déterminée de plus de six mois) pour le type A (Employé à temps plein nommé pour une période indéterminée). Il faut aussi faire une transaction SAL afin de changer le salaire et la SNT/SDT. Le type de pension 01 (Moins de 35 ans de service (semaine désignée de travail [SDT] inférieure ou égale à 12 heures)) reste le même

Exemple 3 – Changement de type de pension 

L'employé a accumulé 35 années de service. À la réception de l'avis du Centre des pensions du gouvernement du Canada, il faut faire une transaction STS afin de remplacer le type de pension 01 (Moins de 35 ans de service (semaine désignée de travail [SDT] inférieure ou égale à 12 heures)) par le type 03 (Plus de 35 ans de service (cotisations à 1 %)), à compter de la date d'anniversaire des 35 années de service de l'employé. Le type d'employé reste le même.

Ajout d’un service ouvrant droit à pension

Étapes à exécuter lors de l’ajout d’un service ouvrant droit à pension

La transaction liée à un porté à l’effectif (PE) doit toujours se faire dès l’embauche de l’employé au sein de l’organisation, sans égard à sa situation d’emploi (y compris dans le cas des employés nommés pour une période déterminée de moins de six mois, des employés occasionnels et des personnes employées selon les besoins [sur appel]).

Si la transaction liée à un PE n’a lieu qu’une fois que l’employé devient cotisant, sans que le service ouvrant droit à pension connexe soit signalé, les étapes ci-dessous s’imposent :

• Premier élément de la modification de la situation : antidater la date de PE de manière à tenir compte du service ouvrant droit à pension :
  • Code d’identification de dossier personnel (CIDP) (PRI)
  • Numéro de référence de l’employé (NRE) (ERN) : (si cette information s’applique à l’organisation)
  • Liste de paye (Paylist)
  • Date de début en vigueur (Effective From Date) : date de PE signalée initialement – date du changement
  • Indicateur AM/PM de la date de début (Effective From AM/PM indicator) : données signalées initialement lors de la transaction liée au PE
  • Date de PE (TOS Date) : date de signalement du service ouvrant droit à pension lors de la transaction liée au PE
  • Indicateur AM/PM de la date de PE (TOS Date AM/PM Indicator) : indicateur AM/PM du service ouvrant droit à pension

• Deuxième élément de la modification de la situation : corriger le type de pension et le type d’employé pour le service ouvrant droit à pension :
  • CIDP (PRI)
  • NRE (ERN) : (si cette information s’applique à l’organisation)
  • Liste de paye (Paylist)
  • Date de début en vigueur (Effective From Date) : date de signalement du service ouvrant droit à pension lors de la transaction liée au PE
  • Indicateur AM/PM de la date de début (Effective From AM/PM indicator)
  • Date de fin (Effective to Date) : dernière journée d’application du service ouvrant droit à pension
  • Indicateur AM/PM de la date de fin (Effective to AM/PM Indicator)
  • Type de pension (Pension Type) : 53M
  • Type d’employé (Employee Type) : E ou F ou G ou H, etc
  • Admissibilité au Régime de PSD (SDB Eligibility) : 2 – Non admissible

• Troisième élément de la modification de la situation : corriger le type de pension et le type d’employé pour le service de versement de cotisations – date du changement :
  • CIDP (PRI)
  • NRE (ERN) : (si cette information s’applique à l’organisation)
  • Liste de paye
  • Date de début en vigueur (Effective From Date) : date du changement
  • Indicateur AM/PM de la date de début (Effective From AM/PM indicator)
  • Type de pension (Pension Type) : 01
  • Type d’employé (Employee Type) : (corriger uniquement au besoin)
  • Admissibilité au Régime de PSD (SDB Eligibility) : 1 – Admissible (si cette information s’applique à l’organisation)

Étapes à exécuter pour faire passer le statut de « en période de probation » à « cotisant »

Lorsque la transaction liée à un PE se fait au moment de l’embauche de l’employé, sans égard à sa situation d’emploi (y compris dans le cas des employés nommés pour une période déterminée de moins de six mois, des employés occasionnels et des personnes employées selon les besoins [sur appel]), il faut entrer les éléments ci-dessous pour que l’employé passe du statut d’employé en période de probation à celui de cotisant.

Important : La solution de la pension ne fait pas passer automatiquement l’employé du statut d’employé en période de probation à celui de cotisant lorsqu’il complète sa période d’attente, qui est de six mois. Les éléments suivants doivent être saisis dans l’Outil de saisie des données (OSD).

• Modification de la situation (un seul choix) :
  • CIDP (PRI)
  • NRE (ERN) : (si cette information s’applique à l’organisation)
  • Liste de paye (Paylist)
  • Date de début en vigueur (Effective From Date) : date du changement
  • Indicateur AM/PM de la date de début (Effective From AM/PM indicator)
  • Type de pension (Pension Type) : 01
  • Type d’employé (Employee Type) : (corriger uniquement au besoin)
  • Admissibilité au Régime de PSD (SDB Eligibility) : 1 – Admissible (si cette information s’applique à l’organisation)

Erreur courante pour les éléments : Lorsque la situation doit être modifiée, la Date de début et la Date de fin déterminent la période pour laquelle vous demandez la modification des champs au cours de la transaction. Plutôt que de saisir une date dans les champs Date de début (Effective From Date) et Date de fin (Effective To Date), on entre souvent une date dans les champs Date de début (Effective From Dat) et PE (TOS). La saisie d’une date dans le champ PE (TOS) indique au système que le PE doit être modifié. Par conséquent, il changera la date de PE plutôt que de traiter la modification de la situation.

Étapes pour modifier le type de pension et le type d’employé

Une transaction de changement de situation modifiera seulement le ou les champs en question pour la période indiquée dans Date de début (Effective From Date) et la Date de fin (Effective To Date); cela ne modifiera pas les champs précédant ou suivant la période en question.

• Changement de situation (Status Change) (une transaction) :
  • CIDP (PRI)
  • NRE (ERN) : (Si applicable à l’organisation)
  • Liste de paye
  • Date de début (Effective From Date) : Date à laquelle le changement a eu lieu
  • Indicateur AM/PM de la date de début (Effective From Date)
  • Date de fin (Effective To Date) : Mise à jour seulement s’il y a une date de fin – le champ peut être laissé en blanc s’il est ouvert; utilisez une date de fin si vous devez modifier une période précise
  • Indicateur AM/PM de la date de fin (Effective To Date)
  • Type de pension
  • Type d’employé

Erreur de saisie fréquente : si un employé travaille à temps partiel (type d’employé B) du 2 avril 2006 (02-Apr-2006) au 28 mars 2013 (28-Mar-2013) et qu’un changement de situation est requis pour modifier le type d’employé pour une situation à temps plein (type d’employé A) du 21 février 2012 (21-Feb-2012) au 24 février 2012 (24-Feb-2012), la transaction mentionnée ci-dessus mettra à jour le type d’employé seulement pour ces quatre jours. Il arrive souvent qu’un Changement de situation (Status change) ultérieur soit exécuté en pensant que le type d’employé doit être modifié à nouveau pour temps partiel (type d’employé B) à partir du 25 février 2012 (25-Feb-2012); cette transaction n’est pas nécessaire, le changement de situation pour temps partiel ne fait que modifier le type d’employé entre les dates de début (Effective From Date) et de fin (Effective To Date) de la transaction.

Étapes pour modifier un Code d’identification de dossier personnel

Si une transaction PE est envoyée avec le mauvais CIDP, le dossier EMP aura le mauvais numéro de CIDP, en conséquence de quoi, toute transaction ultérieure faite avec le bon CIDP sera refusée jusqu’à ce que la transaction du Changement de situation (Status Change) soit exécutée.

• Changement de situation (Status Change) (une transaction) :
  • CIDP (PRI)
  • NRE (ERN) : (Si applicable à l’organisation)
  • Liste de paye
  • Date de début (Effective From Date) : Date d’aujourd’hui
  • Indicateur AM/PM de la date de début (Effective From Date)
  • Nouveau CIDP : Entrez le bon CIDP

Important : Communiquez avec les Services de soutien à l’employeur afin de les informer des transactions qui ont été envoyées sur le mauvais CIDP; ils procéderont à un examen du dossier et décideront des mesures correctives à prendre.

Changements multiples

• S'il y a plusieurs changements, faites une seule transaction STS si la Date de début est la même pour tous les changements

  Exemple : Changement de nom, état matrimonial et province de résidence peuvent toutes être remplis sur une seule transaction STS.

• Faites des transactions STS distinctes si les changements comportent des dates d'entrée en vigueur différentes

Changements liés aux heures de travail

Tous les changements liés aux heures de travail doivent être signalés, car cela peut avoir une incidence sur l'admissibilité de participant au régime. Si le type d'employé change à la suite d'une modification à la SDT/SNT, il faut également faire une transaction STS afin de modifier le type d'employé.

On doit signaler un changement aux heures de travail en faisant une transaction STS ou SAL, comme suit :

Exemple utilisant la transaction Modification de la situation 

L'employé passe d'un poste à temps plein de durée indéterminée à un poste à temps partiel de durée indéterminée. Sa semaine de travail passe de 37,5 heures à 30 heures, et son salaire demeure le même.

• Faire une transaction STS :
  • Pour remplacer le type d'employé A (Employé à temps plein nommé pour une période indéterminée) par le type d'employé B (Employé à temps partiel nommé pour une période indéterminée)
  • Pour changer la semaine désignée de travail (SDT) de 37,5 heures à 30 heures

Exemple utilisant la transaction Salaire 

Les données sur la SDT/SNT pour la période du 2010-02-18 au 2010-04-28 sont inexactes dans Penfax. Les heures de travail ne devraient pas être de 30 heures par semaine, mais de 25 heures par semaine, sans changement au type d'employé.

• Code modificatif : C (commencer) :
  • Type de salaire : (obligatoire, doit être identique au type initial)
  • Date de début : 2010-02-18 – indicateur AM/PM (1 ou 2)
  • Date de fin : 2010-04-28 – indicateur AM/PM (1 ou 2)
  • Salaire : 45 000,00 $
  • Semaine normale de travail : 37,5 heures
  • Semaine désignée de travail : 25,00 heures

Remarque : Les heures Semaine de travail attribuée (AWW (Assigned Work Week)) et Semaine de travail prévue (SWW (Scheduled Work Week)) sont toujours requises avec une transaction de salaire et doivent concorder avec le type d’em ployé. Si la solution de pension indique un type d’employé B (temps partiel à durée indéterminée) et que la transaction de salaire indique 37.50/37.50, cela provoquera des erreurs d’affichage; il faut procéder à une modification STS du type d’employé avant d’effectuer la transaction de salaire, afin d’éviter les erreurs.

Changements liés à une semaine de travail non standard

Les modifications au champ Semaine de travail non standard (Non-Standard Work Week) doivent être signalées en effectuant une transaction de Salaire (SAL) comme suit (remarque : cette modification ne peut être signalée par un Changement de situation (Status Change)).

Pour changer le champ de la semaine de travail non standard, il faut faire une transaction STS ou une transaction SAL.

Exemple utilisant la transaction Modification de la situation pour Changements liés à une semaine de travail non standard 

L'employé passe d'une semaine de travail non standard, code 1, à une semaine à une semaine normale de travail (SNT), code 2, à partir du 2010/04/28.

• Faire une transaction STS au moyen de la date de début (2010/04/28) afin de remplacer la semaine de travail non standard par le code 2

Exemple utilisant la transaction Salaire pour Changements liés à une semaine de travail non standard 

Les données sur la semaine de travail non standard pour la période du 2010/02/18 au 2010/04/28 sont inexactes dans Penfax. Le code 1 a été saisi dans ce champ (oui, l'employé a une semaine de travail non standard) alors qu'il devrait s'agir du code 2 (non, l'employé a une semaine normale de travail).

• Code modificatif : C (commencer) :
  • Type de salaire : (obligatoire, doit être identique au type initial)
  • Date de début : 2010/02/18 – indicateur AM/PM (1 ou 2)
  • Date de fin : 2010/04/28 – indicateur AM/PM (1 ou 2)
  • Salaire : 45 000,00 $
  • Semaine normale de travail (SNT) : 37,5 heures
  • Semaine désignée de travail (SDT) : 37,50 heures
  • Semaine de travail non standard : 2 heures

Modifier la date du porté à l'effectif

Pour modifier la Date de début d'un PE antérieur, une transactions STS est requise avec les entrées suivantes :

• CIDP (PRI)
• NRE (ERN) : (Si applicable à l’organisation)
• Liste de paye
• Champ Date de début (Effective From Date) : La date de PE indiquée à l’origine (AAAA/MM/JJ) (YYYY/MM/DD)
• Indicateur AM/PM de la Date de début
• Entrez la nouvelle date dans le champ Date PE (TOS Date) (AAAA-MM-JJ) (YYYY/MM/DD)
• Entrez l’indicateur AM/PM dans le champ Indicateur AM/PM de la Date PE (TOS Date AM/PM)

Une nouvelle entrée PE (TOS) n’écrasera pas la mauvaise date de PE (TOS). Cela causera plutôt une duplication du PE (TOS) sur le compte du membre et les données ultérieures ne pourront pas s’afficher au compte.

Si un PE doit être retiré, une transaction RE (SOS) est requise en utilisant la même date que celle du PE (TOS) (qui doit être retirée); cela retirera la ligne de service (line of service) figurant dans le compte.

Modifier la date du rayé de l'effectif

Il est nécessaire de signaler une transaction de Changement de statut (Status Change) (STS) afin de changer la Date de début (Effective From Date) d’un précédent RE (SOS). Les entrées suivantes sont requises à l’écran de situation :

• CIDP (PRI)
• NRE (ERN) : (Si applicable à l’organisation)
• Liste de paye
• Champ Date de début (Effective From Date) : La date de PE indiquée à l’origine (AAAA/MM/JJ)
• Indicateur AM/PM de la Date de début
• Date RE (SOS) pour la paie : La bonne date SOS (AAAA/MM/JJ)
• Indicateur AM/PM de la Date RE pour la paie (Pay SOS Date AM/PM)

Remarque : Si vous modifiez une date RE (SOS) pour une date future, assurez-vous de toute donnée manquante relative au salaire, aux congés non payés ou aux contributions. Si vous modifiez une date RE (SOS) pour une date précédente, vous devrez supprimer tout salaire et congé non payé ainsi que toutes contributions ayant été affichés au compte entre l’ancienne et la nouvelle date RE (SOS) (sinon la transaction de changement de situation sera refusée dans Penfax).

Exemple

• La date RE (SOS) du 1er avril 2014 (01-Apr-2014) est modifiée pour le 1er février 2014 (01-Feb-2014)
• Salaire : Le compte indique du 1er janvier 2014 (01-Jan-2014) au 31 mars 2014 (31-Mar-2014) :
  • Supprimez le salaire du 1er janvier 2014 (01-Jan-2014) au 31 mars 2014 (31-Mar-2014)
  • Salaire de commencement (Commence salary) du 1er janvier 2014 (01-Jan-2014) au 31 janvier 2014 (31-Jan-2014)
• Contributions : les contributions prélevées par erreur devront être remboursées aux membres et saisies comme étant négatives au compte
• Congé non payé : supprimez s’il y a lieu

Prolongation de l'emploi

Si un poste de durée déterminé ou occasionnel passe à une durée indéterminée, il faut faire une transaction STS et remplir tous les champs appropriés. Notez que si la durée d'emploi est prolongée et qu'il n'y a aucun changement au type d'employé ni au type de pension, aucune entrée de données n'est requise.