Transaction liée à un porté à l'effectif

Pour les nouveaux bénéficiaires d’un CPRFP, il pourrait être nécessaire d’effectuer une transaction de type « Employé » avant la saisie d’une transaction de porté à l’effectif.

La transaction du PE est utilisée pour signaler les employés embauchés ou réembauchés, peu importe leur statut d'emploi (par exemple les employés nommés pour une période déterminée de moins de six mois, les employés occasionnels et les employés travaillant selon les besoins, c’est-à-dire sur appel). La transaction du Porté à l'effectif (PE) met à jour automatiquement le fichier de l'employé (EMP).

Remarque : Une réembauche survient à la suite d’une interruption de service; une transaction de retrait de l’effectif et une transaction de nouveau porté à l’effectif sont nécessaires.

Il est important de se rappeler que la transaction du PE doit être faite avant l'enregistrement du salaire, du congé non payé, ou des cotisations. Toute transaction faite avant la transaction du PE sera rejetée.

Sur cetter page

• Date du porté à l'effectif
• Modification d'une date du porté à l'effectif
• Autres transactions à signaler en même temps que la transaction du porté à l'effectif
• Double rémunération et double emploi

Date du porté à l'effectif

Penfax rejettera toutes les transactions (PE, RE (rayé de l'effectif), STS (modification de la situation)) dont la Date de début sera plus de 30 jours après la date où vous avez téléchargé le fichier.

Exemple 1 

• PE : 1er novembre 2010
• Téléchargement dans l'Outil de saisie de donnée (OSD) : 1er octobre 2010

Puisqu'il y a plus que 30 jours entre le 1er octobre et le 1er novembre 2010, Penfax générera une erreur.

Exemple 2 

• PE : 1er décembre 2010
• Téléchargement dans l'OSD : 24 novembre 2010

Comme il y a moins de 30 jours entre le 24 novembre et le 1er décembre 2010, la transaction sera enregistrée dans Penfax.

Modification d'une date du porté à l'effectif

Pour changer la date d'entrée en vigueur d'un PE antérieur, il faut faire une transaction de modification de la situation (STS) :

1. Code d’identification de dossier personnel
2. Numéro de référence de l’employé (si cette information s’applique à l’organisation)
3. Liste de paye
4. Date de début en vigueur : date de RE signalée initialement (AAAA-MM-JJ)
5. Indicateur AM/PM de la date de début
6. Date de RE (Pay SOS Date) : date exacte de RE (AAAA-MM-JJ)
7. Indicateur AM/PM de la date de RE

Quand une nouvelle entrée du porté à l’effectif est saisie, celle-ci ne corrige pas la date incorrecte du porté à l’effectif. Elle produit plutôt un dédoublement du porté à l’effectif sur le compte de l’employé et les données subséquentes ne permettent pas d’enregistrer son compte.

Quand un porté à l’effectif doit être retiré, il faut effectuer une transaction de retrait de l’effectif portant la même date que le porté à l’effectif (celui devant être retiré). Cela supprime la ligne type de service de ce compte.

Autres transactions à signaler en plus de la transaction du porté à l'effectif

Une transaction liée au salaire (SAL), aux cotisations (STA) et à l'adresse (ADR) devrait être signalée en même temps que la transaction du PE.

Exemple

Employé occasionnel embauché pour une période de 4 mois, du 1er mars au 30 juin 2011.

Transaction du Porté à l'effectif

La Date de début est le 1er mars 2011 et la Date de fin est le 30 juin 2011. Le Type d'employé est K (Employé occasionnel, à temps plein nommé pour une période déterminée de 90 jours ouvrables ou moins au cours d'une année civile au sein d'un ministère particulier ou d'un autre organisme) et le code de Type de pension est 53 (Employé occasionnel nommé pour une période déterminée de 6 mois ou moins - employé à temps plein et employé à temps partiel travaillant 12 heures et plus sans droits acquis). La Date de fin dans la transaction du PE est inscrite aux fins de validation seulement et n'est pas utilisée pour contrôler les périodes d'emplois. Le champ date de fin n’est pas considéré comme une entrée du retrait de l’effectif. Il faut toujours effectuer une transaction de retrait de l’effectif et obtenir un formulaire TPSGC 2386 pour mettre fin à une période d’emploi.

1. Transaction liée au salaire :
   • Signalez le salaire correspondant dans la même mise à jour que la transaction du PE.
   • Signalez un fichier de salaire ouvert pour chaque type de PE, y compris lorsque le PE vise un employé en période de probation. La date Date de fin doit être vide pour un fichier de salaire ouvert.
   • La semaine normale de travail (SNT) et la semaine désignée de travail (SDT) doivent concorder avec le Type d'employé et le Type de pension entrés dans la transaction du PE.
   • La date Date de début est le 1er mars 2011 et la Date de fin doit être vide pour un fichier de salaire ouvert.
2. Transaction liée aux cotisations :
   • Les cotisations doivent être signalées en fonction de votre cycle de paye (hebdomadaire, aux deux semaines ou mensuellement).
   • La date Date de début est le 1er mars 2011 et la Date de fin doit être le dernier jour de la période de paye.
   • Les contributions versées entre la Date d’entrée en vigueur et la Date de fin doivent se situer dans la période d’emploi pour que le compte puisse les enregistrer.
3. Transaction liée à l'adresse :
   • L'adresse devrait être signalée avec la transaction du PE mais peut également être signalée en tout temps.

Double rémunération et double emploi

• Double rémunération - pour obtenir des renseignements détaillés :
  • Services d’appui aux employeurs – Adhérer un membre
  • Avis spécial destiné aux sociétés d'État et autres 2011-003 – Section 4.5

Au moment d’entrer une transaction de porté à l’effectif pour un poste à double rémunération, veiller à entrer « 1 – Double rémunération » dans le champ de la double rémunération. Utiliser une liste de paye différente pour entrer le porté à l’effectif du poste subséquent ainsi que tous les renseignements sur l’employé (salaire, congé non payé, etc). Les salaires et cotisations doivent être saisis pour les deux postes comme ils se présentent :

• Double emploi - pour obtenir des renseignements détaillés :
  • Services d’appui aux employeurs – Adhérer un membre
  • Avis spécial destiné aux sociétés d'État et autres 2011-003 – Section 4.6

Au moment d’entrer une transaction de porté à l’effectif pour un poste à double emploi, veiller à entrer « 13 – Double emploi » dans le champ de la double rémunération. Les salaires et les cotisations des employés occupant un double emploi doivent être saisis dans son deuxième poste.

Important : Le type d’employé doit toujours être associé au type de pension approprié

Exemple : Il ne faut pas associer le type d’employé A (poste à temps plein de durée indéterminée) au type de pension 059 (M : sur appel) car cela produit une erreur d’imputation.

Statut de l’employé : Types d’employés

A

Poste à temps plein pour une période indéterminée

B

Poste à temps partiel pour une période indéterminée

C

Temps plein, saisonnier

D

Temps partiel, saisonnier

E

Emploi à durée déterminée – Plein temps (moins de trois mois)

F

Emploi à durée déterminée – Temps partiel (moins de trois mois)

G

Emploi à durée déterminée – Plein temps (trois mois ou plus, mais moins de six mois)

H

Emploi à durée déterminée – Temps partiel (trois mois ou plus, mais moins de six mois)

K

Occasionnel – Plein Temps (période ne dépassant pas 90 jours ouvrables dans une année civile dans n’importe quel ministère ou autre organisation)

L

Occasionnel – Temps partiel (période ne dépassant pas 90 jours ouvrables dans une année civile dans n’importe quel ministère ou autre organisation)

M

Employé spécial, à temps partiel – travaille « selon les besoins »

S

Emploi à durée déterminée – Plein temps (plus de six mois)

T

Emploi à durée déterminée – Temps partiel (plus de six mois)

Pension de l’employé

Type de pension de l’employé avant le régime de 2013	Type de pension de l’employé après le régime de 2013	Conditions pertinentes au compte de l’employé :
01	31	Moins de 35 ans de service (semaine désignée de travail inférieure ou égale à 12 heures)
02	32	Moins de 35 ans de service (double rémunération)
03	33	Plus de 35 ans de service (cotisations à 1 %)
04	34	Plus de 35 ans de service (double rémunération à 1 %)
13	36	Double emploi
50		Employé de moins de 18 ans
53		Employé occasionnel nommé pour une période déterminée de six mois ou moins) – employé à temps plein et employé à temps partiel travaillant 12 heures et plus sans droits acquis
54		Employé détaché qui cotise à un autre régime
55		Cotisant en vertu de la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes ou de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada
56		Employé avec une SDT de moins de 12 heures ou employé à temps partiel bénéficiant de droits acquis ayant une SDT égale ou supérieure à 12 heures, mais inférieure à 30 heures
58		Salaire non lié aux heures travaillées
59		Employé sur appel ou travaillant selon les besoins, salaire identifié comme honoraires, engagé par contrat, âgé de 69 ou 71 ans, indemnités de remplacement du salaire ou employé au service d’une commission royale
60		Employés saisonniers, moins de six mois de service
62		Congé de réadaptation ou d’études
64		Double emploi, moins de 12 heures/semaine
66		Congé d’études payé dépassant la limite de 5 ou de 3 ans