Seconde phase des modifications apportées au processus d'enquête de sécurité

Trouvez de l'information concernant les modifications au processus d'enquête de sécurité du Programme de sécurité des contrats (PSC) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

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Contexte

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Modification des critères d'admissibilité des enquêtes de sécurité sur l'organisation

Une analyse de 5 ans des volumes de traitement de sécurité du PSC a révélé que près de 90 % des organisations ayant fait l'objet d'une enquête de sécurité par le PSC n'ont pas été associés à un contrat ou à un contrat de sous-traitance comportant des exigences de sécurité. Les volumes de traitement pour les enquêtes de sécurité sur le personnel, d'autre part, ont révélé que moins de 20 % des personnes ayant fait l'objet d'une enquête de sécurité par le PSC ont travaillé sur un contrat ou un contrat de sous-traitance avec des exigences de sécurité au cours de cette même période de 5 ans.

Cet effort considérable pour enquêter sur des organisations qui n'ont pas besoin d'une attestation exerce une pression inutile sur l'infrastructure de sécurité du gouvernement du Canada. Il crée des retards inutiles dans les enquêtes, affaiblit la position de sécurité de l'industrie canadienne et, en fin de compte, augmente le risque que les organisations représentent pour les renseignements et les biens sensibles du gouvernement.

Les avantages de cette modification pour les organisations admissibles

Le fait de recentrer les activités liées aux enquêtes de sécurité des organisations sur les participants actifs à un processus d'approvisionnement, on espère obtenir les avantages suivants :

  • traitement plus rapide des enquêtes de sécurité sur les organisations
  • un meilleur soutien à l'industrie dans la prestation de services et d'activités importantes au profit des Canadiens
  • fardeau amoindri pour l'industrie, en particulier pour les agents de sécurité d'entreprise (ASE) et les remplaçants
  • un processus de sous-traitance rationalisé avec une souplesse accrue pour diversifier les chaînes d'approvisionnement et réduire les coûts
  • contribuer à améliorer la compétitivité et les possibilités de commercialisation de l'industrie canadienne sur les marchés étrangers de la défense et de la sécurité

Comment cette approche se compare à ceux qui ont été adoptées par d'autres pays

Universellement, les attestations de sécurité sont accordées uniquement selon le principe du « besoin de connaître » ou « besoin d'accéder ». Le processus d'enquête de sécurité n'est en fait lancé qu'après confirmation d'un besoin avéré, tel qu'un contrat valide ou un « besoin de connaître » avéré. Plus de 30 partenaires étrangers aux vues similaires font de même pour accorder leurs attestations de sécurité.

Cette approche permet aux autres pays d'avoir de meilleures normes de service que le PSC. Cela rend également leur industrie plus compétitive sur les marchés étrangers. L'alignement du processus rigoureux d'enquête de sécurité du PSC sur l'approche de nos partenaires internationaux permettra de disposer d'un programme de sécurité industrielle mieux ciblé et plus souple.

Modifications qui sont entrées en vigueur le 2 mai 2022

En date du 2 mai 2022, le PSC :

Processus d'approvisionnement fédéral

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Approvisionnements fédéraux qui sont assujettis à ces modifications

Les modifications mentionnées ci-dessus s'appliquent à tous les marchés publics fédéraux de biens, de services et de construction pour lesquels les services de sécurité des contrats du PSC sont utilisés.

Modifications affectant les organisations qui soumissionnent à des appels d'offres comportant des exigences de sécurité

En date du 2 mai 2022, les organisations qui soumissionnent à des appels d'offres gouvernementaux comportant des exigences de sécurité doivent remplir et fournir un formulaire de demande d'inscription dans le cadre de leur réponse à l'appel d'offres (par exemple, leur proposition).

Les organisations qui répondent à une DOC et à une DAMA comportant des exigences de sécurité doivent également remplir et fournir le formulaire de demande d'inscription dans le cadre de leur réponse. Dans leur DOC et leur DAMA, le Programme des approvisionnements de SPAC exige que les organisations soumettent le formulaire de demande d'inscription dans le cadre de leur réponse à l'appel d'offres. Une fois que SPAC aura attribué une offre à commandes (OC) ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) à une organisation, celle-ci n'est pas tenue de soumettre un formulaire de demande d'inscription chaque fois qu'elle soumissionnera à un appel d'offres pour obtenir une commande subséquente ou un contrat en fonction de cette méthode d'approvisionnement publiée par SPAC.

Exigences pour détenir une attestation de sécurité à la fermeture de l'appel d'offres

À la suite de ces modifications, les organisations n'ont besoin de satisfaire aux exigences de sécurité que pendant le processus de demande de soumissions si elles doivent accéder à des documents protégés ou classifiés pour préparer leur soumission. Si l'accès à des renseignements sensibles n'est nécessaire que pour l'exécution du contrat, les agents d'approvisionnement doivent donner aux soumissionnaires jusqu'à la date d'attribution du contrat pour obtenir l'attestation de sécurité de leur organisation.

Cela met tous les soumissionnaires potentiels sur un pied d'égalité et crée un contexte d'affaires plus compétitif. Cela garantit que les organisations de toutes tailles peuvent soumissionner aux appels d'offres gouvernementaux comportant des exigences de sécurité, qu'elles aient ou non une attestation auprès du PSC.

Attestations de sécurité provisoires

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Accéder à des documents protégé ou classifié avant l'appel d'offres ou pendant la préparation d'une offre

Le 2 mai 2022, le PSC a introduit une nouvelle attestation de sécurité provisoire afin d'offrir un processus d'enquête de sécurité plus rapide et moins lourd aux soumissionnaires potentiels qui doivent avoir accès à des renseignements sensibles avant de soumissionner (par exemple, pour accéder à des demandes de proposition classifiées).

Cette nouvelle attestation permet à quelques représentants des soumissionnaires potentiels d'obtenir l'attestation avant de soumettre une offre. Les répondants confirmés à la demande de soumissions connexe sont ensuite invités à compléter le processus d'enquête sur l'organisation afin d'obtenir une vérification d'organisation désignée (VOD) ou une attestation de sécurité d'installation (ASI) auprès du PSC, conformément aux nouveaux critères d'admissibilité.

Comment les organisations peuvent demander une attestation de sécurité provisoire

Pour demander une attestation de sécurité provisoire, les organisations doivent :

  • s'adresser à l'agent d'approvisionnement qui supervise l'appel d'offres
  • démontrer leur intérêt à participer
  • demander une enquête de sécurité si elles ne possèdent pas déjà le niveau d'attestation de sécurité approprié
  • fournir à l'agent d'approvisionnement un formulaire de demande d'inscription complet

L'agent d'approvisionnement contactera alors le PSC pour demander une attestation de sécurité provisoire au nom de l'organisation.

Processus pour obtenir une attestation de sécurité provisoire

Lorsque le PSC reçoit une demande valide d'un agent d'approvisionnement, il procède à une évaluation de l'organisation et demande à cette dernière les documents suivants :

  • formulaire de nomination d'un agent de sécurité d'entreprise – accusé de réception et engagement pour nommer un ASE
  • formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel pour l'ASE et pour les personnes qui ont été identifiées pour l'équipe de soumission
  • un accord sur la sécurité signé
  • formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel pour 1 cadre supérieur clé (CSC) (uniquement pour les enquêtes de sécurité de niveau classifié)

Si l'exigence est de niveau protégé, l'ASE et les membres de l'équipe de soumission sont, conformément à la Norme sur le filtrage de sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) :

Si l'exigence est de niveau classifié, l'ASE, le CSC et les membres de l'équipe de soumission sont, conformément à la Norme sur le filtrage de sécurité du SCT

Pour tous les niveaux d'attestations de sécurité provisoires, l'organisation doit se référer à la liste des scénarios qui sont acceptés comme justification pour traiter les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel.

Dans la section A du formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel pour l'ASE et, le cas échéant, le CSC, l'organisation doit faire référence au scénario 3 : une demande d'enquête de sécurité concernant un CSC, ASE ou un agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER).

Dans la section A du formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel pour les personnes de l'équipe de soumission selon le type d'étape préalable à la demande de soumissions auquel elle participe, l'organisation doit faire référence à un des scénarios suivants :

  • scénario 6 : une lettre d'intérêt exigeant une cote de fiabilité ou une autorisation de sécurité
  • scénario 7 : une consultation de l'industrie exigeant la communication de renseignements protégés ou classifiés
  • scénario 8 : une réunion ou une consultation de l'industrie classifiée dans le contexte de l'établissement d'un processus d'approvisionnement, comme une conférence des soumissionnaires
  • scénario 9 : une demande de renseignements comportant l'échange de renseignements protégés ou classifiés
  • scénario 10 : une invitation à se qualifier exigeant la communication de renseignements protégés ou classifiés
  • scénario 11 : une demande de propositions exigeant la communication de renseignements protégés ou classifiés

Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur la cote de fiabilité et le processus d'autorisation de sécurité sur le personnel, consultez le processus d'enquête de sécurité sur le personnel.

Validité des attestations de sécurité provisoires

Les attestations de sécurité provisoires sont valides pour la durée du processus de demande de soumissions seulement. La cote de fiabilité ou l'autorisation de sécurité pour l'ASE, le CSC (le cas échéant) et les membres des équipes de soumission sont aussi valides pour la durée du processus d'appel d'offres. Toutefois, si l'organisation présente une soumission, le PSC permet à l'organisation de conserver l'enquête de sécurité sur le personnel de l'ASE et le cas échéant, du CSC. Toutes les autres enquêtes de sécurité sur le personnel se font fermées.

Admissibilité des organisations étrangères pour une attestation de sécurité provisoire

Les organisations étrangères ne sont pas éligibles pour une attestation de sécurité provisoire. Les organisations étrangères qui doivent accéder à des renseignements classifiés canadiens pendant les phases de préqualification et de préparation de la soumission doivent toujours obtenir une ASI accordée par leur autorité nationale désignée respective en matière de sécurité et confirmée par le PSC de leurs homologues étrangers.

Si une organisation étrangère doit accéder à des renseignements protégés canadiens pendant les phases de préqualification et de préparation de la soumission, le PSC continue d'évaluer son admissibilité à une solution de rechange. Si elle est admissible, le PSC exige des documents (par exemple, vérification du casier judiciaire et vérification de solvabilité) à l'organisation étrangère pour évaluer les risques associés à la manipulation, au traitement et à la protection des renseignements protégés canadiens.

Processus d'enquête de sécurité sur l'organisation

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Modifications affectant le processus d'enquête de sécurité sur l'organisation

En date du 2 mai 2022, toutes les organisations qui soumissionnent à un appel d'offres concurrentiel ou qui répondent à une DOC ou à une DAMA avec des exigences de sécurité, affichées le 2 mai 2022 ou après, doivent soumettre le formulaire de demande d'inscription complet avec leur appel d'offres ou leur réponse.

Un formulaire de demande d'inscription complet signifie que :

  • tous les blocs de renseignements obligatoires ont été remplis
  • le formulaire est signé et daté

Les formulaires de demande d'inscription incomplets :

  • ne sont pas traités par le PSC
  • pourraient entraîner le rejet de l'offre de l'organisation

En date du 2 mai 2022, les organisations qui se voient attribuer un contrat à fournisseur unique comportant des exigences de sécurité doivent également remplir le formulaire de demande d'inscription et le soumettre à l'agent d'approvisionnement responsable du contrat.

Après avoir reçu le formulaire de demande d'inscription et la confirmation du ministère responsable du contrat que l'organisation a présenté une soumission ou se verra attribuer un contrat à fournisseur unique, le PSC met en branle le processus d'enquête de sécurité sur l'organisation et communique directement avec elle pour demander les documents supplémentaires requis pour l'enquête de sécurité.

Enquête de sécurité sur l'organisation des soumissionnaires non retenus

En date du 2 mai 2022, les soumissionnaires qui ne se voient pas attribuer un contrat comportant des exigences de sécurité restent admissibles à une attestation de sécurité et sont autorisés à compléter le processus d'enquête de sécurité sur l'organisation, même s'ils ne sont pas retenus.

Exigences pour les organisations ayant déjà fait l'objet d'une enquête de sécurité qui soumissionnent une nouvelle demande de soumissions comportant des exigences de sécurité

Les organisations qui ont déjà fait l'objet d'une enquête de sécurité du PSC et qui soumissionnent dans le cadre d'une nouvelle demande de soumissions ou qui répondent à une nouvelle DOC ou DAMA comportant des exigences de sécurité devront remplir le formulaire de demande d'inscription dans le cadre de leur réponse.

Afin de réduire la charge administrative, les organisations soumissionnant à une demande de soumissions ou qui répondent à une DOC ou à une DAMA avec des exigences de sécurité devraient enregistrer les renseignements de leur formulaire de demande d'inscription précédemment rempli. À la prochaine demande de soumissions, ces organisations n'auront qu'à modifier le formulaire (si l'information a changé par rapport à leur demande précédente), à le signer à nouveau et à inscrire la nouvelle date avant de le joindre à leur soumission (ou réponse).

Modifications affectant les organisations qui ont été parrainées pour une enquête de sécurité avant le 2 mai 2022

Les demandes d'enquête de sécurité d'organisations du secteur privé reçues avant le 2 mai 2022 et qui sont toujours en attente à cette date se font réévaluées par le PSC pour s'assurer qu'elles répondent aux nouveaux critères d'admissibilité. Lorsqu'une demande n'est plus admissible, le PSC la ferme.

Veuillez-vous reporter aux modifications qui sont entrées en vigueur le 2 mai 2022, ci-dessus, pour la liste des critères d'admissibilité des enquêtes de sécurité sur l'organisation.

Amélioration aux délais d'enquête de sécurité sur l'organisation

En éliminant l'enquête de sécurité élargie des fournisseurs et en mettant en œuvre une approche plus ciblée, le PSC s'attend à l'amélioration suivante pour les délais de traitement des demandes simples d'enquêtes de sécurité sur l'organisation.

Ces délais de traitement plus courts ne sont pas de nouvelles normes de service; il s'agit d'objectifs fixés par le PSC afin de mesurer son rendement. Depuis que le PSC a mis en œuvre les modifications, il compare les niveaux de service à ces objectifs afin d'évaluer l'efficacité de la modification. Si une baisse des niveaux de service est observée, le PSC adaptera son approche en conséquence. Si une amélioration des niveaux de service est observée et maintenue, le PSC révisera ses normes de service et les mettra à jour pour tenir compte de la nouvelle réalité.

Validité des attestations de sécurité d'organisation

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Nouvelle période de validité des attestations de sécurité d'organisation à partir du 2 mai 2022

Les attestations de sécurité d'organisation accordées à partir du 2 mai 2022 sont valides pendant :

  • 2 ans pour les VOD
  • 1 an pour les ASI

À la fin de cette période, le PSC met fin à l'attestation de sécurité de l'organisation si elle n'est pas impliquée dans un autre processus de demande de soumissions ou si elle n'exécute pas un contrat ou un contrat de sous-traitance comportant des exigences de sécurité.

Les organisations suivantes ne doivent pas craindre de voir leur attestation de sécurité résiliée, même si elles n'ont pas de contrats ou de contrats de sous-traitance en cours :

  • les organisations qui soumissionnent activement à des appels d'offres gouvernementaux ou qui répondent à une DOC ou à une DAMA comportant des exigences de sécurité et qui ont rempli un formulaire de demande d'inscription
  • les organisations qui détiennent une OC ou un AMA attribué par SPAC

L'attestation de sécurité de ces organisations demeure active tant qu'elles continuent à soumissionner à des appels d'offres gouvernementaux, à répondre à une DOC ou à une DAMA, ou à détenir une OC ou un AMA attribué par SPAC avec des exigences de sécurité (cette dernière situation est en cours d'examen par SPAC).

Les modifications affectant les organisations qui ont déjà fait l'objet d'une enquête de sécurité du Programme de sécurité des contrats

Ces modifications n'ont pas de répercussions immédiates sur les organisations qui ont obtenu une VOD ou une ASI avant le 2 mai 2022. Lorsque la VOD ou l'ASI doit être renouvelée, le PSC détermine s'il est nécessaire de maintenir l'attestation de sécurité en confirmant si l'organisation participe à un processus de demande de soumissions ou si elle a obtenu un contrat ou un contrat de sous-traitance avec des exigences en matière de sécurité.

Lorsque le PSC n'est pas en mesure de confirmer que l'organisation a besoin de renouveler son attestation d'organisation, il met fin à l'attestation conformément aux dispositions :

Réactiver mon attestation de sécurité d'organisation après sa résiliation par le Programme de sécurité des contrats

Une fois résiliée, l'attestation de sécurité d'une organisation peut être réactivée si l'organisation participe à un autre processus d'appel d'offres (et soumet un formulaire de demande d'inscription complet avec sa proposition) ou se voit attribuer un contrat ou un contrat de sous-traitance comportant des exigences de sécurité dans :

  • 2 ans suivant la date de résiliation de la VOD et de la cote de fiabilité
  • 1 an suivant la date de résiliation de l'ASI de niveau « Secret/Très secret » ou l'OTAN et des autorisations de sécurité sur le personnel équivalentes

Ces périodes de réactivation correspondent à la Norme sur le filtrage de sécurité du SCT et aux obligations internationales du Canada et de l'OTAN.

Comment les organisations peuvent-elles réactiver leur attestation de sécurité auprès du Programme de sécurité des contrats

Si le PSC a mis fin à l'attestation de sécurité d'une organisation parce que celle-ci n'a pas soumis de proposition dans le cadre d'un appel d'offres comportant des exigences de sécurité dans le délai indiqué ci-dessus, l'organisation peut réactiver son attestation en soumissionnant à un appel d'offres gouvernemental comportant des exigences de sécurité avec un formulaire de demande d'inscription complété.

Pour réactiver une attestation de sécurité d'organisation, l'agent d'approvisionnement qui supervise l'appel d'offres doit soumettre une demande d'enquête de sécurité au PSC. Dès réception, le PSC valide les renseignements de l'organisation et demande à l'organisation des documents d'enquête de sécurité supplémentaires s'il y a lieu.

Lorsqu'il n'y a pas de modification dans le personnel clé de l'organisation, le PSC demande le formulaire de Vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F) pour l'ASE et, le cas échéant, pour les CSC, afin de réactiver leur cote de fiabilité ou leur autorisation de sécurité. En fonction de la date à laquelle leur cote de fiabilité ou leur autorisation de sécurité a été fermée, l'ASE et le CSC peuvent devoir se soumettre à une nouvelle vérification des empreintes digitales.

Renseignements supplémentaires sur la réactivation ou la vérification obligatoire des empreintes digitales :

Processus de renouvellement des attestations de sécurité d'organisation

Lorsqu'une organisation répond à un appel d'offres gouvernemental comportant des exigences de sécurité, le PSC examine le formulaire de demande d'inscription soumis aux fins de renouvellement de l'attestation de sécurité de l'organisation et vérifie que le niveau de l’attestation de sécurité de cette organisation correspond à ses obligations de sécurité contractuelles. Lorsque l'organisation est sous contrat à long terme, le PSC contacte l'ASE, s'il y a lieu, pour s'assurer que l'attestation reste valide.

Processus d'inspection de la sécurité physique et des technologies de l'information

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Modifications affectant les organisations qui ont besoin d'une autorisation de détenir des renseignements ou d'une autorisation de traiter les technologies de l'information

Les organisations nécessitant une ou plusieurs mesures de sécurité comme l'autorisation de détenir des renseignements (ADR), la capacité de production et l'autorisation de traiter les technologies de l'information (TI) sont invitées à se soumettre à une inspection de sécurité physique au cours de la phase d'évaluation des offres. C'est ce que l'on appelle une inspection de l'offre.

Pendant ce processus, tous les soumissionnaires sont informés des recommandations et des mesures correctives qu'ils doivent mettre en œuvre pour obtenir une ADR. À partir de là, il appartient aux soumissionnaires de décider s'ils souhaitent d'apporter les modifications nécessaires à leurs installations, soit avant l'attribution du contrat, soit une fois le contrat obtenu. Lorsque le soumissionnaire retenu est identifié, le PSC termine l'inspection et lui accorde une ADR.

L'autorisation de traiter les TI est déjà propre au contrat et est déclenchée après l'attribution du contrat. Les inspections de sécurité des TI continuent d'être menées uniquement auprès du soumissionnaire retenu, une fois que les exigences en matière de sécurité physique ont été satisfaites et que tous les biens de TI utilisés par le fournisseur pour créer les produits livrables du contrat sont installés et configurés.

Mise en œuvre des recommandations et des mesures correctives pendant la phase d'évaluation des offres

La mise en œuvre des recommandations et des mesures correctives du PSC peut représenter un investissement important que les soumissionnaires puissent ne pas vouloir ou pouvoir faire avant l'attribution du contrat. Toutefois, le PSC encourage vivement les soumissionnaires à apporter les modifications nécessaires à leurs installations après l'inspection de l'offre. Cela permet au PSC d'achever le processus d'inspection des soumissionnaires retenus dans des délais beaucoup plus courts, et de lancer en parallèle le processus d'inspection de la sécurité informatique (le cas échéant). Il garantit également l'attribution en temps opportun de contrats répondant aux exigences de l'autorisation de détenir des renseignements et évite les retards dans la livraison des biens et des services.

Modifications affectant l'autorisation de détenir des renseignements d'une organisation

Ces modifications n'ont pas d'incidence immédiate sur les organisations qui ont obtenu une ADR ou qui ont été parrainées pour obtenir une ADR avant le 2 mai 2022. Toutefois, les organisations qui ne sont pas associées à un contrat ou à un contrat de sous-traitance en cours comportant des exigences de sécurité en date du 2 mai 2022 ne sont pas autorisées à renouveler leur ADR.

Lorsque la VOD ou l'ASI de ces organisations doit être renouvelée, le PSC évalue aussi le besoin pour l'organisation de conserver son attestation de sécurité. Lorsque le PSC n'est pas en mesure de valider la nécessité d'une VOD ou d'une ASI, il met fin à l'attestation de sécurité de l'organisation et à leur ADR conformément aux dispositions :

Processus pour conserver des renseignements et des biens de nature délicate après la fin du contrat

Les organisations ayant une ADR qui sont tenues contractuellement de conserver des renseignements et des biens protégés ou classifiés sur leur lieu de travail après le contrat, sont autorisées à conserver leur ADR et leur attestation de sécurité d'organisation pour la durée de la période de conservation. À la fin de la période de conservation, lorsque les renseignements protégés ou classifiés ont été retournés au ministère client ou détruits à la demande du PSC, le PSC résilie l'ADR, sauf si l'organisation a un nouveau besoin contractuel de conserver des renseignements et des biens protégés ou classifiés sur son lieu de travail.

Processus de sous-traitance

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Modifications affectant le processus de sous-traitance

Les organisations qui ont obtenu un contrat ou un contrat de sous-traitance comportant des exigences de sécurité peuvent continuer de parrainer leurs sous-traitants pour leur attestation de sécurité d'organisation en remplissant :

Lorsqu'il reçoit ces formulaires, le PSC continue de réaliser les enquêtes de sécurité sur l'organisation et sur le personnel pour les sous-traitants légitimes assujettis à une exigence de sécurité valide pour aider l'entrepreneur principal à respecter ses obligations contractuelles.

Améliorations au processus de sous-traitance pour les entrepreneurs

Pour réduire le fardeau sur l'industrie, le PSC a passé en revue son processus de sous-traitance pour examiner des idées permettant de simplifier la procédure pour les entrepreneurs et de la rendre plus souple. À partir du 2 mai 2022, les organisations pourront tirer parti d'une ou de plusieurs des options suivantes pour demander des enquêtes de sécurité pour leurs sous-traitants respectifs. Ces options remplacent la mesure de conformité des sous-traitants pour entrepreneurs indépendants/entités commerciales individuelles qui a été communiquée aux organisations le 26 juin 2014.

Option 1

L'entrepreneur principal demande et détient des enquêtes de sécurité sur le personnel pour les employés de ses sous-traitants. Renseignements supplémentaires :

Option 2

L'entrepreneur principal collecte les formulaires d'enquête de sécurité sur une organisation auprès de ses sous-traitants, les examine pour en assurer la qualité et les soumet au PSC pour traitement. Renseignements supplémentaires :

Obligations de tirer parti des options de sous-traitance

L'organisation n'est pas obligée de tirer parti de ces options. Les organisations peuvent continuer à suivre le processus actuel lié à la sous-traitance si les nouvelles options ne conviennent pas à leur situation particulière. Ces options ont été élaborées pour améliorer les délais d'enquête de sécurité des sous-traitants, diversifier les chaînes d'approvisionnement et relever les défis liés aux courtes périodes de validité des offres, aux effectifs saisonniers et aux pénuries de main-d'œuvre.

Tirer parti des 2 options de sous-traitance pour le même sous-traitant

Les organisations peuvent absolument tirer parti des 2 options pour la même organisation sous-traitante.

Quand les organisations doivent-elles tirer parti de la première option liée à la sous-traitance

Cette option peut être utilisée par les organisations (entrepreneurs principaux et sous-traitants) qui sous-traitent des travaux à des propriétaires uniques ou à de petites organisations, où seul un petit nombre de ressources individuelles est requis. Les organisations doivent faire preuve de discernement et s'abstenir d'utiliser cette option pour sélectionner un grand nombre de ressources en sous-traitance.

Les ressources doivent également résider au Canada. Ainsi, la demande d'attestations de sécurité étrangères n'est pas autorisée dans le cadre de cette option. D'autres conditions s'appliquent :

  • les renseignements et biens protégés ou classifiés ne peuvent être reçus ou stockés sur le site de l'organisation sous-traitante
  • le travail lié au contrat de sous-traitance ne peut être effectué que sur le chantier du gouvernement ou sur le site de l'entrepreneur principal s'il est autorisé pour l'ADR

Comment tirer parti de la première option liée à la sous-traitance

Pour tirer parti de l'option 1, les ASE et les ASER doivent suivre les processus d'enquête de sécurité sur le personnel et au besoin, demander une cote de fiabilité ou une autorisation de sécurité pour les personnes de l'organisation sous-traitante.

Dans la section A du formulaire de Vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F) l'ASE et l'ASER doivent justifier l'exigence de sécurité à l'aide de la liste des scénarios qui sont acceptés comme justification pour traiter les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel. Dans ce cas, l'ASE ou l'ASER se réfère au scénario 2 : un travail effectué dans le cadre d'un contrat ou d'un contrat de sous-traitance en cours comportant des exigences de matière de sécurité.

Lorsqu'ils utilisent cette option, les ASE et les ASER sont, en raison de leurs fonctions, responsables des ressources de l'organisation sous-traitante, qu'ils ne connaissent peut-être pas aussi bien que leurs propres employés. L'ASE ou l'ASER qui demande les enquêtes de sécurité sur le personnel doit assumer la responsabilité d'effectuer les vérifications des antécédents sur les personnes et d'effectuer les mesures de suivi comme ils le feraient pour tout autre employé de leur organisation.

Quand les organisations doivent-elles tirer parti de la deuxième option liée à la sous-traitance

Les entrepreneurs principaux peuvent utiliser cette option :

  • s'ils n'acceptent pas la responsabilité de demander et de détenir des enquêtes de sécurité sur le personnel pour les employés de leurs sous-traitants
  • si les exigences de leur(s) contrat(s) de sous-traitance ne répondent pas aux conditions de la première option
  • s'ils sont disposés et capables d'aider leur(s) sous-traitant(s) à remplir les formulaires d'enquête de sécurité de l'organisation

En outre, le(s) sous-traitant(s) doit (doivent) :

  • être désireux et capable(s) d'investir du temps pour obtenir son ou leur propre attestation de sécurité
  • donner son ou leur accord par écrit à l'entrepreneur principal pour que celui-ci puisse recueillir et communiquer ses ou leurs formulaires avec le PSC

Exigences pour demander les clauses de sécurité du contrat de sous-traitance au Programme de sécurité des contrats lors de l'utilisation de la deuxième option de sous-traitance

Avant d'utiliser l'option 2, l'entrepreneur principal doit continuer à demander l'approbation de son ou de ses contrats de sous-traitance en remplissant formulaire de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (SCT/TBS 350-103) pour chaque contrat de sous-traitance et en soumettant le(s) formulaire(s) au PSC par courriel au tpsgc.ssilvers-isssrcl.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

À la réception, le PSC émet des clauses de sécurité à l'entrepreneur principal. Selon le processus actuel de sous-traitance, l'entrepreneur principal doit insérer les clauses du PSC dans son ou ses contrats de sous-traitance et soumettre une copie du ou des contrats de sous-traitance attribués au PSC par courriel au tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Comment tirer parti de la deuxième option liée à la sous-traitance

Pour tirer parti de l'option 2, l'ASE ou l'ASER de l'entrepreneur principal doit mettre à profit son expertise des exigences et des processus du PSC pour aider ses sous-traitants à remplir et à soumettre une trousse complète d'enquête de sécurité de l'organisation. La trousse comprend les formulaires suivants :

  • formulaire de demande d'inscription du PSC, avec les documents justificatifs
  • formulaire de nomination d'un agent de sécurité d'entreprise – accusé de réception et engagement 
  • formulaire de nomination d'un agent de sécurité d'entreprise remplaçants – accusé de réception et engagement (le cas échéant) 
  • formulaire de Vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F) utilisé pour demander une cote de fiabilité pour l'ASE
  • formulaire d'Autorisation de sécurité (SCT/TBS 330-60F) utilisé pour demander des autorisations de niveau « Secret » ou « Très secret » pour l'ASE et les CSC (en plus du formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel)
  • entente sur la sécurité

L'ASE ou l'ASER de l'entrepreneur principal est chargé de fournir ces formulaires à ses sous-traitants. Une fois que le sous-traitant a rempli les formulaires, il doit soumettre son dossier à l'ASE ou à l'ASER de l'entrepreneur principal. Dès réception, l'ASE ou l'ASER doit examiner les formulaires pour s'assurer qu'ils sont remplis et accompagnés des pièces justificatives nécessaires, avant de les soumettre au PSC par courriel au tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Lorsque le PSC reçoit les documents pour l'enquête de sécurité de l'entrepreneur principal, il travaille directement avec l'organisation sous-traitante pour traiter l'attestation de son organisation. Durant le processus d'enquête de sécurité, l'organisation sous-traitante est responsable de tenir l'entrepreneur principal au courant de l'état de sa demande. Pour obtenir des mises à jour sur l'état d'avancement, l'organisation sous-traitante peut communiquer avec le centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats.

Pour obtenir des exemplaires des formulaires du PSC, les entrepreneurs principaux peuvent communiquer avec le centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats.

Parrainage d'un sous-traitant dans le cadre d'une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement émis par Services publics et Approvisionnement Canada

Les organisations qui ont émis une OC ou un AMA mais qui n'ont pas reçu de commande subséquente ou qui n'ont pas été attribuée un contrat dans le cadre de ces méthodes d'approvisionnement préconcurrentielles ne sont pas autorisées à parrainer un sous-traitant. Les OC et les AMA ne sont pas des contrats et ne répondent donc pas aux critères d'admissibilité des enquêtes des sous-traitants.

Les organisations qui ont reçu une OC ou un AMA ne peuvent parrainer un sous-traitant que si elles ont reçu une commande subséquente à l'OC ou été attribuée un contrat dans le cadre de l'AMA.

Accès aux services en direct de sécurité industrielle

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Organisations existantes qui utilisent les services en direct de sécurité industrielle

En date du 2 mai 2022, les ASE et les ASER qui utilisent actuellement les services en direct de sécurité industrielle (SEDSI) sont autorisés à conserver leur compte aussi longtemps que leur attestation de sécurité d'organisation demeurera valide et requise. L'accès aux SEDSI pour ces organisations n'est supprimé qu'une fois que leur attestation de sécurité est résiliée.

Le PSC rappelle à toutes les organisations existantes ayant accès aux SEDSI qui est admissible à une enquête de sécurité sur le personnel qu'il leur est interdit de soumettre des demandes d'enquête de sécurité sur le personnel sans exigence valide. Soumettre une demande d'enquête de sécurité sur le personnel sans exigence valide pourrait compromettre le statut de la cote de fiabilité ou de l'autorisation de sécurité de l'ASE ou l'ASER, ainsi que la conformité de l'organisation au PSC.

Offre d'accès aux services en direct de sécurité industrielle aux nouvelles organisations en date du 2 mai 2022

Dans le cas des nouvelles organisations qui obtiennent une VOD ou une ASI le ou après le 2 mai 2022, l'accès aux SEDSI est donné à tous les soumissionnaires et détenteurs de contrats. Ces organisations sont invitées à s'inscrire aux SEDSI. Cependant, les ASE et ASER ne sont pas autorisés à soumettre de demandes d'enquête de sécurité sur le personnel avant qu'un contrat ne soit attribué et que la demande puisse être justifiée conformément aux directives fournies aux ASE/ASER.

Utilisation des services en direct de sécurité industrielle pour les attestations de sécurité provisoires

Les organisations qui ont besoin d'une attestation de sécurité provisoire, une fois approuvée, peuvent se voir accorder un accès temporaire aux SEDSI afin de demander une enquête de sécurité sur le personnel pour leur équipe de préparation de la soumission, si plus de 2 personnes sont requises. L'accès aux SEDSI est retiré après la soumission de ces demandes.

Pour en savoir plus, consulter le processus pour obtenir une attestation de sécurité provisoire.

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